Облако или свой сервер для КЭДО: где бизнесу лучше хранить данные
Кадровый специалист утром приходит на работу, включает компьютер и не может открыть ни одного документа. Неважно, в систему проник вирус или «полетел» диск, для бизнеса результат один — работа остановилась. В этот момент становится критически важным, есть ли резервная копия и сколько времени понадобится, чтобы вернуться к работе. Иначе компания рискует финансами и репутацией.
В статье поговорим о том, где лучше хранить данные, если внедряете кадровый электронный документооборот, чем отличаются SaaS и собственный сервер, сравним их и покажем на реальном кейсе, как данные в Saby помогли компании восстановить утраченные кадровые документы и избежать штрафов после сбоя локальной системы.
Кратко
- Свой сервер дает прямой контроль, но компания сама оплачивает оборудование, организует защиту, обеспечивает обновление системы, резервные копии и восстановление, разрабатывает политику безопасности, проводит аттестацию оборудования и сотрудников.
- Свой сервер оправдан, если у компании есть опытная ИТ‑команда, специалисты по информационной безопасности и резервная площадка.
- В SaaS — сторонней программе, размещенной в облаке, — инфраструктурой и сервисом занимается провайдер. Клиент отвечает за учетные записи, права сотрудников и безопасность их устройств. Для многих компаний SaaS проще и экономически разумнее.
- Надежность облака нужно проверять: изучите закрепленный в договоре уровень доступности, резервную инфраструктуру и копии, сроки восстановления, защиту от атак и условия выгрузки данных.
- Кейс реальной компании показывает, как данные из облака Saby помогли компании провести сокращения без нарушений и избежать штрафов после сбоя локальной системы.
Облачные технологии или свой сервер: в чем разница
Свой сервер — оборудование и программное обеспечение, которыми управляет сама компания. Сервер может стоять в офисе или профессиональном дата-центре. Компания сама отвечает за его настройку, обновление, защиту, резервные копии и восстановление после сбоев либо нанимает для этого подрядчика.
Облачные технологии делятся на два основных типа: IaaS и SaaS. В первом случае (IaaS) компания арендует у провайдера «железо» и сети. Провайдер следит за исправностью оборудования, а клиент сам устанавливает и настраивает программы. Во втором случае (SaaS) пользователь просто подключается через интернет к готовому приложению по подписке. Ему не нужно ничего устанавливать на свой компьютер или следить за работой серверов.
У каждого варианта есть свои преимущества, ограничения и требования к компании. Чтобы увидеть различия, сравним собственный сервер и SaaS по одинаковым критериям: расходам, масштабированию, защите данных, требованиям к команде и скорости восстановления.
Облако или свой сервер: что лучше для КЭДО
Сравним зрелый SaaS-сервис и локальную систему, которую компания обслуживает самостоятельно. Под зрелым SaaS мы понимаем сервис с резервированием, постоянным мониторингом, регламентами восстановления и понятным разделением ответственности. Если компания потратила огромный бюджет и построила собственную инфраструктуру такого же уровня, различия будут менее заметны.
| Критерий | Свой сервер | Зрелое SaaS-облако |
| Расходы | Компания оплачивает оборудование, лицензии, работу специалистов, резервные мощности, обслуживание и замену техники | Основные расходы заранее известны и зависят от тарифа. Дополнительно могут оплачиваться услуги сверх базового тарифа |
| Масштабирование | Для увеличения мощности может потребоваться покупка и настройка оборудования | Ресурсы обычно можно увеличить быстрее, чем при самостоятельной покупке оборудования, но у сервиса могут быть тарифные и технические ограничения |
| Обновления ПО | Компания самостоятельно планирует обновления, проверяет совместимость и устраняет возникшие проблемы | Провайдер обновляет сервис централизованно |
| Резервное копирование | Компания сама организует резервное копирование, хранит копии отдельно от основной системы и регулярно проверяет возможность восстановления данных из резервной копии | Провайдер создает резервные копии по установленному регламенту |
| Защита от DDoS- и сетевых атак | Компания подключает защиту у оператора связи или специализированного подрядчика и настраивает ее под свою инфраструктуру | Провайдер и операторы связи фильтруют вредоносный трафик на уровне сети и сервиса |
| Физическая безопасность | Компания защищает оборудование, системы электропитания и охлаждения, а также каналы связи | Надежность зависит от схемы резервирования внутри ЦОДа |
| Мониторинг и реакция 24/7 | Требуются дежурства или внешний центр мониторинга | Круглосуточный мониторинг и сроки реакции на внештатные ситуации, закрепленные в договоре провайдера |
| Роли, журналы действий и многофакторная аутентификация (MFA) | Нужно, чтобы в штате были локальные специалисты, способные настроить безопасную систему аутентификации | Инструменты предоставляет сервис, а клиент настраивает роли, правила доступа и MFA, контролирует журналы действий |
| Зависимость от интернета | Система работает локально, все необходимые опции доступны независимо от наличия интернета (исключая интеграции с внешними системами) | Для доступа обычно нужен стабильный интернет |
| Гибкость системы | Систему сложно дорабатывать, нестандартные изменения усложняют обновления и поддержку | Возможности зависят от архитектуры сервиса, но часто у провайдеров есть ресурс для изменений и настройка под задачи конкретной компании |
| Требования к команде | Нужны специалисты по инфраструктуре, безопасности, резервированию и восстановлению | Большую часть эксплуатации ведет провайдер |
| Скорость восстановления | Зависит от технических специалистов в компании, их компетенций и возможностей | Зависит от архитектуры и регламентов провайдера. Для оценки используют два ключевых показателя: RPO и RTO. RPO показывает, данные за какой максимальный период могут быть потеряны; RTO — целевое время восстановления. Обязательными эти показатели становятся, если закреплены в договоре или SLA |
| Источник питания | Компания должна самостоятельно позаботиться о наличии дополнительного источника питания для сервера при авариях, отключениях света, форс-мажорах | У провайдера есть не менее одного резервного источника питания и дополнительное автономное оборудование для внештатных ситуаций |
Собственный сервер дает больше прямого контроля, но надежная локальная инфраструктура — это не один компьютер в запертой комнате. Нужны резервные мощности, копии вне основного контура, защита каналов, круглосуточный мониторинг и специалисты, которые обслуживают систему. Всё это компания оплачивает и организует сама.
В SaaS всю работу выполняет провайдер. Поэтому для многих компаний зрелое облако проще и экономически разумнее. Но сравнивать нужно предложения конкретных поставщиков: облачную архитектуру, договор, команду, меры защиты и порядок восстановления.
В Saby облачные сервисы работают в собственном центре обработки данных. Критичные системы продублированы, за их состоянием круглосуточно следят специалисты, а оборудование защищено от перебоев с электричеством, связью и охлаждением. Подробнее о том, как устроены хранение и защита данных, читайте на странице ЦОД Saby.
От чего надо защищать корпоративные данные
Кибератаки становятся массовыми и сложными, а зависимость бизнеса от цифровых систем растет. Поэтому защита данных — давно не узкая задача ИТ-отдела, а условие непрерывной работы компании. Последствия зависят от сферы бизнеса: компания не сможет вовремя сдать отчетность и рискует получить штраф, производство — выпустить продукцию, а гипермаркет — принять товар или обслужить покупателей. При этом опасность исходит не только от злоумышленников. Данные можно потерять из-за технических сбоев или человеческих ошибок. Вот основные риски:
- DDoS-атака. Злоумышленники создают поток запросов, который перегружает систему и мешает обычным пользователям войти в нее. Такая атака прежде всего влияет на доступность. Она сама по себе не означает, что данные украли или уничтожили.
- Взлом и вредоносные программы. Данные могут быть испорчены или украдены.
- Отказ оборудования. Компьютеры, сетевые устройства и другие компоненты ломаются.
- Проблемы с электричеством и связью. Без резервного питания и второго канала сервер может быть исправен, но недоступен.
- Ошибки и злоупотребления сотрудников. Человек может удалить данные, передать пароль, открыть фишинговое письмо или сохранить доступ после увольнения.
- Непримененные обновления. Если уязвимости вовремя не закрывать, ими могут воспользоваться злоумышленники.
- Хранение копии там же, где хранятся основные данные. Безопаснее разделить хранилища. Помимо отдельного хранения, резервная копия должна быть защищена от изменений и удаления. Компания или провайдер должны регулярно проверять, что данные из копии действительно можно восстановить.
Обычно информационную безопасность рассматривают с трех сторон: конфиденциальность, целостность и доступность данных. Для бизнеса важно добавить к ним еще один практический вопрос — сможет ли компания восстановить данные и продолжить работу после серьезного инцидента.
Хотите построить систему защиты персональных данных в компании?
Можно потратить время на самостоятельное изучение и всё равно где-нибудь ошибиться, а можно пройти курс от Академии Saby и вместе с экспертом:
- быстро разобраться в требованиях законодательства;
- внедрить все необходимые документы: уведомления, приказы, положения, согласия, журналы по готовым шаблонам и образцам от эксперта;
- организовать понятный порядок действий при запросах, проверках Роскомнадзора и инцидентах.
Как облако Saby помогло восстановить данные компании: реальный кейс
Наш клиент — компания, название которой мы не можем раскрыть в рамках обязательств о неразглашении. Это немецкая розничная сеть формата cash & carry: крупные торговые центры для оптовых и частных покупателей. В России компания работала с 2008 года. На момент проекта сеть объединяла 11 гипермаркетов в Москве, Московской области и пяти регионах страны, а в переходе на кадровый электронный документооборот участвовали 1 500 сотрудников.
Что произошло. После смены собственника новый владелец объявил о реорганизации бизнеса. До закрытия четырех торговых центров и увольнения 400 сотрудников оставалось две недели. В этот момент локальный сервер компании пострадал в результате хакерской атаки. Данные сотрудников в локальной системе оказались недоступны.
Потеря данных создала риск нарушить правила увольнения. Потенциальные последствия — нарушение сроков увольнения, восстановление работников через суд, дополнительные выплаты и административные штрафы.
Как помог Saby. Кадровые документы, которые уже находились в Saby, сохранились в облаке. С их помощью компания восстановила кадровый документооборот и сведения об остатках отпусков. За 14 дней оформили все необходимые увольнения и окончательные расчеты для 400 сотрудников — без перезапуска процедуры ликвидации подразделений.
Что показывает кейс. Если бы кадровая информация не дублировалась в облако, компания понесла бы существенные убытки. Любая задержка могла привести к штрафам, неустойкам и дополнительным расходам. Восстановление документов из облака помогло уложиться в сроки и избежать финансовых потерь.
Почему SaaS дешевле, чем собственный сервер, при том же уровне надежности
На первый взгляд собственный сервер может показаться более выгодным: компания один раз покупает оборудование и дальше пользуется им. Но, чтобы внутренняя система работала без длительных остановок и не потеряла данные при аварии, придется создать целую инфраструктуру и постоянно ее обслуживать.
При сопоставимом уровне надежности SaaS часто обходится дешевле. Провайдер распределяет расходы на оборудование, защиту и специалистов между многими клиентами, а каждая компания платит за использование готового сервиса.
Вот на чем бизнес может сэкономить, выбирая облачное решение:
- Серверы и место для данных. Не нужно заранее покупать оборудование с запасом мощности, расширять систему хранения и регулярно менять быстро устаревающую технику.
- Резервная инфраструктура. Для надежной работы недостаточно делать копии на том же сервере. Их нужно хранить отдельно, а критичные мощности — дублировать. В SaaS этим занимается провайдер.
- Электричество, интернет и охлаждение. Собственной серверной нужны резервное питание, несколько каналов связи и система охлаждения. Иначе исправное оборудование может стать недоступным из-за отключения электричества, перегрева или проблем у интернет-провайдера.
- Физическая защита. Серверы необходимо охранять от кражи, повреждения, пожара и постороннего доступа. В облаке за безопасность площадки отвечает провайдер.
- Команда специалистов. Собственную инфраструктуру нужно круглосуточно контролировать, обновлять и восстанавливать после сбоев. Для этого требуются системные администраторы и специалисты по информационной безопасности. В SaaS основную техническую работу выполняет команда поставщика.
- Защита от сетевых атак. Компании не нужно самостоятельно покупать и настраивать решения по сетевой безопасности, например защиту от DDoS-атак, при которых поток вредоносных запросов делает систему недоступной.
Итоговая стоимость зависит от тарифа, числа пользователей, объема данных и необходимых доработок. Поэтому сравнивать нужно не цену сервера и подписки, а все расходы за несколько лет: оборудование, лицензии, защиту, резервирование, работу специалистов и восстановление после сбоев.
При этом у облака остаются собственные риски: временная недоступность провайдера, зависимость от интернет-соединения, компрометация учетной записи и сложности при переходе в другую систему. Поэтому нужно тщательно проверять провайдера перед заключением договора, чтобы минимизировать возможные риски.
10 вопросов провайдеру КЭДО перед заключением договора
Внутри: какие лицензии и документы запросить, как проверить удостоверяющий центр, какие настройки безопасности попросить показать на демо, какие вопросы задать, чтобы не объясняться с Роскомнадзором
Переход в облако не означает, что компания полностью передает провайдеру ответственность за безопасность.
Провайдер защищает свою инфраструктуру и приложение, следит за доступностью, устанавливает обновления, отражает атаки в своем контуре и восстанавливает сервис в пределах договорных обязательств.
У клиента остаются свои задачи:
- включить многофакторную аутентификацию там, где она доступна;
- выдавать сотрудникам только необходимые права и регулярно их пересматривать;
- сразу отключать доступы уволенным сотрудникам;
- защищать рабочие компьютеры и телефоны;
- обучать команду распознавать фишинг и другие приемы обмана;
- контролировать интеграции, ключи и токены доступа;
- знать, кому звонить и что делать, если сервис или интернет временно недоступен.
Провайдер берет на себя технический контур, но не может решить, кому из сотрудников действительно нужен доступ к зарплатам, паспортным данным или кадровым документам.
Как проверить надежность SaaS-провайдера
Самостоятельно проверить надежность SaaS-провайдера сложно, если в компании нет сильной ИТ-команды: многое скрыто за техническими терминами и условиями договора. Чтобы было проще разобраться, задайте поставщику вопросы из таблицы и сравните его ответы с признаками надежного сервиса.
| Вопрос | Плохой ответ | Хороший ответ |
| Где размещаются и обрабатываются данные? | «Данные хранятся в надежном облаке» — без места размещения, условий и подтверждающих документов | Провайдер называет страну и регион размещения, тип площадки, правила доступа и документ, где это закреплено |
| Как выглядит соглашение об уровне обслуживания между заказчиком и исполнителем (Service Level Agreement, или SLA)? Какой уровень доступности сервиса закреплен и что именно он измеряет? | На сайте указан высокий процент доступности, но в проекте договора нет ни методики расчета, ни ответственности | Провайдер объясняет, для каких функций действует SLA, что считается простоем, как его считают и что будет при нарушении |
| Как выглядит процесс создания резервных копий данных? | «Копии делаем регулярно» — без графика, места хранения и времени восстановления | Указаны частота, срок хранения копий, а также временные рамки восстановления |
| Как сервис защищается от DDoS, взлома и вредоносных программ? | «Нас невозможно взломать» или другие общие обещания без описания мер и процесса реагирования | Провайдер перечисляет меры защиты, мониторинг, порядок обнаружения и локализации атак, а также может предоставить резервные каналы доступа в случае атаки на основной канал |
| Есть ли вход с дополнительным подтверждением, гибкие роли и журнал действий? | Вход только по паролю; права нельзя точно настроить, а действия пользователей не видны | Можно включить дополнительную проверку при входе, выдать доступ по ролям, быстро отключить сотрудника и увидеть в журнале, кто и что сделал |
| Чем подтверждаются меры защиты? | «Всё соответствует закону» — без документов либо с просроченными или не относящимися к сервису подтверждениями | Провайдер называет применимые лицензии, аттестаты, сертификаты и проверки; документы актуальны и относятся именно к этому сервису |
| Как сообщают об инцидентах и реагирует поддержка? | Есть только общий адрес поддержки; сроки, ответственные и порядок уведомления не определены | Определены каналы связи, сроки первой реакции, порядок уведомления, ответственные и разбор причин после инцидента |
| Как выгрузить данные и выйти из сервиса? | Выгрузка обещана «по запросу», но ее формат, срок, цена и порядок удаления данных не определены | Понятны форматы и состав выгрузки, сроки и стоимость, помощь при переносе и порядок удаления оставшихся копий |
Если поставщик отвечает общими словами и не закрепляет существенные условия в документах, руководитель не сможет оценить риск. Обещание «у нас надежно» не заменяет понятного регламента по основным инцидентам, схемы ответственности и проверенного плана восстановления.
15 пунктов о возможностях безопасности Saby
Памятка о безопасности кадрового электронного документооборота Saby: лицензиях, сертификатах и надежности поставщика. В ней можно узнать, как мы защищаем персональные данные, шифруем и храним документы на серверах компании
Кадровый ЭДО для 360 000 сотрудников «Магнита»
Почему «Магнит» выбирает Saby?
- Быстрый документооборот — безопасные цифровые подписи ускоряют работу с документами.
- Простые кадровые операции — перевод сотрудника внутри организации оформляется в один клик.
- Масштабируемая система — по мере необходимости можно подключать новые возможности: табелирование и учет рабочего времени, планирование и оформление отпусков, учет работы сотрудников с гибким графиком.
Что в итоге выбрать бизнесу: облако или свой сервер
Свой сервер оправдан, если компании нужен изолированный контур, она не может зависеть от интернета, использует глубоко доработанные системы или уже располагает зрелой ИТ- и ИБ-командой, резервной площадкой, а также регулярно проверяет восстановление.
Во всех остальных случаях зрелый SaaS практичнее. Бизнес получает готовую систему, а вместе с ней — инфраструктуру, обновления, мониторинг и специализированную команду. Это не отменяет риски, но снижает зависимость от одного сервера и делает дорогостоящие меры защиты доступнее.
Для тех, кому спокойнее, когда данные лежат на собственных серверах, мы создали Saby Archive. Сервис автоматически выгружает первичные и кадровые документы, отчетность и вложения из Saby на ваш компьютер или сервер. Можно сохранять все документы или только выбранные, а затем просматривать и скачивать их даже без интернета.
Saby Archive позволяет выбрать подходящий вариант хранения. В режиме резервного копирования документы остаются и в облаке, и в локальном архиве. В режиме сервера хранения данных файлы хранятся на вашем сервере без копирования в облако, при этом работать с ними можно через личный кабинет Saby. Так вы сохраняете удобство облачного сервиса и организуете хранение файлов на своей инфраструктуре.
КЭДО в Saby: защита данных и контроль документов
- Защищенный доступ — права и роли определяют, какие документы доступны сотруднику.
- Контроль подписания — электронные подписи и возможность увидеть, кто согласовал и подписал документ.
- Надежная инфраструктура — резервное питание и охлаждение ЦОД, защита от кибератак и контроль систем 24/7.
Облако или свой сервер: частые вопросы
Облако безопаснее собственного сервера?
Зрелое облако обычно надежнее одиночного сервера в офисе: у провайдера есть резервирование, мониторинг и специализированная команда. Но локальная инфраструктура тоже может быть надежной, если компания постоянно вкладывается в нее и регулярно проверяет ее работоспособность.
Можно ли взломать облачный сервис?
Да. Абсолютной защиты не существует. Оценивайте, как поставщик предотвращает атаки, обнаруживает их, минимизирует ущерб и возвращает сервис в работу.
Может ли DDoS привести к потере данных?
DDoS прежде всего мешает пользователям получить доступ к системе. Сам по себе он не означает утечку или уничтожение информации, хотя может быть частью более сложной атаки.
Что произойдет при временной недоступности облака?
Это зависит от продукта и договора. В вашем соглашении об уровне обслуживания между заказчиком и исполнителем (SLA) должен быть прописан порядок уведомления, резервные сценарии и возможность временно работать другим способом.
Как восстанавливаются данные после сбоя?
Порядок зависит от продукта и договора. До подключения уточните частоту копирования, точки восстановления, RPO, RTO и то, какие действия потребуются от вашей команды.
Можно ли выгрузить данные или хранить локальную копию?
Возможность и формат выгрузки нужно проверить для конкретного сервиса до подписания договора. Это часть плана выхода из системы и восстановления после серьезного инцидента.
Кто отвечает за безопасность: провайдер или клиент?
Оба. Провайдер — за свой сервис и инфраструктуру. Клиент — за учетные записи, права, устройства, интеграции, обучение сотрудников и законность обработки данных. Подробнее об ответственности за персональные данные при утечках в КЭДО можно узнать в отдельной статье