Наблюдатель в ЭТрН: кто это, как контролирует перевозку и зачем его добавлять

Кто такой наблюдатель в ЭТрН

Наблюдатели в ЭТрН — это компании или ИП, которые не участвуют в перевозке, но могут отслеживать статус электронной транспортной накладной. Понятия «наблюдатель» в транспортном законодательстве нет, это отраслевой термин. В правилах обмена для них предусмотрен термин «иной получатель». Возможность добавлять наблюдателей регламентирует Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.

Наблюдатель в ЭТрН возникает, когда третье лицо не принимает непосредственное участие в доставке, но заинтересован в контроле над ней: чтобы груз дошел в целости, а все участники подписали документ.

С 1 сентября транспортная накладная перешла на обязательный электронный формат. У всех участников обмена и заинтересованных лиц должны быть четкие роли — от этого зависит объем их полномочий. ФНС, Ространснадзор, Минтранс и другие контролирующие органы отслеживают правильность заполнения ЭТрН через ГИС ЭПД — систему, в которую попадают все электронные перевозочные документы.

Какие полномочия у наблюдателя в ЭТрН

Функционал наблюдателя в ЭТрН ограничен. Он вправе просматривать информацию в документе, но не может совершать действия, которые влияют на содержание накладной. Объем доступных данных может отличаться в зависимости от настроек конкретной программы для работы с электронными перевозочными документами (ЭПД), но обычно он выглядит так:

Присутствие наблюдателя никак не влияет на работу остальных участников перевозки. Они заполняют и подписывают транспортную накладную в стандартном порядке.

Как наблюдателям начать работать с ЭТрН

Чтобы просматривать электронную транспортную накладную, наблюдателю потребуется система для работы с ЭПД. Как ее подключить:

1. Выбрать оператора ЭПД. Он настроит программную среду, в которой работают участники грузоперевозки и наблюдатели. Взаимодействовать с ЭТрН и другими электронными перевозочными документами можно только через операторов, аккредитованных Минтрансом. Среди них — «Тензор», разработчик системы Saby для работы с ЭПД.

2. Установить программу для работы с ЭТрН. В Saby отслеживать движение накладной можно через личный кабинет на компьютере или мобильное приложение на смартфоне.

   Также можно внедрить интерфейс ЭТрН в свою учетную систему. Для 1С и SAP есть готовые расширения, а для других программ — персональная интеграция по API.

3. Настроить рабочую среду. Например, для начала работы в Saby нужно зарегистрировать аккаунт, заполнить данные о своей организации и добавить сотрудников, которые также смогут просматривать ЭТрН. Подробнее о настройке личного кабинета рассказали в видеоинструкции.
4. Оформить обязательство грузоотправителя внести организацию или ИП наблюдателем в ЭТрН. Например, это можно сделать в формате допсоглашения, приложения к договору между организациями или прописать такое обязательство прямо в договоре.

Наблюдатель не платит оператору за просмотр ЭТрН, так как не подписывает документ. Соответственно, оформлять электронные подписи ему тоже не нужно.

Если же компания или ИП становится полноправным участником обмена — например, отправляет грузы, — необходимо оплатить лицензию на работу с перевозочными документами. Исключение — грузополучатели, в Saby они подписывают ЭТрН бесплатно.

Кто может быть наблюдателем в ЭТрН

В качестве наблюдателя в накладной могут выступать компании или ИП, которые заинтересованы в контроле за передвижением груза. Например:

• Экспедиторы-агенты. Они не принимают груз во владение и заключают договор с перевозчиком от имени клиента, поэтому не могут быть грузоотправителем и напрямую работать с транспортной накладной. Чтобы экспедитор мог координировать процесс доставки и следить за статусом документа, фактический отправитель (например, владелец товара) должен сделать его наблюдателем в ЭТрН.

  Если экспедитор принял груз во владение, он не может быть наблюдателем, так как уже работает с электронной транспортной накладной как грузоотправитель. Его объем полномочий позволяет не только просматривать, но и заполнять и подписывать документ.

• Грузовладелец, который не является отправителем. Как правило, это клиент экспедитора, принявшего груз во владение. Экспедитор может добавить фактического владельца в качестве наблюдателя ЭТрН, чтобы он не потерял контроль за движением груза.
• Страховая компания. Ей нужен доступ к ЭТрН, чтобы фиксировать наступление страховых случаев по ходу движения груза.
• Банки-залогодержатели и факторинговые компании. Им важно убедиться в легальности перевозки и перевести деньги клиенту сразу после завершения доставки, когда грузополучатель подтвердит выдачу в ЭТрН.
• Бухгалтерские фирмы. Они увидят, когда груз будет доставлен и все участники перевозки подпишут транспортную накладную, и смогут оформить документы для отчетности.
• Головная компания. Ее включают в ЭТрН в качестве наблюдателя, чтобы предоставить контроль за внутренней логистикой своего холдинга.
• Платформы-агрегаторы для автоматизации грузоперевозок. Они могут запросить доступ на просмотр накладной, чтобы корректно отображать статус перевозки в своей системе.

Как добавить наблюдателя в ЭТрН

Указать наблюдателя в ЭТрН может грузоотправитель или лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП). Сделать это нужно до подписания документа. Добавить можно одного или несколько дополнительных получателей. Как добавить наблюдателя в ЭТрН в Saby:

Шаг 1. Перейдите в раздел «ЭТрН». Откройте черновик транспортной накладной либо создайте новую.

Шаг 2. Кликните на значок 👥 справа и выберите дополнительных получателей. Они отобразятся в шапке документа.

Шаг 3. Подпишите и отправьте ЭТрН. Документ получат контрагенты, которые участвуют в перевозке, и наблюдатели.

ЭТрН и другие перевозочные документы — в Saby

• Трехсторонний роуминг: бесшовный обмен со всеми операторами
• Мобильное приложение: просматривайте и подписывайте ЭПД без привязки к ПК
• Работа в условиях ограничений: Saby входит в «белый список»

Оставить заявку