Расчет отпускных в 2026 году: пошаговая инструкция

Анна Федорова

Эксперт по учету и налогам

С 2026 года нужно выделять из отпускных сумму, которая приходится на районный коэффициент и северные надбавки, и включать в отдельную налоговую базу по НДФЛ. В статье расскажем про изменения, о расчете отпускных по действующим правилам и про зарплатные налоги с таких выплат.

Что вы узнаете

• Изменения по отпускным 2026
• Общий порядок расчета отпускных
• Как определить расчетный период по отпускным
• Какие суммы включать в расчет, а какие нет
• Какие лимиты нужно соблюдать при расчете отпускных
• Как платить НДФЛ с отпускных
• Как платить взносы по отпускным
• Как отражать отпускные в учете
• Как оплачивать отпуск, если на него выпадают праздники
• Отпускные в новых регионах: особенности расчета
• Частые вопросы

Изменения по отпускным 2026

С 2026 года с отпускных нужно выделять районный коэффициент и северные надбавки (РК и СН). Такой порядок прямо прописали в НК РФ (новый абз. 2 п. 6.2 ст. 210, добавлен Законом от 28.11.2025 № 425‑ФЗ)

Дело в том, что еще с 2025 года РК и СН с выплат резидентам выделены в отдельную налоговую базу по НДФЛ.

В 2025 году позиция контролеров по вопросу «выделять ли РК и СН с отпускных» менялась. Сначала выделяли РК и СН из отпускных (письмо ФНС от 28.01.2025 № БС‑4‑11/739@). Потом отменили это требование (письмо ФНС от 19.06.2025 № БС‑4‑11/5967@).

Общий порядок расчета отпускных

Если работаете в бухгалтерской программе, например, в Saby, программа рассчитает отпускные автоматически. Чтобы понять, откуда берутся цифры, можете пользоваться алгоритмом расчета отпускных, который мы привели далее.

Шаг 1. Определите расчетный период. По общему правилу это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник уходит в отпуск (п. 4 Положения из постановления Правительства РФ от 24.04.2025, далее — Положение № 540).

Данные о начале и продолжительности отпуска стоит брать из приказа о предоставлении отпуска или другого внутреннего документа. Например, это может быть записка‑расчет. Формируйте ее совместно с отделом кадров.

Шаг 2. Посчитайте выплаты сотруднику за расчетный период. По общему правилу это заработная плата (п. 2 Положения № 540).

Шаг 3. Вычислите средний дневной заработок. Формула зависит от того, как долго работает сотрудник. Для выбора правильной формулы, чтобы рассчитать показатель, нужно понять, полностью сотрудник отработал расчетный период или нет. В любом случае в расчете участвует показатель 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней в году (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения № 540).

Расчетный период считается отработанным не полностью, если в расчетном периоде сотрудник не все время был на работе. Например, находился в командировке, официально болел, ходил в ежегодный отпуск или не работал по другим причинам. Полный список исключаемых дней можете посмотреть в п. 5 Положения № 540.

Если сотрудник отработал расчетный период целиком, для расчета применяется формула:

Если были исключаемые периоды отсутствия на работе, например, работник официально болел или ездил в командировку, то такие дни и оплата за них не учитываются при расчете. Формула будет более сложная:

Шаг 4. Сравните полученный средний дневной заработок и минимальный. Для дальнейшего расчета в качестве среднедневного заработка берите ту сумму, которая больше (п. 18 Положения № 540).

Шаг 5. Рассчитайте собственно сумму отпускных. Для этого используйте формулу:

Шаг 6. Начислите отпускные и страховые взносы с них. Отпускные нужно начислять на основании приказа на отпуск, не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1, пп. 16 и 18 ПБУ 10/99). Взносы начисляйте одновременно с отпускными или в конце того месяца, когда начислили отпускные (п. 1 ст. 421 и п. 1 ст. 424 НК РФ).

Шаг 7. Выплатите отпускные и удержите НДФЛ в день выплаты. Выплатить работнику начисленные отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1).

Пример расчета отпускных

Сотрудник (налоговый резидент России) уходит в отпуск с 07.05.2026 по 22.05.2026 включительно:

Дни отпуска сотрудника в 2026 году на календаре

Расчетный период: с 01.05.2025 по 31.04.2026. В декабре 2025 работник был на больничном 14 календарных дней. Это исключаемый период, не учитывается при расчете отпускных. Сумма выплат сотруднику за расчетный период (зарплата, без больничных) — 600 000 ₽.

Для расчета суммы отпускных определим:

• 🗓️ количество полностью отработанных календарных месяцев — 11. Из них в 2025 году — май, июнь, июль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь, а в 2026 году — январь, февраль, март, апрель;
• 🗓️ количество дней в не полностью отработанном декабре 2025 — 16,07 дня [29,3 / 31 × (31 − 14)];
• 🧮 средний дневной заработок — 1 773,21 ₽ [600 000 ₽ / (11 мес. × 29,3 дн. + 16,07 дн.)]. Значение больше минимального 924,68 ₽ (27 093 ₽ / 29,3), поэтому в расчет берем фактический средний заработок.

Отпуск составляет 15 дней, хотя фактически, за счет праздника, сотрудник отдохнет 16 дней. Дело в том, что праздничный день 9 мая по закону в количество календарных дней отпуска не включается и не оплачивается как день отпуска (ст. 120 ТК РФ). Подробнее про отпуска, на которые выпали праздники, рассказали в предпоследнем разделе этой статьи.

В 2026 году 11 мая также нерабочий день, на него был перенесен выходной с субботы 9 мая. Согласно Трудовому кодексу, когда нерабочий праздник совпадает с обычным выходным, выходной переносится на ближайший рабочий день. Перенесенные выходные включаются в количество календарных дней отпуска (письмо Роструда от 20.06.2024 № ПГ/11789‑6‑1).

Итого сумма отпускных равна 26 598,15 ₽ (1 773,21 ₽ × 15 дн.). На руки, за минусом НДФЛ 3 458 ₽ (26 598,15 ₽ × 13%), сотрудник получит 23 140,15 ₽.

Страховые взносы начисляем на сумму 26 598,15 ₽ «сверху». При расчете по общей ставке 30% они составят 7 979,45 ₽.

Как определить расчетный период по отпускным

Продолжительность расчетного периода зависит от того, сколько времени работает сотрудник у работодателя (п. 4 и 7 Положения № 540). Рассмотрим возможные варианты.

Сотрудник отработал больше года. В такой ситуации расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск.

Сотрудник недавно устроился на работу и отработал к началу отпуска меньше года. Тогда расчетный период определяется с даты приема на работу по месяц, предшествующий тому месяцу, в котором начинается отпуск.

Отпуск может начинаться авансом в месяце, когда сотрудника приняли на работу. Тогда расчетный период сформируют дни с даты трудоустройства до начала отпуска.

Какие дни нужно исключить из расчетного периода

Исключаются из расчетного периода:

• время, когда работник был в отпуске (оплачиваемом либо за свой счет);
• время командировок;
• время нахождения на больничных;
• время в отпуске по беременности и родам;
• простой в работе компании.

Полный список исключаемых дней можете посмотреть в пункте 5 Положения № 540. Суммы, начисленные за указанные периоды, не попадают в расчет отпускных.

Пример, как определить расчетный период, если в нем были исключаемые периоды

Сотрудник уходит в отпуск с 05.06.2026 по 20.06.2026 включительно. В расчетном периоде с 01.06.2025 по 31.05.2026 работник был на больничном в количестве 14 календарных дней в декабре 2025. Эти 14 дней не учитываются при расчете отпускных. В сумму выплат за расчетный период не войдет пособие по указанному больничному листу.

Что делать, если весь расчетный период состоит из исключаемых периодов

Бывает, весь расчетный период нужно исключить. Тогда нужно смотреть: работал сотрудник у работодателя до расчетного периода или нет. Если работал, для расчета отпускных берите 12 месяцев, которые предшествуют расчетному периоду (п. 6 Положения № 540).

Если весь расчетный период исключили, а до него сотрудник не трудился у этого конкретного работодателя, в расчет пойдут дни того месяца, в котором сотрудник отправляется на отдых. Дату начала отпуска не включайте в период, который принимаете за расчетный (п. 7 Положения № 540).

Какие суммы включать в расчет, а какие нет

Для расчета среднего заработка берите доходы, которые работник получил в рамках трудового договора (п. 2 Положения № 540). А именно:

• зарплату по тарифу, окладу, сдельную, в неденежной форме;
• гонорары, авторское вознаграждение;
• премии, денежные поощрения, надбавки, доплаты.

Не включаются в расчет:

• пособия по временной нетрудоспособности;
• пособия по беременности и родам;
• отпускные;
• командировочные;
• материальная помощь;
• вознаграждения по гражданско‑правовым договорам (ГПД);
• оплата обучения, путевок, возмещение за обеды;
• прочие суммы, которые не являются частью оплаты труда.

Какие лимиты нужно соблюдать при расчете отпускных

Среднедневной заработок для расчета отпускных не должен быть ниже дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Условие — сотрудник полностью отработал норму рабочего времени в расчетном периоде и выполнил свои трудовые обязанности (п. 18 Положения № 540)

На сегодняшний день минимальный порог среднего заработка в день — 924,68 ₽ (27 093 ₽ / 29,3). Если фактический среднедневной заработок меньше минимума, то нужно считать отпускные по среднему дневному заработку из МРОТ.

В ситуации, когда сотрудник работает неполное рабочее время, величину МРОТ определяйте пропорционально отработанному времени.

Средний заработок может оказаться ниже МРОТ, если после начала отпуска законодатели установили новый повышенный размер МРОТ. Тогда отпускные за дни после повышения показателя нужно доплатить.

Чтобы не занизить сумму отпускных, доверьте расчет программе. Онлайн-бухгалтерия Saby сравнивает фактический и минимальный заработок и, если нужно, делает расчет из МРОТ:

Как платить НДФЛ с отпускных

НДФЛ удерживается из отпускных в день выплаты. По‑прежнему по НДФЛ два расчетных периода и два срока уплаты налога:

• налог, который удержали с 1 по 22 число месяца, нужно уплатить в бюджет до 28 числа текущего месяца включительно;
• налог, который удержали с 23 по последнее число месяца, нужно уплатить в бюджет не позднее 5 числа следующего месяца.

Кроме того, надо подать в налоговую уведомление об исчисленных суммах НДФЛ. Сроки соответственно:

• не позднее 25 числа включительно (для начислений с 1 по 22 число месяца);
• 3 число следующего месяца (за начисления с 23 по последнее число месяца).

👉 Особенности НДФЛ при АУСН

Отпускные в 6‑НДФЛ

В расчете 6‑НДФЛ нужно отразить только выплаченные отпускные. Просто начисленные, но еще не выплаченные, отражать не нужно (подп. 1 п. 1 ст. 223, пп. 3 и 4 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Отпускные при переходящем отпуске (когда отдых начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) отражаются в расчете 6‑НДФЛ так же, как и обычные отпускные — по факту выплаты денег работнику.

Как платить взносы по отпускным

Начисляйте страховые взносы на отпускные в том месяце, в котором начисляете сами отпускные (п. 1 ст. 421 и п. 1 ст. 424 НК РФ). Используйте те же тарифы, по каким считаете зарплату.

👉 Условия пониженных взносов для приоритетных отраслей

Платите взносы с отпускных по итогам месяца начисления. Сроки:

• по единому тарифу в ФНС — 28 число;
• в Соцфонд на травматизм — 15 число.

Отпускные в отчетах по взносам

В РСВ отпускные отражаются в общей базе начислений в обычном порядке (в разделе 1 и приложениях к нему, а также в разделе 3).

В отчете о персонифицированных сведениях, который сдаете в налоговую, отпускные включаются в строку 070.

В отчете ЕФС‑1, в сведениях о взносах на травматизм, начисленные суммы отражаются в разделе 2 в базе для исчисления взносов.

Можете подробно прочитать про РСВ, перссведения, сведения о взносах на травматизм, чтобы понять, как заполнять бланки.

Как отражать отпускные в учете

Налоговый учет

ОСНО. У организаций сумма отпускных включается в расходы на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ).

У ИП на общей системе отпускные также включаются в расходы и уменьшают НДФЛ с доходов предпринимателя. Причем сам предприниматель в отпуск официально уходить не может. Право на отпуск есть у работников предпринимателя.

УСН. Отпускные учитываются на объекте «Доходы минус расходы» на дату их выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

АУСН. Отпускные учитываются на объекте «Доходы минус расходы» на дату их выплаты (ст. 8 Закона от 25.02.2022 № 17‑ФЗ).

ЕСХН. Расходы на отпуск учитываются по кассовому методу, как и на УСН. То есть отпускные должны быть не просто начислены, но и выплачены (подп. 2 п. 5 ст. 346.5 НК РФ).

Бухгалтерский учет

Счет, на котором будете собирать затраты на отпуск, выбирайте в зависимости от того, где работает сотрудник, который уходит в отпуск. Например, используйте:

• счет 20 — если работник трудится на производстве;
• 08 — если сотрудник ведет установку (строительство) основных средств;
• 26 — если отпускник — руководитель фирмы.

Схема учета связана с тем, формирует компания резерв по отпускам или нет.

В бухгалтерском учете резерв на отпуск обязаны формировать все компании, кроме тех, кто имеет право вести упрощенный учет. Бухгалтерская программа Saby поможет сформировать резервы по отпускам. В налоговом учете резерв на отпуск могут создавать компании на ОСНО по желанию, если применяют метод начисления (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).

Бухгалтерская программа Saby автоматически формирует все нужные проводки. Счета для отражения затрат выбираете в программе один раз: оптом для всех (части) сотрудников или по отдельным сотрудникам. При необходимости можно оформить отпуск с другого затратного счета.

При повышении окладов и тарифных ставок Saby проиндексирует средний заработок для расчета отпускных, как того требует действующий порядок (п. 16 Положения № 540):

Как оплачивать отпуск, если на него выпадают праздники

Официальные федеральные праздники прописаны в ст. 112 ТК РФ. Например, 12 июня — День России, а 4 ноября — День народного единства. Региональным законом могут быть предусмотрены региональные праздничные дни.

Оплата отпуска, на который выпадают праздники, зависит от того, как написано заявление на отдых (ст. 120 ТК РФ). Возможны две ситуации.

• Ситуация 1. Отпуск взят на определенное количество дней, без указания даты окончания отдыха. В таком случае праздничные дни не входят в отпуск, а продлевают его.

  Сотрудник написал заявление на отпуск с 27 апреля 2026 на 14 календарных дней. 1 и 9 мая — официальные нерабочие праздничные дни. Значит, отпуск продлевается на 2 дня. 11 мая — это перенесенный выходной день, он не продлевает отпуск. Выйти на работу, с учетом выходных и праздников, нужно не 12 мая, а 14 мая.
  

  Фрагмент календаря 2026

• Ситуация 2. Отпуск оформлен на конкретные даты. В этой ситуации праздники не продлевают отпуск, а просто не учитываются в числе отпускных дней и не оплачиваются как отпуск.

  Сотрудник взял отпуск с 27 апреля по 10 мая 2026. Праздничные дни 1 и 9 мая не учитываются в числе отпускных дней и не оплачиваются как отпуск. Сотрудник должен выйти на работу 12 мая, так как 11 мая — законный выходной (перенесен с 9 мая). Количество дней отпуска официально составит 12 дней, хотя фактически — за счет праздников — сотрудник отдохнет 14 дней.

• Еще пример:

  Ситуация № 1	Ситуация № 2
  Отпуск на определенное количество дней	Отпуск на конкретные даты
  Сотрудник написал заявление на отпуск...
  ...с 4 июня на 14 дней	...с 4 до 17 июня включительно
  12 июня — официальный нерабочий праздничный день. Значит, этот день не учитывается при расчете дней отпуска. Перенесенных выходных нет. В любом случае все выходные (и обычные, и перенесенные) включаются в период отпуска и в оплату за него.
  Итого...
  ...сотрудник использует 14 календарных дней отпуска, а отдыхать будет 15 дней: с 4 до 18 июня включительно	...сотрудник использует 13 календарных дней отпуска, а отдыхать будет 14 дней: с 4 до 17 июня включительно