Как организовать е-архив, сроки хранения и порядок уничтожения
Обмен документами в электронном виде уже стал стандартом: так компании взаимодействуют с контрагентами, в том числе иностранными, сдают отчеты в налоговую, Соцфонд, Росстат, миграционную службу. Правительство поддерживает переход на ЭДО — вводит единые форматы отдельных документов. В статье расскажем, какие есть требования к хранению электронных документов (ЭД), сколько их можно хранить и нужно ли дублировать в бумажном виде.
Способы хранения электронных документов в организации
Электронный архив документов (далее также — е-архив) безопаснее организовать параллельно в двух вариантах:
- облачном,
- локальном.
Расскажем больше о каждой системе хранения.
Облачный электронный архив
Облако для хранения электронных документов предоставляет оператор ЭДО, к системе которого подключена организация.
Архив хранится на специальном сервере с закрытым доступом. Оператор ЭДО обеспечивает необходимую защиту своих серверов и оперативный доступ к документам.
Организация (ИП) может как открыть, так и ограничить доступ и права определенным пользователям. К примеру, некоторые документы пользователям можно только просматривать, без права редактирования. Определенной группе пользователей (например, руководителям отделов) будет доступна возможность редактировать, скачивать, удалять.
Локальный электронный архив
На компьютере организации создается папка или сетевой диск, доступ к которым есть у всех или только у части сотрудников.
Главная проблема банальна: если компьютер сломается или вирус повредит данные, есть риск потерять нужную информацию, поэтому локальный архив допустимо сочетать с облачным хранилищем.
Как хранение электронных документов реализовано в Saby
Документы, которые вы загружаете в систему Saby и передаете контрагентам или госорганам, хранятся на сервере оператора ЭДО. Это защищенный сервер, который соответствует современным требованиям безопасности. Документы в системе хранятся неограниченное время. Это относится и ко всем отчетам, которые отправили из Saby. Самые популярные, востребованные в компании документы, например списки клиентов, можно выложить на Saby Space — это облачное хранилище, куда сотрудник может зайти с любого устройства.
С помощью Saby Connect или Saby Archive можно организовать локальный архив электронных документов. В этом случае документы, которые вы отправили или получили через личный кабинет в Saby, сохраняются в локальном каталоге на сервере вашего компьютера.
Узнайте больше:
Как организовать электронный архив
Рассмотрели по шагам общий порядок организации е‑архива.
Если храните документы в Saby, многие шаги выполнит за вас система, потому что это задачи технического характера.
Шаг 1. Разработайте локальный нормативный акт. Пропишите:
- места хранения электронных документов;
- требования к помещениям и носителям, на которых хранятся электронные документы, и программному обеспечению;
- ответственных за контроль доступа, безопасность и сохранность данных;
- сроки оцифровки бумажных оригиналов;
- порядок использования документов и применения электронной подписи при хранении. Например, если налоговая запрашивает УПД за 2023 год, чтобы подтвердить вычет НДС, нужно извлечь документ из архива. В Saby его легко найти по номеру или дате и выгрузить комплект (XML‑файл, файл подписи .sig и служебные квитанции). А затем отправить его через ТКС или загрузить в личный кабинет ФНС.
Шаг 2. Выберите способ организации архива. Можете использовать один или совмещать несколько.
Способ 1. Облачное хранилище. Выбирайте, когда важно, чтобы сотрудники быстро получали доступ к документам из любого места.
Способ 2. Локальный сервер. Оптимально, если компания работает с документами, которые содержат персональные данные, коммерческую или государственную тайну. В этом случае нужен собственный IT‑отдел.
Способ 3. Физические носители (диски, флешки). Стоит использовать только как дублирующий вариант и хранить минимум две копии на разных носителях, чтобы подстраховаться от потери данных.
Шаг 3. Убедитесь, что документы обладают юридической силой:
- все документы подписаны квалифицированной электронной подписью. По документам, где стоит подпись сотрудника, оформлена также машиночитаемая доверенность;
- в наличии к каждому документу — приложения и XML‑файл.
Шаг 4. Подготовьте документы для архива. В Saby все документы в архив передаются автоматически. Это позволяет быстро находить и подтверждать наличие документов при проверках. Для этого нужно настроить синхронизацию. Можно выбрать один способ синхронизации для всех документов или свой способ для каждого вида документов (раздела). Возможные варианты:
- полностью перенести документы, тогда они удаляются в онлайн‑системе, которой вы пользуетесь;
- копировать, чтобы документы хранились и в системе, и в архиве.
Если хотите добавить в архив оцифрованные бумажные оригиналы, отсканируйте и подпишите их КЭП в своей учетной программе. Такие документы тоже автоматически уйдут в архив. Saby сохранит подписанную версию в одном окне с исходником. В карточке документа появится отметка, что у вас есть подписанный бумажный экземпляр. Сам по себе скан с КЭП — это не оригинал. Юридически оригиналом останется бумажный носитель. Поэтому для оцифрованных документов придется вести еще и архив на бумаге.
Шаг 5. Обеспечьте безопасное хранение электронных документов:
- разграничьте права. Например, архивариус может управлять архивом, бухгалтер — только просматривать и скачивать нужные документы;
- настройте резервное копирование, чтобы система автоматически делала копии документов: например, каждый день — небольшие обновления, а раз в неделю — полную копию всего архива. Храните эти копии отдельно — например, в защищенном облаке. Так, если что‑то случится с основным хранилищем, данные не пропадут.
Шаг 6. Контролируйте состояние архива, сохранность документов. Регулярно просматривайте файлы из резервной копии, чтобы убедиться, что они читаются и всё открывается.
Шаг 7. По мере истечения сроков уничтожайте документы. Срок хранения сверяйте по номенклатуре дел и нормативам.
Требования к хранению электронных документов
Если перешли на электронный документооборот (сдаете отчетность) через оператора ЭДО, например Saby, не придется задумываться над тем, как содержать архив. Вы просто создаете документы и автоматически получаете к ним бессрочный доступ на сервере оператора ЭДО. При необходимости можете делать бумажные копии электронных документов. При желании можете сохранить локальные копии документов на своем компьютере.
Для безопасной работы с е‑архивом, учитывайте комплекс нормативных требований:
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»;
- закон от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- приказы Росархива от 31.07.2023 № 77, от 13.02.2024 № 19.
ФСБУ 27/2021 требует:
- хранить все документы и электронные базы только на территории России и уничтожать по истечении срока хранения;
- принимать все возможные меры по восстановлению утраченных документов;
- хранить в архиве организации подлинники документов (бумажные, электронные). Нельзя переводить бумажные документы в электронный вид, чтобы уничтожить бумажную версию документа.
Закон от 22.10.2004 № 125‑ФЗ регламентирует создание, хранение и использование архивов, в том числе в электронной форме. Возлагает на организации и ИП обязанность хранить архивные документы в течение установленных сроков.
Приказ № 77 уточняет правила хранения документов: нужно обеспечить минимум два экземпляра на разных носителях, иметь ПО для их воспроизведения и копирования, контролировать состояние носителей не реже чем раз в 5 лет. Приказ от 13.02.2024 № 19 разъясняет, какие документы и процессы проверяет налоговая.
Что будет за нарушение правил хранения
Персональную ответственность за организацию хранения, создание условий и сохранность документов несет руководитель компании. Это касается и ИП (чч. 1 и 2 ст. 7 закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ, п. 1 ст. 17 закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ). Назначенные сотрудники систематизируют, принимают, проверяют сохранность и уничтожают документы по истечении сроков. Их обязанности закрепляют в должностных инструкциях.
За нарушение правил хранения архивных документов предусмотрены штрафы по ст. 13.20 КоАП РФ:
| Кто нарушил | Размер штрафа |
| Сотрудники | От 1 000 до 3 000 ₽ |
| Должностные лица (руководители, архивариусы) | От 3 000 до 5 000 ₽ |
| Юрлица | От 5 000 до 10 000 ₽ |
Сроки хранения электронных документов
Для электронных и бумажных документов установлены одинаковые сроки хранения — их привели в таблице.
| Вид документа | Срок хранения | Основание |
| Первичные документы и связанные с ними (например, кассовые документы и книги, банковские документы, платежные поручения, извещения банков, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные, авансовые отчеты, переписка, путевые листы) | 5 лет при условии проведения проверки, а в случае спора — до разрешения дела |
|
| Расчетно-платежные ведомости и документы к ним, расчетные листки | 6 лет. При отсутствии лицевых счетов — 50 лет, а если документы закончены делопроизводством до 1 января 2003 — 75 лет | П. 295 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов | 6 лет | Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ |
| Счета-фактуры | 5 лет | П. 317 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Регистры бухгалтерского учета | 5 лет при условии проведения проверки |
|
| Налоговые регистры | 5 лет после снятия задолженности | П. 303 и 311 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Книга учета доходов и расходов (КУДиР) на УСН | 5 лет |
|
| Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 6 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50 лет, а если документы закончены делопроизводством до 1 января 2003 — 75 лет | П. 309 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Книги покупок и книги продаж, дополнительные листы к ним | 5 лет | Подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур | 5 лет | Подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов | 5 лет, а налоговые декларации индивидуальных предпринимателей до 2002 года включительно — 75 лет | П. 310 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Расчеты по страховым взносам | 50 лет, а если документы закончены делопроизводством до 1 января 2003 — 75 лет | П. 308 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней | Постоянно | П. 268 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Как определяется срок хранения электронных документов
Срок хранения отсчитывайте с 1 января года, который следует за тем годом, в котором по конкретным документам закончилось делопроизводство (ч. 2 ст. 21.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Первичные документы рекомендуем хранить в течение 5 лет не с даты оформления, а с момента последнего использования для составления бухгалтерской или налоговой отчетности.
Особенности хранения электронных документов
Обязательно храните:
- бумажный оригинал документа, если сделали его электронный образ, при условии что документ изначально создавался на бумаге;
- документы, связанные с электронной подписью (ЭП), чтобы при проверке можно было доказать легитимность той ЭП, которой был подписан электронный документ.
Документы, которые изначально составлены в электронной форме и подписаны ЭП, распечатывать нет необходимости. Они равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Исключение — электронные документы необходимо распечатать и заверить:
- по требованию сотрудников компании. Например, когда работнику нужна справка о доходах;
- при запросе налоговой, других государственных органов. Так, если электронный документ составлен не по формату ФНС, то в налоговую, когда она запросит такой документ, придется представить бумажную распечатку или скан. Пользователям Saby удобно: они могут сканировать файлы прямо в своем личном кабинете.
Как подтвердить подлинность архивных документов
Многие опасаются, что когда истечет срок действия сертификата ЭП, документ потеряет юридическую силу. Но если на момент подписания подпись была действительной, документ остается юридически значимым (ст. 11 закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ).
Что это подтверждает:
- метка времени. Когда документ подписывают, система ЭДО ставит штамп с точной датой и временем;
- справка о статусе сертификата (OCSP‑ответы и CRL‑списки). Есть специальные сервисы, которые показывают: на ту дату сертификат был действующим и его никто не отозвал;
- особая «упаковка» подписи (форматы CAdES‑T и CAdES‑A). В саму подпись добавляют дату и справку о сертификате.
Операторы ЭДО предоставляют эти доказательства автоматически, а некоторые предлагают функцию автоматического переподписания.
Сотрудники должны подписывать электронные документы подписью и машиночитаемой доверенностью (МЧД). При проверке документа через несколько лет нужно подтвердить подпись сотрудника и его полномочия. Вместе с каждым документом, подписанным по МЧД, должны храниться:
- файл самой МЧД в формате XML;
- файл подписи доверителя (директора), который утвердил эту доверенность;
- ссылка на уникальный номер (GUID) в реестре ФНС в учетной карточке документа.
В Saby есть всё, чтобы создать МЧД и зарегистрировать ее в реестре ФНС. Пока архив находится в системе, всё хранится в комплекте: документ, подпись, файл МЧД и ее номер в реестре. Если решите перенести архив в другое место, при выгрузке убедитесь, что файлы доверенности и подписи прикрепились к документам.
Уничтожение электронных документов
Уничтожайте документы по истечении срока их хранения. Какие сроки хранения предусмотрены для конкретных видов документов, рассказали выше.
Как уничтожать электронные документы (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77):
- назначьте экспертно‑проверочную комиссию. Она проведет экспертизу ценности и определит, у каких документов к 1 января текущего года истек срок хранения;
- составьте акт о выделении к уничтожению. Проект акта рассматривается на заседании комиссии, затем его утверждает руководитель;
- выберите способ уничтожения — носители с документами (USB‑флешки или жесткие диски) уничтожаются физически или данные на них стираются программно‑техническими средствами без возможности восстановления;
- составьте акт об уничтожении. Зафиксируйте, что файлы удалены, а документы в учетной системе получили статус «Уничтожено».
Если боитесь что‑то удалить преждевременно, попробуйте работу со СБИС Архивом. Когда пользователь удаляет документ раньше срока, система предупреждает его. Если все‑таки удалили документ по ошибке и поняли это при сдаче отчетности или сверке с контрагентами — можете восстановить файл (откатить операцию удаления назад).
Частые вопросы
В чем разница между электронным документом и электронной копией?
Электронный документ изначально создается в электронном виде и подписывается ЭЦП. Электронная копия — это оцифровка бумажного документа.
Вы можете распечатать электронные документы, но юридической силы они иметь не будут. Нужно смотреть электронный вариант. И наоборот: цифровой аналог бумажного документа без оригинала бесполезен.
Что будет, если нарушить сроки хранения электронных документов?
За нарушение правил хранения архивной документации предусмотрены предупреждение или штраф (ст. 13.20 КоАП РФ):
- 5 000–10 000 ₽ — для юридических лиц;
- 3 000–5 000 ₽ — для ИП и должностных лиц.
Если при проверке инспектор не обнаружит первичные документы, счета‑фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, налогоплательщик может быть оштрафован в размере (ст. 120 НК РФ):
- 10 000 ₽ — когда нарушение совершено в течение одного налогового периода;
- 30 000 ₽ — когда нарушение совершено в течение двух или более налоговых периодов;
- 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 ₽ — когда в результате нарушения занижена налоговая база (база для исчисления взносов).
Что делать, когда истек срок действия электронной подписи (ЭП), которой подписывали документ?
Если сертификат ЭП стал недействителен, документ, который подписывали ранее этой подписью, автоматически не теряет юридической силы. Однако потребуются доказательства того, что на момент подписания сертификат ЭП был действителен и ЭП была верна. Для этого можно запросить сведения в удостоверяющем центре, который выдал сертификат ЭП. Saby предоставляет эти сведения автоматически. Пока архив находится в системе, всё хранится в комплекте: документ, подпись, файл МЧД и ее номер в реестре ФНС.
Какие преимущества у электронного архива по сравнению с бумажным?
- Не нужно создавать отдельное помещение для архива и содержать его.
- Организовать сортировку и поиск электронных документов легче, чем бумажных.
- Уничтожать электронные документы после того, как закончился срок их хранения, проще, чем бумажные.
- Возможен доступ ко всем архивным документам в режиме реального времени.
- Система электронного архива Saby при печати документа автоматически генерирует QR‑код, чтобы связать бумажный носитель с его виртуальной копией.