Как проверить статус самозанятого: инструкция для работодателей

Анна Федорова

Эксперт по учету и налогам

Проверить статус самозанятого можно несколькими способами: через ФНС, самого исполнителя или специальные сервисы. При этом закон не обязывает кого‑то конкретно контролировать этот статус, однако ответственность за ошибки прописывает вполне однозначно. Если исполнитель утратит статус самозанятого, налоговые риски автоматически перейдут на заказчика.

В статье разберем, как проверить статус самозанятого, что делать, если он не подтвердился, и с какими исполнителями нельзя работать в режиме самозанятости ни при каких обстоятельствах.

Содержание

• Когда проверять статус самозанятого
• Проверить статус самозанятого по ИНН на сайте ФНС
• Запросить у исполнителя справку о постановке на учет
• Автоматизировать проверку самозанятых
• Что делать, если самозанятость не подтвердилась
• С кем нельзя работать по самозанятости
• Частые вопросы

Когда проверять статус самозанятого

Статус необходимо обязательно проверить перед заключением договора и каждым раз перед переводом денежных средств, так как самозанятый может потерять свой статус. Это может случиться по двум причинам: если исполнитель снимется с учета или превысит лимит дохода — 2,4 млн ₽ в год. При этом по закону он не обязан сообщать заказчику об утрате статуса.

Чтобы снизить риски, компания может заранее прописать в договоре обязанность исполнителя уведомлять о смене статуса:

В случае снятия Исполнителя с учета в налоговом органе в качестве налогоплательщика специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» Исполнитель обязуется сообщить об этом Заказчику в 3‑дневный срок с даты снятия с учета.

В случае невыдачи чека или несвоевременном сообщении об утрате Исполнителем статуса самозанятого Исполнитель обязан выплатить Заказчику штраф в размере 50% от суммы, на которую полагалось выдать чек.

Такое условие не защитит от проблем с доплатой налогов и взносов, но позволит компенсировать расходы.

Проверить статус самозанятого по ИНН на сайте ФНС

Федеральная налоговая служба разработала отдельный сервис, с помощью которого можно узнать статус самозанятого на конкретную дату. Сервис бесплатный, удобный, но ничего, кроме статуса исполнителя на НПД, узнать не получится.

Введите ИНН и укажите дату, на которую нужно уточнить статус.

Подтверждение, что исполнитель зарегистрирован как самозанятый

Уведомление, что исполнитель не зарегистрирован или потерял статус

Можно ли проверить самозанятого без ИНН. Без ИНН узнать статус самозанятого нельзя. Если номер налогоплательщика неизвестен, но есть ФИО и паспортные данные исполнителя, то можно сперва узнать ИНН с помощью другого сервиса ФНС, а потом вернуться в сервис по проверке статуса самозанятого.

Заполните обязательные поля, отправьте запрос, и сервис сразу покажет ИНН

Запросить у исполнителя справку о постановке на учет

Самозанятый сам может подтвердить свой актуальный статус с помощью справки о постановке на учет по форме КНД 1122035. Справка формируется либо в приложении «Мой налог» в разделе «Справки», либо в личном кабинете на сайте ФНС.

Плюс этого способа в том, что справка о постановке на учет содержит информацию, которой нет в сервисе от ФНС: дату постановки или снятия с учета в качестве плательщика налога НПД (специального налогового режима для самозанятых), а также ИФНС, к которой самозанятый «прикреплен» по прописке.

Учтите, что самозанятый автоматически потеряет свой статус, если превысит лимит дохода — 2,4 млн ₽ в год. Поэтому у исполнителя стоит также запросить справку о доходах по форме КНД 1122036 за текущий календарный год. Если лимит близок к превышению, а оплата планируется в этом же году, безопаснее оформить договор с физлицом, а не с самозанятым.

В какой ситуации вы можете оказаться: исполнитель за 10 месяцев календарного года заработал 2,3 млн ₽, а вы планируете выплату еще в 150 тысяч, тогда 100 тысяч попадут под НПД, а остальные 50 — нет.

В законе не прописано, что справку нужно запрашивать обязательно. Но на практике организации начинают процедуру заключения договора с самозанятым именно с этих двух справок.

Автоматизировать проверку самозанятых

Получить исчерпывающую информацию о самозанятом можно в сервисе Saby Profile. Вы увидите не только статус самозанятого, но и судебные дела, банкротство, проблемы с законом. Для проверки нужен только ИНН. Saby Profile может узнать его сам по паспортным данным.

В одном окне открывается досье исполнителя из официальных источников: ФНС, МВД, СФР и других ведомств

Подпишитесь на обновления интересующего вас физического лица и получайте автоматические оповещения о любом изменении: потеря статуса самозанятого, новые задолженности, суды.

Бухгалтеру не придется перед каждой оплатой вручную проверять актуальность статуса. Если исполнитель снимется с учета НПД, система сразу уведомит об этом. Уведомления придут любым удобным способом — в Saby или на email.

Что делать, если самозанятость не подтвердилась

Если исполнитель — физлицо. Для налоговой выплата такому исполнителю — выплата по договору ГПХ. С нее придется отдать в бюджет:

• НФДЛ — 13%;
• взносы в ФНС — 30% (для малого и среднего бизнеса с выплат свыше 1,5 МРОТ применяется пониженный МРОТ‑тариф);
• штрафы за неуплату налогов и взносов: 20% от суммы налогов и взносов, если заказчик не знал о потере статуса, 40% — если не платил умышленно (ст. 122 НК РФ).

В зависимости от ситуации придется включить все или часть выплат экс‑самозанятому в отчетность по сотрудникам: ЕФС‑1, РСВ, перссведения, 6‑НДФЛ. А если за соответствующий период уже отчитались — скорректировать отчеты.

Уточнить налоги и отчетность в таких непредвиденных ситуациях легко, если ведете учет в бухгалтерской программе. Сервис онлайн‑бухгалтерии от Saby заполняет отчеты по данным учета, автоматически считает платежи в бюджет.

Более того, сервис позволяет автоматизировать все этапы сотрудничества с самозанятым: от проверки его статуса до подписания закрывающих документов. Готовые шаблоны документов учитывают нюансы сотрудничества с плательщиками НПД. В программе удобно вести расчеты с самозанятыми.

Если исполнитель — ИП. Предприниматели могут иметь статус самозанятого, чтобы снизить налоговую нагрузку. Если ИП перейдет на другой налоговый режим, для вас ничего критичного не случится: исполнитель продолжит самостоятельно платить налог с собственных доходов как индивидуальный предприниматель.

С кем нельзя работать по самозанятости

Перед тем как заключать договор с самозанятым, убедитесь, что такой формат сотрудничества вообще допустим в вашем случае. Проверьте, что исполнитель, с которым вы планируете заключать договор ГПХ, не работал у вас в штате последние два года. Так как по закону вы имеете права сотрудничать со своим бывшим сотрудником в статусе самозанятого только по истечении двух лет.

Также рискованно под видом самозанятости формировать постоянный штат сотрудников, чтобы сэкономить на налогах. Если ФНС или Роструд переквалифицируют фиктивные гражданско‑правовые отношения в трудовые, работодателя ждут финансовые и административные последствия. За «маскировку» трудовых отношений предусмотрен штраф до 100 000 ₽ по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, вам придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, а также штраф 20–40% от суммы неуплаченных налогов, сдать корректировки по отчетам.

👉 Как работать с самозанятыми безопасно