Заявки по 44-ФЗ: как подготовить для разных способов закупки

В чем отличия заявок на участие в закупке по 44‑ФЗ

Заявки на участие в электронных закупках по 44‑ФЗ подаются только в структурированном виде. Это означает, что оператор электронной торговой площадки (ЭТП) получает не просто скан‑копии, а заполненную электронную форму с четким разделением на поля и блоки. Подать обычную, неструктурированную заявку на участие в закупке невозможно: функционал ЭТП предусматривает только заполнение экранных полей и прикрепление файлов к соответствующим разделам.

Требования к содержанию заявки на участие в закупке закреплены в ст. 43 44‑ФЗ, а конкретная структура зависит от способа определения поставщика. По нормам 44‑ФЗ, заявка должна содержать информацию и документы, перечисленные в этой статье, но с учетом особенностей конкретной процедуры. В таблице — состав заявки по 44‑ФЗ для каждого способа закупки.

Изменить уже поданную заявку на участие в закупке в электронной процедуре нельзя. Если нашли ошибку, отзовите заявку до окончания срока подачи и подайте новую.

Как внести обеспечение заявки на участие в закупке по 44‑ФЗ

Если заказчик установил такое требование, вы сами решаете, как обеспечить заявку на закупку:

• внести нужную сумму на специальный счет для госзакупок (распоряжение Правительства РФ от 13.07.2018 № 1451‑р);
• оформить независимую гарантию.

Размер обеспечения заявки на закупку по 44‑ФЗ зависит от начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК) и категории участника (ст. 44 44‑ФЗ).

Пример. НМЦК аукциона составляет 2 млн ₽. Заказчик установил обеспечение 1% — это 20 000 ₽. Перед подачей заявки на закупку по 44‑ФЗ убедитесь, что на спецсчете есть эта сумма (она заблокируется автоматически), или оформите гарантию на ту же сумму.

Участники — государственные и муниципальные учреждения обеспечение не предоставляют. Предприятия уголовно‑исполнительной системы (УИС) и организации инвалидов предоставляют обеспечение заявки по 44‑ФЗ в размере 0,5% от НМЦК.

Эти правила применяются для аукционов, запросов котировок и конкурсов. Перед подачей заявки проверьте, какое требование установил заказчик в извещении, убедитесь, что на спецсчете достаточно средств или оформлена независимая гарантия.

Как заполнить заявку на участие в аукционе по 44‑ФЗ

Для участия в аукционе вы формируете один комплект документов. Здесь нет разделения на первую и вторую части заявки, как это было раньше. Вся информация и документы об участнике и товаре подаются одновременно. Ценовое предложение не входит в заявку участника аукциона по 44‑ФЗ — его вы сделаете позже, в ходе торгов.

Сведения об участнике закупки

Часть данных подтянется автоматически из реестра участников закупок: наименование организации, ИНН, адрес, данные руководителя. Проверьте их актуальность. Дальше рассмотрим, что потребуется прикрепить участнику.

Решение об одобрении крупной сделки. Нужно, если заключение контракта или внесение обеспечения заявки является крупной сделкой для вашей организации (пп. «м» п. 1 ч. 1 ст. 43 44‑ФЗ). Например, для ООО сделка считается крупной, если ее цена превышает 25% стоимости активов. Если у вас такая ситуация, подготовьте и загрузите решение в составе заявки по 44‑ФЗ.

Декларацию о соответствии единым требованиям. Подтверждает, что вы не находитесь в процессе ликвидации, не имеете недоимки по налогам, не совершали экономических преступлений и т. д. (пп. 3–5, 7–11 ч. 1 ст. 31 44‑ФЗ).

Информацию и документы по национальному режиму. Если в извещении установлены запреты, ограничения или преимущества в соответствии со статьей 14 44‑ФЗ и Постановлением Правительства от 23.12.2024 № 1875, приложите документы, подтверждающие страну происхождения товара. Например, укажите номера реестровых записей из реестров российской и евразийской промышленности.

Лицензии, разрешения, свидетельства СРО. Понадобятся, если объект закупки относится к лицензируемой деятельности. Если ваша лицензия или членство в СРО подтверждаются записями в открытых государственных реестрах, вы можете не прикладывать копии — достаточно указать это в декларации и дать ссылку на реестр. Но практика по отдельным видам реестров неоднозначна, поэтому надежнее прикрепить копии, если они у вас есть.

Предложение по объекту закупки

В состав заявки на аукцион по 44‑ФЗ включают сведения о товаре, работе или услуге:

• Характеристики товара, соответствующие описанию объекта закупки. Например, если заказчик просит «бумага формата А4, плотность не менее 80 г/м²», вы указываете конкретное значение: «плотность 80 г/м²» или «плотность 85 г/м²».
• Товарный знак (при наличии). Если товарного знака нет, так и пишите: «нет». Указывать несколько товарных знаков для одной позиции нельзя, иначе заявку отклонят. Исключение — когда несколько знаков необходимы для идентификации единого товара. Например, комплект из основного устройства и расходных материалов разных брендов.
• Наименование страны происхождения товара по ОКСМ. Указывается всегда, даже если товар российский. Если вы предложите товар иностранного происхождения при установленном запрете, оператор ЭТП автоматически вернет заявку (пп. «д» п. 5 ч. 6 ст. 43 44‑ФЗ). Пример: при закупке медицинских масок с запретом на импорт вы обязаны указать «Россия» и подтвердить это документами.
• Документы о соответствии товара требованиям законодательства, если заказчик установил такое требование в извещении. Например, регистрационное удостоверение на медицинское изделие или сертификат соответствия на оборудование.

Характеристики можно не указывать в двух случаях: если в описании объекта закупки указан товарный знак и вы предлагаете товар с этим знаком, либо если в извещение включена проектная документация или документы на капитальный ремонт.

Ценовое предложение

После окончания срока подачи заявок на участие в закупке начинается процедура подачи ценовых предложений. Вы снижаете текущую минимальную цену на шаг аукциона — от 0,5 до 5% от НМЦК. Ценовое предложение не может быть равно нулю или превышать ваше предыдущее предложение. Процедура длится не более 5 часов с момента начала, после каждого принятого предложения у вас есть 4 минуты на следующее.

Пройдите первую закупку с экспертами Тензора

• Бесплатно проанализируем интересующую закупку
• Подготовим заявку для любого вида торгов
• Сформируем и подпишем закрывающие документы

Узнать больше

Как заполнить заявку на участие в запросе котировок по 44‑ФЗ

По составу документации котировочная заявка по 44‑ФЗ похожа на аукционную. Вы так же прикрепляете файлы с описанием товара и сведениями о компании. Главное различие — цена. В запросе котировок нет этапа торгов, победителя выбирают по наименьшей предложенной стоимости. Поэтому в электронной форме на площадке есть специальное поле для ценового предложения, и вы должны заполнить его до отправки заявки на участие в закупке.

На что обратить внимание при заполнении котировочной заявки участника по 44‑ФЗ:

• Основные разделы заявки на участие в котировках по 44‑ФЗ — сведения об участнике, характеристики товара, документы соответствия — заполняются так же, как для аукциона, но с учетом требований конкретного извещения. Цена вносится только в экранное поле. Если вы случайно укажете цену и в файле, и в поле, проверьте, что они совпадают, иначе есть риск заключить контракт по меньшей цене.
• Цена указывается с НДС, если вы плательщик этого налога. Например, если стоимость товара без НДС — 100 000 ₽, а НДС 22% — 22 000 ₽, в поле цены вы вписываете 122 000 ₽.

Как заполнить заявку на участие в электронном конкурсе по 44‑ФЗ

Это самый сложный формат с точки зрения состава заявки на участие в закупке. Оператор ЭТП получает от вас все файлы разом, но отправляет их заказчику последовательно: сначала первая часть, затем вторая, потом третья. Поэтому важно правильно распределить файлы по соответствующим разделам формы — ошибки приведут к отклонению заявки участника по 44‑ФЗ.

Первая часть заявки — предложение по качеству и товару

Здесь вы описываете, что именно предлагаете заказчику. По правилам 44‑ФЗ первая часть конкурсной заявки анонимна. Нельзя указывать наименование компании, ИНН, контакты — это раскроет вашу личность и приведет к автоматическому отклонению.

Содержание заявки на участие в закупке:

• Критерии оценки. Если заказчик оценивает качественные, функциональные, экологические характеристики, вы даете предложение по этим критериям (пп. 2, 3 ч. 1 ст. 32 44‑ФЗ). Например, при закупке услуг по уборке вы можете описать используемые моющие средства или график работы персонала. Отсутствие такого предложения не влечет отказ в допуске, но снизит баллы при оценке.
• Описание объекта закупки. Конкретные показатели продукции, страна происхождения, товарный знак (если есть). Если в извещении указан конкретный товарный знак и вы предлагаете такой же, характеристики можно не заполнять.

Если заказчик не установил неценовые критерии или включил проектную документацию, первая часть заявки на конкурс по 44‑ФЗ не формируется. В этом случае сведения о товаре включаются во вторую часть.

Вторая часть заявки — сведения об участнике закупки по 44‑ФЗ

Сюда прикрепляются документы о поставщике:

• Решение об одобрении крупной сделки (если требуется).
• Декларация о соответствии единым требованиям.
• Лицензии, свидетельства СРО, разрешения, если объект закупки требует их наличия.
• Документы, подтверждающие квалификацию, если заказчик установил критерий «квалификация участника». Отсутствие таких документов не ведет к отклонению, но вы получите ноль баллов по этому критерию. К примеру, если заказчик просит подтвердить опыт выполнения аналогичных контрактов, прикрепите копии исполненных договоров с актами.
• Информация о стране происхождения товара и документы по нацрежиму.

Если заказчик установил дополнительные требования к участникам, вы не добавляете подтверждающие документы в состав заявки по 44‑ФЗ. Их направит оператор площадки — он возьмет их из реестра участников закупок. Поэтому заранее передайте эти данные оператору ЭТП для включения в реестр.

Третья часть заявки — цена контракта

Вы указываете предложение о цене контракта или сумме цен единиц. После того как заказчик рассмотрит первые две части заявок 44‑ФЗ, вы можете улучшить цену, подав новое предложение во время специальной сессии на площадке. Новое предложение должно быть ниже предыдущего, но не равно нулю. Если вы не подадите новую цену, заказчик будет рассматривать цену из третьей части.

Как действовать поставщику, чтобы заявку на участие в закупке не отклонили

Шаг 1. Проверьте регистрацию и полномочия. Подать заявку на закупку по 44‑ФЗ могут только участники, зарегистрированные в ЕИС и аккредитованные на ЭТП. Подписывать заявку должно лицо, имеющее право действовать от имени организации без доверенности (руководитель) или по доверенности. Если вы подаете заявку как представитель, убедитесь, что доверенность актуальна и прикреплена в личном кабинете. К примеру, ИП Иванов назначил менеджера Петрову ответственной за участие в торгах — в ЕИС должна быть размещена доверенность на эту сотрудницу.

Шаг 2. Изучите инструкцию по заполнению. Заказчик прикладывает к извещению инструкцию, в которой определяет, как заполнять показатели — диапазоны, точные значения. Нарушение этой инструкции — частая причина отказа. Например, если в инструкции сказано «указывать конкретное значение, без слов „не более“», а вы напишете «не более 100 мм», заявку отклонят.

Шаг 3. Соберите необходимые документы. Проверьте наличие лицензий, деклараций, решений об одобрении крупных сделок. Убедитесь, что у вас есть актуальная выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. И хотя она подтягивается автоматически, лучше иметь ее под рукой для сверки данных в заявке на участие в закупке. К примеру, для участия в закупке медицинских изделий нужна лицензия на их производство или продажу — заранее проверьте срок действия.

Шаг 4. Заполните структурированную форму. Внимательно перенесите данные в экранные поля. Ошибка в ИНН, характеристиках товара или стране происхождения приведет к отклонению. Проверьте номер телефона и email. Подавая заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с требованиями законодательства.

Шаг 5. Контролируйте обеспечение заявки по 44-ФЗ. Убедитесь, что на спецсчете достаточно средств или независимая гарантия соответствует требованиям ст. 45 44-ФЗ. Пример: если гарантия оформлена не по типовой форме или банк не входит в список Минфина, заявку отклонят.

Шаг 6. Подайте заявку заранее. Не ждите последнего момента. Технический сбой на площадке в момент окончания срока — ваша зона ответственности. Лучше подать за несколько дней до дедлайна, чтобы успеть исправить возможные ошибки.

Шаг 7. Отслеживайте статус заявки и реагируйте на возвраты.Оператор ЭТП автоматически вернет заявку при формальных нарушениях 44-ФЗ, например, если не заполнили структурированную форму, нарушили нацрежим или случайно отправили две заявки. Если заявку на закупку вернули до окончания срока, вы вправе устранить нарушение и подать новую. После окончания срока отозвать можно только в исключительных случаях (ч. 9 ст. 43 44-ФЗ). Например, до размещения проекта контракта, если вы не входите в тройку лидеров.