Как создать тендерный отдел с нуля
Тендерный отдел — это подразделение, которое ищет подходящие закупки, готовит заявки и превращает участие в торгах в предсказуемый канал продаж. В статье разбираем: чем занимается тендерный отдел, когда он действительно нужен и когда дешевле обойтись аутсорсингом, кто входит в команду, как организовать работу с нуля и по каким KPI оценивать. В конце — чек-лист перед запуском.
Что такое тендерный отдел и чем он занимается
Тендерный отдел отвечает за участие компании в закупках и превращает их из разовых попыток получить госконтракт в управляемый канал продаж. В зависимости от масштаба бизнеса и количества закупок это может быть один специалист, команда из нескольких человек или целый департамент с руководителем, юристом и сметчиком.
Функционал в разных компаниях отличается, но есть базовый набор задач, который закрывает любой тендерный отдел:
- Поиск и отбор подходящих закупок. Специалист отсеивает большую часть тендеров еще на этапе анализа и оставляет те, где у компании есть реальный шанс и ресурс на исполнение.
- Подготовка и подача заявок. Разбор документации на скрытые требования, сбор и проверка пакета документов, подготовка технического предложения, проверка товарного знака по реестру Роспатента, контроль обеспечения заявки и корректная подача форм на ЭТП.
- Участие в торгах и переторжках. У аукциона, конкурса, запроса котировок и закупок с полки своя тактика. Задача отдела — выиграть контракт, который компания потом исполнит с выгодой для себя.
- Заключение контрактов и сопровождение сделок. Сюда входит проверка проекта контракта на соответствие заявке, внесение обеспечения исполнения, передача контракта в профильное подразделение, контроль сроков, приемки и закрывающих документов. При необходимости — подготовка допсоглашений, претензий и жалоб в ФАС.
Когда компании необходим тендерный отдел
Чтобы понять, нужен ли компании тендерный отдел, проанализируйте ее деятельность. Признаки ниже — сигнал, что процесс пора систематизировать. Если узнали себя хотя бы в двух-трех пунктах — скорее всего, отдел окупится.
№ 1. Тендеров много, а обрабатывать их некому. Компания участвует в 10 закупках в месяц и более, работает на нескольких ЭТП, количество выигрышей и контрактов растет. У каждой площадки свои правила, и контролировать все процессы и задачи в одиночку все труднее.
№ 2. Тендерами занимается не тот, кто должен. Например, собственник, бухгалтер или менеджеры по продажам — в ущерб прямым обязанностям. Продажи падают, бизнес страдает, тендеры идут по остаточному принципу.
№ 3. Заявки отклоняют по техническим причинам. Опечатки, пропущенные сроки, неправильно оформленные документы, несоответствие требованиям — всё это формальные основания для отказа, которые не должны возникать в отлаженном процессе.
№ 4. Заявки подаются на всё подряд. Без предварительного анализа и отбора. Итог — или проигрыш из-за несоответствия условиям, или выигрыш невыгодного контракта.
Когда стоит рассмотреть аутсорсинг
Если объем закупок небольшой и они нерегулярны, содержание штатного отдела может не окупиться. В таких случаях разумнее передать часть задач на аутсорсинг. Компания платит только за результат и не несет расходы на зарплату, налоги и рабочее место.
До 5 тендеров в месяц. Штатный специалист экономически не оправдан. Разумнее передать подготовку на аутсорсинг.
5–10 тендеров в месяц. Полноценную команду в этом случае собирать рано. Но можно нанять одного специалиста и при необходимости обращаться к внешнему эксперту.
От 10 тендеров в месяц с постоянным ростом. Пора собирать команду. Здесь вы будете выигрывать от эффекта накопленных знаний, качества и скорости подготовки заявок.
Кто работает в тендерном отделе: роли
Состав отдела зависит от масштаба компании и количества закупок. Но даже если специалист один, он будет совмещать несколько ролей. Собрали основные в таблице:
| Роль | Основные задачи |
| Руководитель отдела |
|
| Тендерный специалист |
При большом объеме тендеров роли часто делят между несколькими менеджерами: один занимается поиском и отбором, другой — заявками и торгами |
| Юрист |
|
| Специалист по сопровождению контрактов |
|
| Делопроизводитель |
|
Сметчик |
Особенно важен там, где услуги сложные и требуют специального образования, например в строительстве |
Что нужно для работы тендерного отдела
Идеально выстроенный отдел не заработает без базового оснащения. Для закупок нужны не только Word и Excel — вот минимальный набор инструментов.
Электронная подпись. ЭП нужна каждому, кто участвует в закупках: тендерному специалисту, юристу, бухгалтеру, сметчику, руководителю отдела. Без собственной подписи специалист не подаст заявку, не подпишет контракт и не ответит на запрос заказчика. Полномочия фиксируются в машиночитаемой доверенности.
Регистрация на ЭТП. Регистрация в Единой информационной системе и на восьми федеральных ЭТП — минимум для участия в госзакупках. Для коммерческих закупок нужны отдельные аккредитации — и лучше сделать их заранее:
- B2B-Center;
- Tender.Pro
- корпоративные секции Росэлторга, Сбербанк-АСТ, ТЭК-Торг;
- площадки «Росатома», РЖД, «Лукойла», «Роснефти».
Оформляйте подписи на всю команду и заранее проходите аккредитацию там, где планируете участвовать. Это дешевле сорванного срока подачи.
Сервис для поиска закупок и проверки контрагентов. Чтобы не мониторить площадки вручную, нужна система поиска, которая собирает тендеры с большого числа ЭТП и присылает уведомления по фильтрам. При выборе смотрите на охват площадок и гибкость фильтров. Saby Trade собирает торги с 700+ площадок по 25+ фильтрам.
CRM или система для тендерного отдела. Ручной поиск закупок и ведение тендеров в разрозненных таблицах снижают эффективность отдела: время уходит на мониторинг площадок и перенос данных, а не на подготовку заявок.
Тендерная CRM от Saby автоматизирует эту рутину:
- Система сканирует более 700 площадок, загружает актуальные данные в единое окно и автоматически заполняет карточки закупок.
- Уведомления о новых тендерах и изменениях условий поступают своевременно, что позволяет специалистам оперативно реагировать на перенос сроков.
- Управление отделом становится прозрачным: отчет «Воронка участий» аккумулирует данные по всем торгам и отображает статистику в разрезе количества и финансовых показателей — по отделу, группе компаний или конкретным сотрудникам.
- Система также автоматически проверяет контрагентов по 1 000 источникам.
Посмотрите видео, чтобы понять, как всё работает:
Как организовать работу тендерного отдела
Организация тендерного отдела — это не только поиск специалистов, но и настройка процессов. От того, как выстроена работа, зависит, будут ли появляться новые контракты.
Шаг 1. Определите объем работы. Прежде чем кого-то нанимать, посчитайте: сколько закупок в месяц вам интересно, на скольких площадках вы будете работать, сколько контрактов готовы взять. От этого зависит, нужен один специалист или несколько.
Шаг 2. Выберите формат. Необязательно сразу нанимать целый штат. На старте вы можете:
- взять одного специалиста, который закроет основные функции;
- передать часть задач на аутсорсинг, например поиск закупок или подготовку документов;
- предложить действующим сотрудникам развитие в новом амплуа.
Шаг 3. Распределите роли и зоны ответственности. Даже если у вас один специалист, вы должны четко понимать, какие функции он будет закрывать. Это поможет не перегрузить его и вовремя подключить других сотрудников: бухгалтера, юриста или сметчика.
Шаг 4. Выстройте взаимодействие с другими отделами. Тендерный отдел не может работать в вакууме: ему нужны данные от отдела продаж, бухгалтерии, юридическая помощь и постоянная связь с финансовым отделом — именно там контролируют оплату обеспечений заявки и исполнения контракта и подтверждают, что у компании достаточно средств для участия.
Отдельно стоит выстроить отношения с подразделениями, которые отвечают за исполнение: именно они подтверждают, что компания может выполнить контракт на условиях технического задания. Чем четче налажены эти связи, тем быстрее готовятся заявки и тем меньше риск выиграть контракт, который вы не сможете исполнить.
Шаг 5. Проведите обучение. Речь не только об обучении 44-ФЗ и 223-ФЗ. Если вы нанимаете опытного тендерного специалиста, с законодательством проблем не будет. Другое дело — ваш продукт.
Специалист должен понимать, что именно вы продаете: из чего складывается цена, какие есть ограничения, что можно предложить заказчику. Без этих знаний он не сможет подготовить сильную заявку и заметить в документации важные нюансы.
Шаг 6. Ведите учет и аналитику. Считайте не только выигранные контракты, но и анализируйте причины проигрышей, отклонений, средний срок подготовки заявки. Это покажет проблемные места и поможет улучшить работу.
Шаг 7. Соберите пакет документов и подготовьте шаблоны. Соберите базовый пакет документов: инструкции, регламенты, шаблоны заявок. Это то, что облегчает работу тендерного специалиста и экономит время при каждой новой закупке.
Важно, чтобы сотрудники не держали информацию у себя, а нарабатывали общую базу. Иначе каждый раз придется запрашивать одни и те же документы, а это спровоцирует конфликты между подразделениями.
В дальнейшем можно назначить ответственных за отдельные направления и документы, так работа дублироваться не будет, а со смежными подразделениями будет общаться один человек.
KPI тендерного отдела: как оценивать работу
Оценивать тендерный отдел только по количеству выигранных контрактов — ошибка. Специалист может подать десять заявок, выиграть одну процедуру, но получить 9 отклонений, так как забыл приложить документы. KPI должен учитывать не только результат, но и качество работы.
Оклад плюс процент от выигрыша. У тендерного специалиста всегда должна быть базовая часть — оклад, который покрывает рутинную работу: мониторинг, анализ документации, подготовку заявок. Плюс переменная часть — процент от суммы выигранных контрактов или от маржи. Это мотивирует специалиста не просто подавать заявки, а отбирать те, которые компания действительно может выиграть и исполнить с прибылью.
Количество поданных заявок. Это не главная метрика, но и игнорировать ее нельзя. Если специалист подал две заявки и обе выиграл — это хороший результат, но активность низкая. Количество поданных заявок показывает, насколько интенсивно отдел ищет и обрабатывает возможности. Но у количества есть обратная сторона: если подавать всё подряд, вырастут отклонения и риск убыточных контрактов.
В некоторых компаниях количество поданных заявок — это план для сотрудника. От месяца к месяцу он может меняться. Например, в январе меньше, в декабре больше. А некоторые компании вводят дополнительную оплату: чем больше ты подал, тем больше заработал. Но здесь важно не потерять баланс — иначе специалист начнет подавать заявки на всё подряд, лишь бы выполнить план.
Ошибки и отклонения. Их стоит учитывать отдельно:
- процент заявок, отклоненных по техническим причинам: неверные документы, пропущенные сроки, несоответствие требованиям;
- наличие или отсутствие расторжений контрактов по вине тендерного специалиста, например подал заявку на контракт, который компания не может выполнить;
- нарушение сроков и правил заключения контрактов по итогам тендеров — здесь санкции могут быть серьезными, так как компания может попасть в реестр недобросовестных поставщиков на 2 года.
Чем меньше отклонений по техническим причинам, тем выше качество работы. Это должно влиять на переменную часть.
В сильном отделе, как правило, есть самый ответственный и внимательный специалист, который всегда берет в работу самые важные для компании тендеры. У таких сотрудников, как правило, минимум отклонений по их вине. Выделяйте таких людей — это не только справедливо, но и показывает остальным, к чему стремиться.
А новички могут ошибаться в мелочах: опечатались, забыли приложить выписку из ЕГРЮЛ, не уточнили важную информацию у коллег. Это нормально на старте, но важно, чтобы такие ошибки не становились системой и обсуждались на ежемесячных разборах.
Градация по сложности закупок. Не все тендеры одинаковы. Заявку на аукцион по 44-ФЗ можно подготовить за час. Конкурс по 223-ФЗ требует проработки технического задания, заполнения форм, согласования с инженерами и юристами. Если в KPI они будут оцениваться одинаково, специалисты будут избегать сложных закупок в пользу простых и быстрых. Введите коэффициенты: простые аукционы — базовый, конкурсы с проработкой — повышенный, особо сложные закупки — максимальный. Тогда специалисты будут стремиться брать в работу побольше сложных и «денежных» тендеров.
Мотивация. Есть два подхода к управлению качеством:
- взыскания — за срыв сроков, отклонения, ошибки в документах;
- мотивация — компания устанавливает KPI и платит максимум тем, кто их закрывает.
Оба пути имеют право на существование, но важно понимать разницу. Взыскания работают быстро и дисциплинируют, но создают напряжение в команде: специалист боится ошибок, поэтому или пытается их скрыть, или избегает сложных процедур, где их вероятность выше. Мотивация работает медленнее, но создает здоровую атмосферу: сотрудник понимает, что доход зависит от его усилий, и не боится брать на себя ответственность.
На практике лучше всего работает комбинация, но со ставкой на мотивацию. Наказание есть, но оно скорее профилактическое: не взыскания, а анализ ситуации и выводы на будущее. Основной упор — на мотивацию: закрыл KPI, взял больше сложных закупок, не допустил отклонений — получил максимум. Тогда специалист заинтересован расти, а не просто избегать провалов.
Чек-лист перед запуском отдела
Знаете, сколько закупок в месяц и на каких площадках обрабатывать. От этого зависит, нужен один специалист или команда.
Понимаете, кто закроет расчеты, документооборот и юридические вопросы. Иначе специалист утонет в несвойственных задачах.
Налажен контакт с финансовым отделом (для обеспечения контрактов и оплаты подрядчикам) и с производством (для подтверждения, что контракт выполним).
Есть система поиска закупок и CRM для контроля сроков и документов. Таблицы не масштабируются — отдел упрется в потолок производительности на второй месяц.
Готовы объяснить, что вы продаете: из чего складывается цена, какие ограничения, что важно заказчику. Без этого даже опытный специалист не подготовит сильную заявку.
Продумали метрики: оклад за рутину, процент от выигрыша, учет качества (отклонения, срывы) и сложности закупок.
Определили: взыскания, мотивация или комбинация. Лучше опираться на мотивацию: специалист не боится сложных закупок и не скрывает ошибки.