ЭТрН при самовывозе: когда нужна, как оформлять и кто подписывает
Самовывоз — это схема, при которой покупатель сам забирает товар. Необходимость оформлять ЭТрН зависит от того, есть ли договор перевозки. В статье разберем сценарии самовывоза автотранспортом и определим, когда ЭТрН нужна, как ее оформить и кто должен подписать документ.
Что такое самовывоз и причем здесь ЭТрН
В грузоперевозках под самовывозом чаще всего понимают ситуацию, когда покупатель самостоятельно везет груз в конечную точку. Например, когда он приобрел товар и хочет забрать его сам — на своем авто или через стороннего перевозчика.
Один из основных документов при автомобильных перевозках — транспортная накладная. Она подтверждает легальность транспортировки груза и служит основанием для учета расходов на логистику. С 1 сентября 2026 накладную разрешено оформлять только в электронном виде, такой документ называют электронной транспортной накладной (ЭТрН).
Необходимость формировать ЭТрН при самовывозе зависит от того, берет ли инициатор перевозки доставку полностью на себя или обращается к транспортной компании.
Когда нужна ЭТрН при самовывозе
Краткий ответ: электронная транспортная накладная нужна, если есть договор перевозки. Если же товар перемещают на собственном авто и без доплат, этот документ не оформляют.
Кто именно должен инициировать создание ЭТрН, а также заполнить и подписать титулы (файлы обмена), зависит от ролей.
Рассмотрим типовые сценарии самовывоза: кратко в таблице и подробнее — под ней.
| Ситуация | Нужна ли ЭТрН и почему | Кто подписывает ЭТрН |
Клиент забирает товар на своей машине | Отсутствует договор перевозки — ЭТрН не нужна | |
Клиент нанимает перевозчика | Есть договор перевозки — ЭТрН нужна |
|
Владелец товара сам перевозит его между складами | Отсутствует договор перевозки — ЭТрН не нужна |
Покупатель забирает товар собственным транспортом
Краткий ответ: ЭТрН не нужна.
Если клиент сам приезжает за товаром на собственном авто, договора перевозки нет, так как услугу транспортировки никто не оказывает. Значит, оформлять такой способ доставки с помощью транспортной накладной не нужно.
Если клиент забирает груз на корпоративной машине, он должен оформить путевой лист. Документ нужен, чтобы подтвердить легальность рейса, проведение мед‑ и техосмотров, а также затраты на топливо. Подробнее про путевые листы рассказали в отдельной статье.
Электронные путевые листы в Saby
Покупатель нанял перевозчика
Кратко: ЭТрН нужна.
Если для доставки товара от продавца покупатель нанимает транспортную компанию или ИП, он также заключает договор перевозки, оформляет электронный заказ‑заявку на перевозку и транспортную накладную.
В заказе‑заявке покупатель должен описать обстоятельства будущей доставки, указать сведения об участниках, грузе, транспортном средстве и особые требования к перевозке. Далее нужно направить документ перевозчику, и если он готов принять заказ на оговоренных условиях, то пришлет ответный титул. Подробнее о том, как работать с электронным заказом‑заявкой, рассказали в отдельной статье.
В ЭТрН покупатель будет выступать в двух ролях — как грузоотправитель и грузополучатель. Порядок оформления выглядит так:
Покупатель формирует титул 1 грузоотправителя. Заполняет фактические обстоятельства доставки — в частности, сведения об участниках, грузе, условиях договора перевозки. Подробнее о заполнении ЭТрН — в отдельной статье.
Подписать титул 1 должен тот, кто производит погрузку товара в машину. Это может быть:
Покупатель или его уполномоченное лицо.
Продавец, если эта обязанность прописана в договоре купли‑продажи или ином документе. В этом случае в заказе‑заявке нужно указать, что поставщик уполномочен на погрузку груза в машину. Тогда покупатель направит ему предзаполненную ЭТрН в формате черновика, а продавцу останется только подписать первый титул как лицо, осуществляющее погрузку. Если обстоятельства на месте погрузки отличаются от описанных в ЭТрН, черновик можно отредактировать.
Водитель принимает груз и подписывает файл перевозчика — титул 2. Начинает доставку.
Покупатель принимает груз и подписывает файл грузополучателя — титул 3. Если к товару есть претензии, например, он приехал помятым или в неполной комплектации, на этом же этапе можно полностью или частично отказаться от него.
Водитель подтверждает выдачу груза в титуле 4 и завершает доставку.
Грузовладелец перевозит товар между складами
Кратко: ЭТрН не нужна.
Чтобы перемещать товар между своими складами, до склада временного хранения или другой точки своим автопарком, транспортная накладная не нужна. Как и в предыдущих сценариях доставки своим транспортом, владелец груза формирует только путевой лист.
Если для перемещения груза владелец нанимает транспортную компанию или организует перевозку через экспедитора, транспортная накладная нужна.
Если грузовладелец сам заключает договор с перевозчиком, он будет одновременно отправителем и получателем. При таком сценарии накладную можно оформить на бумаге.
А если он нанимает экспедитора и передает ему груз во временное владение, тогда экспедитор принимает роль грузоотправителя, заполняет ЭТрН и подписывает титул 1. Владелец становится грузополучателем и подписывает титул 3. Для перевозчика порядок работы стандартный.
Как начать работать с ЭТрН
Шаг 1. Оформите электронные подписи на руководителя и сотрудников. Первые лица компании вправе использовать только УКЭП.
Работники, которые отвечают за выдачу груза на доставку и его конечную приемку, могут подписывать ЭТрН с помощью УКЭП или УНЭП «Госключ». Дополнительно на них необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) — без нее сотрудники не смогут подписать документ от лица компании или ИП.
Водителям и кладовщикам достаточно ПЭП, которая представляет собой комбинацию из логина и пароля. Этот способ работает в паре с УКЭП руководителя или любого сотрудника. Например, подтвердить отметку водителя в ЭТрН может логист. Без этого шага документ будет считаться недействительным.
Для работы с электронной транспортной накладной не обязательно всегда быть у компьютера. Можно выпустить УКЭП прямо в телефоне, на бесконтактном NFC‑рутокене или настроить дистанционное подписание, чтобы оформлять ЭТрН со смартфона или планшета. Как это сделать, читайте в гайде по электронным подписям для ЭПД.
Шаг 2. Подключитесь к оператору ЭПД. Он поможет настроить систему для работы с ЭТрН — отдельный личный кабинет или интеграцию со сторонней учетной системой. Например, в системе Saby от оператора «Тензор» есть всё для оперативной работы с транспортными накладными:
перенос данных для ЭТрН из заказа‑заявки;
трехсторонний роуминг со всеми операторами — больше не нужно отправлять приглашения;
приемка и выдача груза в мобильном приложении для водителей и кладовщиков;
прямая интеграция с 1C и SAP, а с другими системами — по API;
чаты для общения с участниками перевозки;
поддержка всех способов подписания — даже со смартфона и без интернета.
Шаг 3. Обучите сотрудников. В Saby есть бесплатные видеоинструкции по работе в личном кабинете и мобильном приложении.
ЭТрН без ошибок: практический курс от Saby
Эксперты помогут разобраться в новых правилах:
Как оформлять ЭТрН, ЭПЛ и другие обязательные документы
Как взаимодействовать отправителям, перевозчикам и получателям груза
Что делать при нестандартных ситуациях
🔥 База знаний, чек‑листы и сопровождение в закрытом канале
FAQ: частые вопросы про ЭТрН при самовывозе
Нужна ли ЭТрН при самовывозе?
ЭТрН при самовывозе нужна, если для доставки товара привлекают стороннего перевозчика и заключают с ним договор перевозки.
Когда транспортная накладная не оформляется?
Транспортная накладная не нужна, если нет договора перевозки — например, когда покупатель забирает товар на своей машине.
Кто оформляет ЭТрН при самовывозе?
ЭТрН при самовывозе формирует покупатель, если есть договор перевозки.
Кто подписывает ЭТрН?
Электронную транспортную накладную должны подписать грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик.
Нужна ли ЭТрН при самовывозе собственным транспортом?
Нет, при самовывозе собственным автотранспортом ЭТрН не нужна.
Чем ЭТрН отличается от УПД?
Электронная транспортная накладная подтверждает факт перевозки груза, а универсальный передаточный документ — передачу товара и расчеты по сделке.
Кто считается перевозчиком?
Перевозчик — юрлицо или ИП, которые по договору перевозки обязуются доставить груз в пункт назначения и выдать его конечному получателю.
Нужно ли оформлять доверенность водителю?
Оформлять МЧД необходимо на водителей, которые подписывают ЭТрН своей УКЭП или УНЭП ГК физлица. Если же водитель использует ПЭП, доверенность не нужна, однако его отметки в документе должны подтверждать другие работники или руководитель с помощью УКЭП.
Можно ли оформить бумажную транспортную накладную вместо электронной?
С 1 сентября 2026 транспортная накладная перешла на обязательный электронный формат. Однако Минтранс определил список исключений, когда ЭТрН можно оформлять на бумаге.
Кто отвечает за ошибки в ЭТрН?
За ошибки в электронной транспортной накладной отвечает тот, кто заполнил и подписал конкретный титул.
Можно ли изменить ЭТрН после подписания?
Нет, после подписания исправить ЭТрН нельзя. Нужно переоформить титул с ошибками и парный ему. Подробнее об исправлении ЭТрН — в статье.