Наименования одних и тех же товаров в документах поставщика и в вашем каталоге Saby могут различаться. Например, позиция поставщика «Белый ноутбук 300E4A» может учитываться на вашем складе просто как «Ноутбук белый».
Чтобы избежать дублирования позиций и пересортицы, при оформлении документов (поступлений, реализаций, списаний и других) выполняется сопоставление номенклатуры.
Как работает автоматическое сопоставление
При загрузке документа Saby автоматически ищет совпадения в вашем каталоге. Система проверяет позиции по следующим реквизитам:
- Штрихкод и артикул товара;
- Код поставщика или код покупателя;
- Название поставщика;
- Название товара (услуги) или название поставщика.
Если соответствие не найдено, наименования в документе будут выделены серым цветом и появится уведомление «Новые товары». Их нужно сопоставить вручную: выбрать подходящую карточку из каталога или создать карточку, если товара в каталоге еще нет.
В дальнейшем сопоставленные товары будут определяться системой автоматически.
Сопоставить наименования
Вы можете сопоставить позиции по одной или массово создать карточки новых товаров. Рассмотрим процесс сопоставления на примере поступления.
Подходит, если эти товары уже есть в каталоге, но в накладной поставщика они называются по-другому.
- Откройте документ.
- В уведомлении нажмите «Сопоставить».
- Кликните подсвеченную строку или нажмите рядом с названием — Saby предложит похожие наименования из каталога. Нажмите нужное, и оно появится в документе. В карточке товара сохранится код, название, единица измерения поставщика, а также штрихкод, если он был указан в накладной.
Если подходящего наименования нет:
- нажмите «Из каталога», если знаете, что такой товар есть, но у него другое название. Либо вводите похожие названия прямо в строку поиска.
- кликните «+ Создать», выберите раздел и нажмите «+». Заполните карточку товара. При сохранении позиция будет сопоставлена.
Вы также можете кликнуть следующую запись или просто закрыть окно помощи, если хотите прервать процесс.
Совет: наименование поставщика всегда отображается вверху окна. Если вы стерли его во время поиска, просто кликните по нему, чтобы вернуть текст в поисковую строку.
- Проверьте соответствие единиц измерения: если у вас и поставщика они разные, единица измерения будет выделена красным. Настройте пересчет, чтобы система перевела количество в вашу единицу измерения. Например, поставщик привез 100 л воды, а вы учитываете её в бутылках. Эти 100 литров разлиты по 50 бутылкам. В окне пересчета в поле «у нас» укажите 50. Saby рассчитает коэффициент: 0,5.
Установите «везде», если хотите, чтобы этот коэффициент автоматически применялся ко всем будущим поставкам данного товара от этого контрагента. Нажмите
.
.
После сопоставления наименование поставщика будет связано с позицией вашего каталога. Saby запомнит соответствие и в дальнейшем будет сопоставлять такие товары автоматически.
Отменить сопоставление
Если сопоставили позицию не с тем наименованием, кликните и подтвердите действие. Чтобы выбрать новое наименование, кликните строку.
Способ подходит, если вы точно знаете, что привезли новые товары, которых еще не было в вашем каталоге.
Откройте документ и нажмите «Создать все».
Saby добавит все новые позиции в ваш локальный каталог. Система сама заполнит карточки данными из накладной поставщика: названиями, кодами, единицами измерения и штрихкодами.