Поручение экспедитору: зачем нужно, как заполнить и когда переходить на электронный формат

Денис Малышев

эксперт по автоматизации логистики, ведет канал про ЭПД

Поручение экспедитору — это документ, в котором заказчик фиксирует задание экспедитору на перевозку груза. В нем уточняются необходимые детали: что за груз везут и какие условия для него требуются, когда принять его на доставку и кому передать. С 1 сентября 2026 оформлять экспедиторское поручение можно только в электронном виде. В статье расскажем, из чего состоит поручение экспедитору, как его заполнить и как начать обмен в цифровом формате.

Содержание

• Что такое экспедиторское поручение
• Какие реквизиты должно содержать экспедиторское поручение
• Как заполнить поручение экспедитору
• Какие документы сопровождают экспедиторское поручение
• Что такое электронное поручение экспедитору
• Как оформить электронное поручение экспедитору
• Частые вопросы о поручении экспедитору

Что такое экспедиторское поручение

Поручение экспедитору — обязательный документ при заключении договора транспортной экспедиции. Без него экспедитор не может приступить к выполнению своих обязанностей.

Документ содержит полные данные о грузе и условиях его перевозки, а также позволяет:

• зафиксировать договоренности сторон и перечень оказываемых услуг;
• заранее согласовать условия перевозки и закрепить сведения о грузе и маршруте;
• распределить ответственность;
• перенести полученные данные в сопутствующие документы;
• использовать документ как доказательство в случае судебных разбирательств.

Экспедиторское поручение бывает двух видов:

• Разовое — для доставки единичной партии груза.
• Регулярное — для постоянных поставок с повторяющимися условиями. Дополнительно в таком поручении можно указать график поставок.

Какие реквизиты содержит поручение экспедитору

Экспедиторское поручение состоит из обязательных и необязательных реквизитов:

Поручение экспедитору создает и заполняет заказчик перевозки — клиент. Он же заверяет документ своей подписью и несет ответственность за достоверность внесенных данных.

Экспедитор должен рассмотреть поручение в срок, о котором стороны договорились заранее и который прописали в договоре транспортной экспедиции, а затем направить заказчику подтверждение или обоснованный отказ. Экспедитор приступает к исполнению поручения только после того, как заказчик получит подтверждение.

На любом этапе перевозки клиент вправе отозвать поручение — для этого он заполняет соответствующий документ. В таком случае клиент обязан возместить экспедитору расходы, который тот понес, исполняя поручение.

Как заполнить экспедиторское поручение

Экспедиторское поручение составляют в бумажном или электронном виде. На бумаге оформляют два экземпляра — для заказчика и для экспедитора. Образец готового бланка можно скачать из приложения к Порядку оформления экспедиторских документов. Разберем подробнее, как заполнить поля.

Какие документы сопровождают поручение экспедитору

При работе с экспедиторским поручением понадобятся также следующие документы:

• Договор транспортной экспедиции — обязательный первичный документ.

• Экспедиторская расписка — подтверждает, что экспедитор получил груз от заказчика или грузоотправителя.

• Складская расписка — нужна, если экспедитор принимает груз на временное хранение.

• Транспортная накладная — подтверждает передвижение груза. О том, как экспедитору работать с ЭТрН, читайте в другой статье.

• Договор перевозки — заключается между экспедитором и перевозчиком. Про него рассказали здесь.

Что такое электронное поручение экспедитору

Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ) — это электронный перевозочный документ, разработанный ФНС России. Для работы с цифровым форматом поручения необходимо подключиться к оператору ЭПД — он предоставит личный кабинет и программную среду для комфортного и безопасного обмена.

С 1 сентября 2026 экспедиторскими документами можно будет обмениваться только электронно, форматы проходят согласование. Известно, что экспедиторское поручение будет состоять из двух обязательных титулов, то есть файлов обмена:

• Титул клиента — заказчика перевозки. Он соответствует бумажному бланку поручения экспедитору. Если клиент — юрлицо или ИП, он подписывает файл усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Если же он или его уполномоченный — физлица, достаточно усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).
• Титул экспедитора. Представляет собой уведомление о согласовании поручения. Экспедитор подписывает файл с помощью УКЭП, а его уполномоченное физлицо — УНЭП.

Также есть один опциональный файл — титул об отзыве поручения экспедитору и обязательстве возместить его фактические расходы. Клиент вправе сформировать такой файл на любом этапе перевозки.

Как оформить электронное поручение экспедитору

Заполнение и подписание электронного поручения происходят в личном кабинете оператора, в Saby TMS это выглядит так:

Шаг 1. Заказчик создает поручение, заполняет данные об экспедиторе и условиях перевозки. Строку «Клиент» вручную заполнять не нужно, система сделает это автоматически.

Если хотите уведомить участников перевозки о доставке, кликните «+ Добавить»

Если требуется хранение груза на складе экспедитора, кликните галочку «экспедитор принимает груз во владение»

Можно добавить сопроводительные документы, выбрать транспорт из справочника и указать специальные условия

Шаг 2. Заказчик кликает «Отправить» и подписывает документ электронной подписью.

Шаг 3. Экспедитор получает электронное поручение. Если он готов взять заказ, нажимает «Утверждение → Подписать». Если не согласен, то кликает «Отклонить».

Заказчик может отслеживать статус документа в режиме онлайн. Когда экспедитор согласует или отклонит поручение, заказчику придет соответствующее уведомление.

После того как экспедитор утвердил поручение, его можно отозвать. Для этого заказчику нужно перейти в раздел «Документы → Исходящие», найти нужное поручение экспедитору, кликнуть «Отозвать» и заверить свое решение электронной подписью.