Первичные учетные документы в налоговом мониторинге: в чем их особенность и как передавать инспекторам
В рамках налогового мониторинга компании должны раскрывать инспекторам показатели декларации до первичных учетных документов (ПУД). В статье разберем, какие особенности есть у ПУД участников НМ, как их передавать инспекторам и в какие сроки.
Первичные учетные документы: что это и их специфика в налоговом мониторинге
Участники налогового мониторинга, как и все остальные компании, должны подтверждать каждый факт хозяйственной жизни первичными учетными документами (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Например, договором, актом приема-передачи, товарной накладной и т. д. Если компания не будет их оформлять, инспекторы не примут расходы, откажут в вычетах НДС, доначислят налоги, пени и штрафы.
Оформлять первичные учетные документы (ПУД) компания может:
- в электронной форме;
- на бумаге.
Составлять документы нужно в момент совершения операции или сразу после нее. При этом каждый документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование, дату составления, название компании, которая его составляет, факт хоздеятельности, его величину и единицу измерения, должность, ФИО и подпись ответственного.
У первичных документов, которые используют в налоговом мониторинге, есть отличительный признак — код СПВДОК. Компания должна присваивать его каждому первичному учетному документу. Без кода обмениваться документами с инспекторами в автоматическом режиме в рамках НМ не получится.
Как правило, участникам налогового мониторинга приходится присваивать коды вручную. Но их более 2 000, а количество документов в компании может достигать нескольких миллионов в месяц. В Saby Tax это можно делать автоматически: документам из учетной системы код присваивается при выгрузке, а документам, созданным или полученным в Saby, — сразу.
Как обмениваться ПУД с инспекторами в рамках налогового мониторинга
Участники налогового мониторинга должны раскрывать показатели налоговой декларации до первичного документа (механизм drill-down). Не имеет значения, как компания взаимодействует с инспекторами, — через витрину данных или предоставляет прямой доступ к учетной системе.
Большинство участников налогового мониторинга выбирают аналитическую витрину данных как наиболее контролируемый способ взаимодействия с ФНС. В таком случае инспекторы могут просматривать только те документы, которые компания в нее подгрузила.
Перечень документов, которые необходимо предоставлять инспекторам, компания прописывает в регламенте информационного взаимодействия. Его форму ФНС утвердила в приказе от 11.05.2021 № ЕД-7-23/476@. Подгрузить в витрину данных указанные в РИВ документы компании нужно не позднее одного месяца со дня сдачи декларации (п. 3.9.1 требований к регламенту информационного взаимодействия, утв. приказом ФНС от 11.05.2021 № ЕД-7-23/476@).
Размещать ПУД в витрине данных компании необходимо в электронном формате. Поэтому, если она оформила первичку на бумаге, ее надо оцифровать, то есть сделать скан. В общем случае организации нужно оцифровывать только те документы, которые она начала составлять с момента вступления в налоговый мониторинг. Исключение — участники СЗПК. Они представляют инспекторам документы по затратам и за период до перехода на НМ.
К документам в витрине данных инспектор получает доступ по API из своей системы АИС «Налог-3». К другим данным организации свободного доступа у проверяющих нет.
Если компания не выгрузила необходимый инспекторам документ, они направят запрос на доразмещение с помощью электронного сервиса № 6. Saby Tax уведомит об этом. Если инспекторам понадобятся дополнительные первичные документы вне утвержденного перечня в РИВ, они могут запросить их в требовании. ПУД необходимо представить в течение 10 рабочих дней (пп. 3 и 5 ст. 105.29 НК). Saby Tax отобразит требование инспекторов и дедлайн для представления ответа, который компания может составить и направить здесь же.
Как организовать передачу документов в витрину данных Saby
Компания может размещать документы из учетной системы в витрине данных Saby в автоматическом режиме по удобному ей расписанию. Если в организации большой объем первички, то подгружать ПУД можно даже ежедневно.
Автоматическая передача данных в витрину Saby реализуется за счет интеграции с учетной системой компании. Для 1С используется модуль внешней обработки, который работает поверх учетной системы и не встраивается в нее, а для интеграции с SAP — сертифицированный модуль SAPPER. Он подключается к учетной системе и позволяет загружать данные в витрину без доработки конфигурации. Если у компании своя учетная система, нестандартная архитектура или несколько источников данных, то используется интеграция по API.
Если организация хранит часть документов в ЭДО других операторов, облаке или СЭД — для их подгрузки в витрину необходимо настроить интеграцию с электронным хранилищем документов. А все бумажные документы придется оцифровывать и размещать в электронном хранилище или учетной системе.
Частые вопросы
Правда ли, что участнику налогового мониторинга нужно размещать абсолютно все первичные документы в витрине данных?
В витрине данных участнику НМ нужно размещать документы, которые он указал в регламенте информационного взаимодействия. Если инспекторам понадобится дополнительный документ, они запросят его. Компании необходимо разместить его в витрине данных в течение 10 рабочих дней.
Нужно ли хранить бумажный оригинал документа, если его скан уже разместили в витрине данных?
Да, участнику НМ нужно хранить бумажные документы, даже если скан подгрузили в витрину данных. Компания должна соблюдать общие правила и сроки хранения ПУД.
Как присваивать коды СПВДОК?
Размечать документы компаниям, за исключением участников СЗПК, необходимо с момента перехода на налоговый мониторинг. Кодировать документы, которые оформили ранее, необязательно. Исключение — договоры, по которым компания оформляет первичку в период мониторинга.
Как правило, компаниям приходится вручную присваивать код из СПВДОК, когда они заводят документ в учетную систему. Но этот трудоемкий процесс можно автоматизировать с помощью Saby Tax. Как Saby присваивает коды документам, рассказали в другой статье.
Как перейти на налоговый мониторинг?
Стать участником налогового мониторинга можно с 1 января. Но для вступления в НМ компании необходимо заранее:
- подготовить информационную систему и систему внутреннего контроля;
- заполнить и сдать в ИФНС заявление о проведении налогового мониторинга и другие документы до 1 сентября года, который предшествует году перехода;
- организовать витрину данных, закупить программно‑аппаратный комплекс СКЗИ, настроить защищенный канал связи и т. д.
👉 Подробнее о переходе на налоговый мониторинг рассказали в другой статье.
Как внедрить налоговый мониторинг под ключ?
Выгоднее всего обратиться за помощью к вендору. Команда Saby сопровождает компанию на всех этапах перехода на налоговый мониторинг и помогает:
- провести аудит ИТ‑инфраструктуры;
- направить комплект документов для вступления в налоговый мониторинг;
- организовать витрину данных;
- настроить интеграцию витрины с учетной системой, ЭХД и АИС «Налог‑3»;
- закупить СКЗИ и настроить защищенный канал связи;
- выстроить взаимодействие с инспекторами, которые будут администрировать компанию.
Подробнее обо всех этапах сопровождения, рассказали на странице Saby Tax.