Ошибки в ЭТрН: как исправить электронную транспортную накладную

Что можно и нельзя исправить в ЭТрН

С 1 сентября 2026 автомобильные грузоперевозки перешли на обязательные электронные транспортные накладные (ЭТрН). В любой момент удалить ошибочные данные и вписать новые в электронный документ нельзя. Кроме того, не все поля разрешено изменять после подписания. Так, в ЭТрН нельзя править:

• сведения, которые грузоотправитель заполняет при погрузке;
• сведения, которые грузополучатель заполняет при приемке;
• оговорки и замечания перевозчика, которые он заполняет при приеме и выдаче груза.

Если есть ошибки в этих данных, необходимо создать новую транспортную накладную и перезаполнить все файлы, которыми контрагенты уже успели обменяться. В системе сохранятся оба варианта ЭТрН — с ошибками и новый.

Остальные сведения исправлять можно. Дальше расскажем, как это сделать.

Как исправить ошибку в электронной транспортной накладной

В электронном формате транспортной накладной участники перевозки обмениваются специальными файлами — титулами. Порядок внесения правок в них зависит от того, на каком этапе обнаружены ошибки: до или после подписания.

ЭТрН еще не подписана. Если участник документооборота самостоятельно обнаружил ошибку при заполнении накладной, данные нужно просто отредактировать.

Таким же способом можно править черновики ЭТрН. Это работает так: если владелец груза поручил погрузку, например, стороннему складу, он предварительно заполняет транспортную накладную. Склад как лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП), получит документ в виде черновика и сможет вносить в него изменения до тех пор, пока не подпишет.

ЭТрН подписана. Изменить уже подписанный документ нельзя. В этом случае понадобится создать исправительный титул и парный ему. Например, если обнаружена ошибка в титуле 1 (титул грузоотправителя), то нужно заново создать и его, и парный ему титул 2 (титул перевозчика). Парного документа нет только у титула 8 (замена водителя или автомобиля).

Исправлять данные в ЭТрН могут все уполномоченные сотрудники — не только те, кто отправил исходный документ с ошибкой. Чтобы подписать исправленную накладную, работникам нужна УКЭП или УНЭП «Госключ» и машиночитаемая доверенность (МЧД). Руководителю достаточно УКЭП, без МЧД. Подробнее читайте в статье «Как подписывать электронные перевозочные документы».

Исключение — если нужно скорректировать стоимость перевозки в титулах 5 и 6. Заново сформировать и подписать эти файлы должны лица, которые изначально согласовывали сумму к оплате, так как эти титулы служат первичными документами бухгалтерского учета (п. 20 ФСБУ 27/2021).

Кто может указать на ошибку в ЭТрН

Обнаружить несоответствия в ЭТрН после ее подписания может не только тот, кто этот документ оформил. Отклонить транспортную накладную и сообщить об ошибках вправе оператор ЭПД, госсистема и перевозчик.

Ошибку обнаружил оператор. Перед отправкой сформированного титула в ГИС ЭПД оператор проверяет соответствие формату, уникальность идентификатора документа и действительность электронной подписи. В случае нарушений титул нужно создать заново (п. 8, 8.1 ПП РФ от 21.05.2022 № 931).

Ошибку обнаружила ГИС ЭПД. После успешной проверки у оператора документ попадает в госсистему. Если ГИС ЭПД обнаружит ошибки, участник перевозки, который заполнил титул, получит соответствующее уведомление в своей системе для работы с документами. Оформить исправленный титул нужно в течение 5 календарных дней с даты, когда пришло уведомление об ошибках (п. 9 ПП РФ от 21.05.2022 № 931).

Если электронная транспортная накладная получила статус «Обработано в ГИС ЭПД», но участники обмена сами обнаружили ошибку в реквизитах, аннулировать или отозвать документ нельзя. Необходимо сформировать и подписать исправленный титул и его пару. А если ошибка в реквизитах, которые изменять нельзя, придется переоформить всю ЭТрН.

Saby автоматически обновляет статус обработки ЭТрН

Ошибку обнаружил перевозчик. Водитель вправе отклонить ЭТрН от грузоотправителя, если сведения в документе не совпадают с фактическими данными. В качестве причин отказа он может указать, в каких полях есть неточности. Документооборот в этом случае завершается, а отправитель груза создает новую ЭТрН без ошибок.

Что не считается ошибкой в накладной

Создавать исправительные титулы не нужно в следующих случаях:

• замена водителя или транспорта;
• изменение конечного адреса или получателя;
• изменение стоимости перевозки.

Для этих ситуаций в ЭТрН предусмотрены отдельные титулы, которые заполняются и подписываются в стандартном порядке.

Изменились данные водителя или машины. Например, если в ходе перевозки заболел водитель или сломалась машина, перевозчик формирует замену из текущей ЭТрН. В документе он указывает причину замены и данные нового водителя, машины или прицепа.

Обратите внимание: ИП-перевозчик, который сам выполняет доставку, не может оформить замену. Если такой водитель не в состоянии продолжить рейс, грузополучатель может отклонить ЭТрН с указанием причины. Грузоотправитель должен подобрать нового перевозчика и составить новую ЭТрН.

Как оформить замену в Saby

Изменился адрес доставки или грузополучатель. Грузополучатель должен попросить водителя привезти груз на новый адрес и/или новому получателю. Для этого нужно сформировать уведомление о переадресации прямо из ЭТрН. Перевозчик получит новый адрес и информацию о получателе, а как только завершит доставку, сделает отметку о переадресации.

Изменилась стоимость перевозки. Перевозчик вправе изменить сумму к оплате — например, чтобы компенсировать простой по вине получателя груза.

Как только перевозка завершится и все стороны подпишут ЭТрН, перевозчик создаст связанный с накладной титул 5, укажет новую стоимость и причину изменений. Грузоотправитель может отклонить запрос, если не согласен с новыми условиями.

Как согласовать стоимость перевозки в Saby

ЭТрН и не только — в Saby TMS

• Поддержка всех способов подписания — даже со смартфона
• Автороуминг со всеми операторами
• Расширения для учетных систем
• Перенос данных из заказа‑заявки
• Бесплатная техподдержка 24/7

Узнать больше

Можно ли аннулировать, удалить или отозвать ЭТрН

Аннулировать или отменить электронную транспортную накладную нельзя, так как это первичный документ.

Если транспортная накладная с ошибками уже принята в ГИС ЭПД, ее можно оставить незавершенной. Она сохранится в системе участников перевозки и в ГИС, а через 4 месяца автоматически потеряет силу.

Другой вариант — составить в свободной форме соглашение о признании накладной недействительной. Его должны подписать лица, которые подписывали накладную. После этого нужно создать новую ЭТрН.

Какие последствия могут быть из-за ошибки в ЭТрН

• Расхождения при подтверждении расходов. Если сведения в ЭТрН не совпадут с фактическими обстоятельствами перевозки в других документах (например, в путевом листе, заказе-заявке, УПД), налоговая может посчитать затраты на доставку необоснованными и отказать в вычете по НДС.
• Споры между сторонами. Например, перевозчик может не принять груз на доставку, если обнаружит серьезные расхождения в ЭТрН.
• Задержка доставки. В случае ошибок придется создавать и подписывать новые исправленные титулы. А если неточности есть в реквизитах, которые в ЭТрН править нельзя, придется создавать всю накладную заново.

Как избежать ошибок в ЭТрН

1. Проверяйте реквизиты до подписания. Для этого сверяйтесь с сопроводительными документами: договором с перевозчиком, заказом-заявкой, договором купли-продажи.
2. Сверяйте фактические обстоятельства погрузки с данными в ЭТрН. Например, если какие-то позиции пришлось удалить из поставки, актуализируйте информацию о грузе в транспортной накладной до того, как ее подпишите.
3. Автоматизируйте проверку ЭТрН. Выбирайте оператора ЭПД, который поддерживает автосверку обязательных полей.
4. Интегрируйте ЭТрН со своей учетной системой. Тогда данные будут подгружаться автоматически из уже согласованных документов.
5. Отслеживайте статус приемки ГИС ЭПД. Если система выявит ошибки, их можно будет исправить до того, как перевозка завершится и возникнут претензии от контрагентов или контролирующих органов.

ЭТрН без ошибок в Saby

• Автоматическая проверка обязательных полей. Система подскажет, если обязательные поля пропущены или найдены расхождения.
• Создание ЭТрН по данным из заказа-заявки. Всю основную информацию о перевозке, в том числе данные машины и водителя, можно перенести из утвержденного перевозчиком заказа-заявки. Грузоотправителю остается заполнить только фактические обстоятельства погрузки.
• Онлайн-статусы. Отслеживайте прямо из ЭТрН, прошел ли груз определенный этап, принята ли накладная в ГИС и все ли участники подписали документ.
• Интеграция с учетной системой. Есть готовые расширения для 1С и SAP. А если работаете в другой программе, поможем настроить интеграцию по API.
• Уведомления от ГИС ЭПД. Если госсистема обнаружит несоответствия, Saby покажет, в чем именно ошибка. Вы сможете ознакомиться с замечаниями и сформировать новую ЭТрН с исправленными данными.

Как оформить ЭТрН в Saby

Оставить заявку

Как исправить ошибку в бумажной транспортной накладной

Минтранс определил список исключений, при которых транспортную накладную можно оформлять на бумаге после 1 сентября 2026 года. Это, например, перевозки на территориях в режиме ЧС, повышенной готовности или военного положения, в условиях отсутствия интернета, а также доставки для физлиц. Узнать, в каких случаях закон разрешает оформить транспортную накладную и другие перевозочные документы на бумаге, можно в отдельной статье.

Если бумажная транспортная накладная с ошибкой еще не подписана, ее можно заново распечатать и заполнить с учетом неточностей или новой информации.

Несоответствия, которые участники перевозки выявили уже после отгрузки товара, исправляют в самом документе. Правки в накладную следует вносить в соответствии с требованиями к первичным документам (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ):

1. Вычеркнуть ошибочные сведения одной линией так, чтобы они оставались читаемыми.
2. Вписать корректные данные в свободном месте — например, сбоку или над исходной записью.
3. Сделать пометку «Исправлено», указать дату исправления и ФИО, поставить подпись.

Если транспортная накладная используется как первичный учетный документ, вносить исправления могут только те, кто ее составлял.

Если в ходе доставки изменился конечный адрес, править исходные данные не нужно. Новую точку выгрузки и данные грузополучателя вносят в раздел 9 «Переадресовка» транспортной накладной. Исходный адрес автоматически станет недействительным.

В случае замены водителя нужно просто дополнить раздел 6 информацией о новом водителе. А если необходимо заменить автомобиль, информацию о новой машине добавляют в раздел 7. Вычеркивать ничего не нужно.