Электронный счет: что дает формат от ФНС и обязательно ли на него переходить
Счет на оплату никогда не был обязательным документом, но после появления единого электронного формата многие компании решили, что привычные PDF‑счета скоро окажутся вне закона. Рассказываем, как меняется документооборот и как упростить взаимодействие с контрагентами и налоговыми органами.
Формат электронного счета: что это и чем отличается от обычного счета
Счет на оплату — это документ, который продавец отправляет покупателю, чтобы тот перевел деньги за приобретаемые товары или услуги.
Электронный счет — структурированный XML‑документ со всеми необходимыми реквизитами. Он соответствует утвержденному ФНС формату.
Основные преимущества XML-документа перед привычным счетом:
| Критерий | Неформализованные счета | Формализованные счета |
| Формат | PDF, DOCX и XLSX | XML |
| Автоматическая обработка | Нет | Да |
| Интеграция с ЭДО | Не подходит | Предусмотрена |
| Проверка данных | Вручную | Автоматически |
| Массовая обработка | Ограничена | Удобна |
Данные из XML‑счета можно автоматически загружать в учетные системы, что снижает вероятность ошибок и ускоряет обработку.
Работайте с электронными счетами в сервисе Saby
- Мгновенно выгружайте счета из 1С и других систем в нужном формате.
- Отправляйте документы контрагентам и получайте подтверждения в один клик.
- Исключите ручной ввод — данные автоматически подгружаются в вашу базу.
- Храните всю историю документов в защищенном облаке с возможностью быстрого поиска.
Что произошло: ФНС утвердила единый формат электронного счета
Федеральная налоговая служба утвердила единый формат счета на оплату в электронной XML‑форме — КНД 1110379 (приказ от 20.01.2025 № ЕД‑7‑26/29@). Документ вступил в силу 20 марта 2025 года.
В этой форме можно создать не только счет, но и счет‑оферту, который включает признаки договора согласно ст. 435 и 438 Гражданского кодекса Российской Федерации. То есть после того, как покупатель произведет оплату по такому счету, это признается акцептом, и договор считается заключенным в простой письменной форме.
Цели, которые ставила ФНС, когда вводила формат:
- реализовать возможность пересылки счетов по телекоммуникационным каналам связи в неизменном виде;
- сократить документооборот и время на ведение учета;
- ускорить проверки.
Обязательно ли использовать электронный формат счета
Компании привыкли формировать счета для удобства, и когда появился формат от ФНС, возникли опасения: а не станет ли он обязательным.
Формат носит рекомендательный характер. Он разработан, чтобы унифицировать документооборот между компаниями, автоматизировать учет и наладить удобное взаимодействие в рамках ЭДО. Обязанности передавать эти счета в налоговую по телекоммуникационным каналам связи нет, в отличие от счетов‑фактур.
Если у вас не настроен ЭДО с контрагентом, вы вправе использовать любые привычные форматы счетов, в том числе PDF или бумажные. Можно придерживаться этих правил:
Подключите ЭДО в Saby Docs
Зачем бизнесу переходить на электронный формат счета
Переход на электронный формат счета на оплату помогает снизить операционные издержки. Вот основные преимущества:
| Плюсы | Почему это преимущество |
| Меньше ошибок | Единые требования исключают ошибки, которые возникают из-за различий в форматах и ручного ввода данных |
| Автоматизация процессов | XML-формат легко интегрируется с любой системой, в том числе Saby. Это позволяет автоматически выставлять, отправлять, получать, обрабатывать и архивировать счета, что ускоряет работу |
| Повышение безопасности | Электронный документооборот снижает риск подделки документов, а квалифицированная электронная подпись (КЭП) придает им юридическую силу и гарантирует, что документ не меняли после подписания |
| Возможность создания счетов-оферт | Формат предусматривает создание счетов-оферт. Такой счет — это предложение заключить договор по статье 435 Гражданского кодекса, и оплата означает, что договор заключили на указанных в счете условиях (ст. 438 ГК РФ) |
| Упрощение проверок ФНС | Если налоговая попросит предоставить документ, вы сможете отправить его как есть по телекоммуникационным каналам, а не распечатывать и заверять (п. 2 ст. 93 НК РФ, письмо ФНС от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861). У контролирующего органа возникнет меньше вопросов, а у вас — меньше шансов получить штрафы |
| Экономия | Вы тратите меньше бумаги и времени на обработку, не платите за курьерские услуги |
Все преимущества электронных счетов — в Saby Docs
Упростите работу с электронными счетами, контрагентами и госорганами — автоматизируйте документооборот
Кому выгоден переход на электронный формат счета
Малому бизнесу с небольшим документооборотом переход на е‑счета, скорее всего, не потребуется. А вот крупным компаниям, которые ведут автоматизированный учет и ЭДО, переход даст преимущества в скорости и точности обработки. Смотрите в таблице, стоит ли вам использовать электронные счета.
| Масштаб бизнеса | Целесообразность перехода |
| До 10 счетов в месяц | Низкая |
| 10–50 счетов | По ситуации |
| Более 50 счетов | Высокая |
| Крупные организации | Практически необходим |
| Компании с большим числом контрагентов и подразделений | Рекомендуется |
Если у вас уже подключен ЭДО, счета на оплату в формате ФНС — дело только вашего желания и привычки. Основной повод перейти на формат — удобство представления документов по запросу налоговой.
Периодические счета автоматом
Если регулярно выставляете однотипные счета, например за услуги бухобслуживания или аренду, настройте периодичность один раз. Saby будет создавать счета автоматически
Как начать использовать электронный формат счета
Приводим пошаговую инструкцию, как использовать электронные форматы счетов.
Шаг 1. Выбрать оператора ЭДО из реестра ФНС и настроить учетную систему. Проверьте, поддерживает ли оператор формат счета от налоговой. Если потребуется, обновите 1С, SAP или другую бухгалтерскую программу, которую вы используете, чтобы она формировала счета в XML‑формате.
Шаг 2. Сформировать счет и проверить реквизиты. Заполните данные продавца и покупателя: ИНН, КПП и название организаций, перечень товаров (работ, услуг), цены, суммы, НДС. Убедитесь, что все поля заполнены корректно. В Saby многие поля заполняются автоматически, а еще счет можно брендировать — оформлять по брендбуку компании, в том числе добавлять логотип.
Шаг 3. Подписать документ. Поставьте в счете КЭП. Если подписей несколько, выберите ту, которая принадлежит лицу, указанному в документе в качестве подписанта, например директору или главбуху. Если документ подписывает представитель, система при подписании проверит машиночитаемую доверенность и прикрепит ее идентификатор.
Шаг 4. Отправить счет контрагенту и отслеживать статус доставки. Отправьте документ через оператора ЭДО. Убедитесь, что контрагенту доставлен счет, а с вашей стороны получено подтверждение о доставке.
Подключите онлайн-бухгалтерию со встроенным модулем ЭДО
Формат электронного счета: из чего состоит документ
Утвержденный формат счета на оплату включает несколько блоков.
Реквизиты продавца. Тут указывают ИНН, КПП, наименование, банковские реквизиты: номер счета, БИК, корреспондентский счет. А также ФИО и должность лица, который подписывает счет, информацию о подтверждении его полномочий.
Реквизиты покупателя. Указывают те же данные, что и у продавца. И основания выставления счета: например, номер и дату договора.
Информация о товарах, работах или услугах. Указывают наименование, количество, единицы измерения, цену и общую стоимость.
Суммы и НДС. Пишут общую сумму к оплате и информацию об НДС.
Функция документа. Ставят значение 0, если документ не является офертой (обычный счет), 1 — если документ является офертой. В Saby Docs всё проще — достаточно выбрать вид счета.
Техническая структура электронного формата. XML — язык разметки, который структурирует данные в машиночитаемом виде. В отличие от PDF, который описывает, как документ выглядит, XML описывает, какие данные в нем содержатся и как они связаны между собой. Это удобно для автоматической обработки: программа «понимает», где находится ИНН, где — сумма, а где — наименование товара, и может загрузить данные в учетную систему.
Когда счет на оплату действительно нужен
Счет на оплату не является обязательным документом, но иногда его использование необходимо. Вот некоторые ситуации:
- Счет выполняет функцию оферты (ст. 434, 435 и 438 ГК РФ). Оплата по нему означает заключение сделки. Никаких дополнительных бумаг подписывать не потребуется.
- Счет помогает зафиксировать цену в течение определенного срока. Пока счет не оплачен, цена гарантирована, но после истечения срока счет аннулируется.
- Счет выступает основанием для оплаты. Если в договоре написано: «Оплата в течение 5 дней после получения счета», счет обязателен. Дата выставления счета становится точкой отсчета для перевода денег и начисления пеней в случае просрочки.
Оформляйте счета по формату ФНС
Какие функции выполняет счет помимо оплаты
Счет на оплату можно использовать как вспомогательный инструмент:
| Возможная цель выставления счета на оплату | Как это работает |
| Коммерческое предложение | В счете вы приводите актуальный перечень товаров, работ, услуг и цены на них. Клиенту легко ознакомиться со всей информацией. В Saby можно разместить на счете эффектную рекламу или другие важные сведения. К примеру, о смене реквизитов |
| Согласование цены | Счет на оплату позволяет зафиксировать стоимость сделки до подписания договора |
| Фиксация договоренностей | Счет-оферта приобретает юридическую силу в момент оплаты |
| Ведение учета и контроль расходов | Счета на оплату помогают сопоставлять заказы с оплатами |
Кто подписывает электронный счет
и нужна ли КЭП
Электронный счет подписывает только продавец своей квалифицированной электронной подписью (КЭП). Подпись ставит руководитель компании, ИП или сотрудник, у которого есть на это право по приказу или доверенности. Если документ заверяет сотрудник, нужно указать реквизиты документа, которые подтверждают его полномочия, например дату и номер электронной доверенности.
Можно ли считать электронный счет первичным документом
Первичные документы фиксируют факт хозяйственной операции — поставку товара, выполнение работ, оказание услуг. На основании них делают бухгалтерские проводки и отражают доходы или расходы (п. 3 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ, ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»).
Счет не выполняет функции первичного документа, потому что с помощью него вы просто сообщаете контрагенту:
- за что нужно заплатить;
- сумму;
- реквизиты для оплаты (постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 23.01.2023 № 05АП‑7828/2022 по делу № А51‑8821/2022).
Счет не фиксирует, что товар отгружен или работа выполнена, не может обосновать расходы и вычеты. Бухгалтерские проводки на основании одного счета тоже делать нельзя. Иногда счет может быть сопутствующим документом. Например, если в договоре прописана обязанность выставить счет для проведения платежа, но всё равно не заменяет первичку.
Какие документы подтверждают факт исполнения обязательств
Основные документы, которые служат основанием для бухгалтерского и налогового учета:
- товарная накладная (ТОРГ‑12) — фиксирует, что товар отгрузили и передали покупателю;
- акт выполненных работ (оказанных услуг) — подтверждает, что работа сделана или услуга оказана и у заказчика нет претензий;
- универсальный передаточный документ (УПД) — заменяет и счет‑фактуру, и обычную накладную либо акт одновременно.
Любые документы можно создать в Saby Docs и хранить в электронном формате
Когда потребуется УПД, акт или накладная
Такие документы нужны при исполнении сделки: отгрузке товара, выполнении работ или оказании услуг. Выбор документа зависит от вида операции и договоренностей сторон. УПД может заменять акт и накладную, что удобно при электронном документообороте.
Сколько хранить счета на оплату
Всё зависит от того, какую роль счет играет в документообороте. Если счет — самостоятельный договор (оферта), его хранят столько, сколько положено для договоров, в большинстве случаев 5 лет (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Если счет — часть договорной документации, его следует хранить вместе с ней.
В остальных случаях законодательство не устанавливает обязательного срока хранения счетов на оплату, но вы вправе закрепить его во внутренних документах.
Коротко: главное об электронных счетах
- ФНС утвердила единый формат электронного счета приказом от 20.01.2025 № ЕД-7-26/29@, который действует с 20.03.2025;
- формат не является обязательным, а носит рекомендательный характер;
- электронный счет помогает автоматизировать работу — данные загружаются в учетную систему без ручного ввода;
- счет на оплату не относится к первичным документам;
- переход на электронные счета выгоден компаниям с большим документооборотом.