Электронные расчетные листки работникам: как выдавать законно
Расчетный лист по зарплате — это документ, который работодатель обязан выдавать сотруднику один раз в месяц — при окончательном расчете. Можно выдавать его электронно — через личный кабинет, почту или кадровый терминал. Но просто настроить рассылку недостаточно: важно утвердить форму, закрепить способ выдачи в локальных актах и защитить зарплатные данные от посторонних.
В статье разбираемся, как законно выдавать расчетные листки электронно и где работодатели чаще всего рискуют получить штраф.
Что должно быть в расчетном листе
Расчетный листок должен соответствовать ч. 1 ст. 136 ТК РФ. В нем отражают:
составные части заработной платы;
все начисления и удержания, включая НДФЛ;
общую сумму к выплате;
размер отпускных;
иные выплаты, причитающиеся работнику.
В расчетном листе можно не писать ставку и фактически отработанное рабочее время. Размер стипендии по ученическому договору — тоже (письмо Минтруда от 31.03.2021 № 14‑1/ООГ‑2845).
Каким работникам нужно выдавать расчетные листки, а каким — нет
По общему правилу квитки о зарплате выдают всем работникам. Даже тем, кто обучается с отрывом от работы по направлению работодателя. За время обучения сотрудник получает среднюю зарплату по ст. 187 ТК РФ. О размере этой зарплаты извещать работников надо расчетным листком.
Расчетные листки не выдают:
декретницам, поскольку пособие по беременности и родам им выплачивает не работодатель, а СФР;
любому сотруднику, если начислений за месяц не было.
Нельзя выдавать расчетные листки сотрудникам, работающим по договорам ГПХ, самозанятым. Если работодатель выдает зарплатные квитки таким работникам, он рискует, что инспекция труда переквалифицирует гражданско‑правовые отношения в трудовые. Поскольку расчетный листок — это «привилегия» трудовых отношений.
Кто должен выдавать расчетные листки
Трудовой кодекс не устанавливает перечень лиц, которые обязаны выдавать работникам квитки о зарплате. Часто электронные расчетные листки отправляют бухгалтеры, а видят начальники отделов и кадровики.
И тут нужно учитывать, что сведения о доходах — это персональные данные работника. За их разглашение без согласия сотрудника компанию может оштрафовать Роскомнадзор.
Ситуация: бухгалтер отправила расчетный листок на электронный адрес чужого человека или передала листок бывшей супруге работника для взыскания алиментов. Если с бухгалтером подписано соглашение о конфиденциальности, работодатель сможет уволить ее за разглашение персданных по пп. в п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Аналогичной позиции придерживаются суды (п. 43 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 и определение Конституционного суда РФ от 28.02.2019 № 457‑О).
А вот наследникам умершего работника расчетный листок выдать можно. Это прямо разрешает ч. 7 ст. 9 закона «О персональных данных».
По какой форме выдавать расчетные листки
Унифицированной формы расчетного листка нет. Работодатель сам решает, что писать в тексте документа. Главное — утвердить форму приказом или в составе локального нормативного акта. Иначе это нарушение ч. 2 ст. 136 ТК РФ, за которое инспекция труда штрафует по ст. 5.27 КоАП РФ, а Верховный суд поддерживает.
Проверьте, нет ли в документах расхождений. Работодатели часто попадаются на таком нарушении: в электронной системе работнику показывают одну форму расчетного листка, а в локальном акте компании утверждена другая.
4 способа отправки электронных расчетных листков
Личные кабинеты работников. Закон не запрещает, а суды признают достаточным размещение информации о размерах выплат в личном кабинете работника в системе работодателя или на его корпоративном портале. Такой способ рассылки признает и Минтруд.
Электронная почта. Минтруд считает, что можно отправлять расчетные листки по электронной почте: «Если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положения статьи 136 ТК РФ» (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14‑1/ООГ‑1560).
Мессенджеры. Отправка зарплатных квитков в мессенджерах госорганам не всегда нравится (апелляционное определение Московского городского суда по делу № 33‑17642/2017). Роструд тоже считает, что нельзя передавать зарплатные сведения через мессенджеры: «Нормами действующего законодательства выдача работникам расчетных листов с помощью мессенджера WhatsApp* не предусмотрена» (ответ на вопрос № 151814 от 20.07.2021).
Однако Минтруд и суды допускают такой способ, если он закреплен локальными актами.
WhatsApp разрабатывает компания Meta — организация, признанная экстремистской, чья деятельность запрещена на территории Российской Федерации.
Кадровые терминалы. Электронные квитки о зарплате можно получать в кадровых терминалах самообслуживания. Важно, чтобы терминал позволял не только увидеть информацию о зарплате, но и распечатать ее. Такой вывод следует из ответа Роструда № 155135 от 06.10.2021.
Избавьтесь от ручной выдачи расчетных листков
В Saby расчетные листки формируются автоматически, когда закрывается расчетный период. Работник видит сумму зарплаты, дату ближайшей выплаты, начисления и удержания. Посмотреть расчетные листы можно в личном кабинете и мобильном приложении, а также получить через кадровый терминал самообслуживания.
Персональные данные сотрудников защищены, а доступ к ним можно настраивать. При выдаче расчетных листков через ЛК работодателю не приходится передавать зарплатные данные по сторонним каналам или вручную контролировать рассылку.
Как законно рассылать электронные расчетные листы
Чтобы перейти на электронную выдачу расчетных листков, недостаточно просто настроить рассылку. Ниже пошаговая инструкция, которая поможет сделать это без ошибок.
Шаг 1. Утвердите форму расчетного листка приказом или локальным актом. Проверьте, что в утвержденной форме есть все обязательные сведения: начисления, удержания и итоговая сумма к выплате.
Информацию об электронной отправке расчетных листков включают в локальные акты, например в ПВТР или положение об оплате труда. Такой порядок одобряет Роструд в письме от 18.03.2010 № 739‑6‑1 и Минтруд в письме от 21.02.2017 № 14‑1/ООГ‑1560. Можно вписать и в трудовые договоры, но, если понадобится что‑то изменить, проще будет скорректировать локальный нормативный акт.
Формулировки об электронной отправке расчетных листков:
| ПВТР | Положение об оплате труда |
Ознакомление работника с расчетным листком осуществляется электронно, посредством предоставления ему информации по расчету заработной платы в личном кабинете Saby. Форма расчетного листка утверждена приложением № 1 к настоящим правилам | Ознакомление работника с расчетным листком осуществляется электронно, посредством предоставления ему информации по расчету заработной платы на электронную почту, указанную работником в заявлении. При изменении электронной почты, потере доступа к ней работник сообщает об этом работодателю в заявлении. Форма расчетного листка утверждена приложением № 1 к настоящему положению |
Изменить форму расчетного листка работодатель может в том же порядке, в котором утверждал ее. Например, издать новый приказ или обновить локальный акт.
Шаг 2. Получите согласие на обработку персональных данных. Получать отдельное согласие сотрудника именно на электронный расчетный листок не всегда требуется. Главное — прописать выбранный способ выдачи в локальном нормативном акте компании (например, в положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка). Если используете электронный документооборот, его порядок также должен быть закреплен в ЛНА.
Шаг 3. Обеспечьте защиту персональных данных. В расчетном листке содержится информация о зарплате сотрудника, поэтому нельзя отправлять его посторонним лицам. Используйте защищенные сервисы, проверяйте адреса получателей и ограничьте доступ сотрудников, которые работают с зарплатными данными.
Подпишите соглашение о конфиденциальности с бухгалтером, руководителями отделов и всеми, кто получает доступ к обработке персональных данных работников. Тогда сможете применить санкции против них, если они разгласят персданные сотрудника.
Шаг 4. Настройте автоматическую отправку. При большом количестве сотрудников удобнее использовать бухгалтерскую или HR‑систему. Она поможет сформировать расчетные листки, отправить их работникам и сохранить подтверждение выдачи.
Шаг 5. Сохраните подтверждение выдачи. Работодатель должен иметь возможность доказать, что сотрудник получил расчетный листок. Под подпись вручать листки не обязательно, ст. 136 ТК РФ этого не требует. Главное — в случае спора подтвердить факт получения листка работником. Если получение не подтвердить, инспекция труда может оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.
Сохраняйте сведения об отправке через систему, уведомления или другие подтверждения. Информацию о вручении расчетного листка достаточно хранить один год. Это срок давности, в течение которого могут оштрафовать за невыдачу расчетных листков (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). А сами расчетные листы и в электронной, и в бумажной форме храните 6 лет.
Есть работодатели, которые до сих пор отправляют расчетные листки по электронной почте с уведомлением о прочтении, ведут журнал выдачи расчетных листков или хранят бумажные экземпляры листов с подписями работников.
Протестировать электронные расчетные листы бесплатно
Выплаты в расчетных листках: расшифровки кодов и сокращений
Эти коды применяются для учета доходов и расчета НДФЛ. В расчетном листке работодатель может использовать как сами коды, так и понятные наименования выплат: например, «Оклад», «Премия» или «Отпускные». Это зависит от формы расчетного листка, утвержденной в компании.
| Коды доходов | Текстовые сокращения |
|
|
Как часто нужно выдавать электронные расчетные листки
Листки о зарплате достаточно выдавать раз в месяц при выдаче заработной платы за вторую половину месяца (письмо Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944‑6‑1, письмо Минтруда от 24.05.2018 № 14‑1/ООГ‑4375).
Нельзя выдавать электронный расчетный листок раз в год или только тем, кто обратился с заявлением. Это противоречит ст. 136 ТК РФ и разъяснениям Роструда.
Штрафы за нарушения
При электронной отправке расчетных листков важно выдавать их вовремя, по утвержденной приказом форме и не допускать, чтобы зарплатный квиток попал к посторонним.
Штрафы за нарушения при выдаче электронных расчетных листков:
| Нарушение | Сумма | Основание |
За невыдачу листков о зарплате, выдачу по неутвержденной форме, не предусмотренным способом или в терминалах без возможности распечатать листок | От 30 000 до 50 000 ₽ для компании и руководителя | |
За разглашение информации из электронного расчетного листка третьим лицам без согласия работника | От 10 000 до 15 000 ₽ — для граждан. От 100 000 до 300 000 ₽ — для должностных лиц. От 300 000 до 700 000 ₽ — для юридических лиц | Ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ |
Частые вопросы
Можно ли отправлять расчетные листки на личную электронную почту сотрудника?
Да, можно, если такой способ выдачи закреплен в локальных актах компании или трудовом договоре и соблюдены требования к защите персональных данных.
Нужно ли получать подпись каждого работника при выдаче электронного расчетного листка?
Нет, закон этого не требует. Однако работодатель должен иметь возможность подтвердить, что сотрудник получил расчетный листок.
Можно ли отправлять расчетные листки в электронном виде через мессенджеры?
Однозначной позиции нет. Минтруд и суды допускают такой способ, если он закреплен локальными актами, а Роструд считает, что мессенджеры использовать нельзя. Самыми безопасными вариантами остаются личный кабинет работника и электронная почта.
Нужно ли выдавать расчетный листок сотруднику, который весь месяц был в отпуске или на больничном?
Да, если в этом месяце были начисления. Если начислений не было, можно обойтись без расчетного листка.
Что будет, если не выдавать расчетные листки работникам?
Работодателя могут привлечь к административной ответственности. За невыдачу расчетных листков или нарушение порядка выдачи предусмотрены штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ.
Должен ли работодатель подтверждать, что выдал расчетный листок?
Да, работодатель должен иметь возможность подтвердить факт выдачи. Например, сохранить данные об отправке через систему или уведомление о получении.
Можно ли запросить расчетный листок раньше срока?
Да, работник может обратиться к работодателю с такой просьбой. Однако обязательная выдача происходит при выплате заработной платы.