HRM-платформа для 12 000 сотрудников агрокомплекса: кейс внедрения Saby

Почему агропромышленная компания перешла от бумаги к цифре

ГК «Агропромкомплектация» — одно из ведущих агропромышленных объединений с производственной вертикалью «от поля до прилавка». Специализируется на животноводстве, выпуске мясной и молочной продукции.

Производственные площадки и хозяйства холдинга расположены в четырех регионах, а торговые подразделения работают по всей Центральной России и на северо‑западе страны. В компании 12 000 сотрудников — это сотни кадровых операций и документов каждый день.

От бумажной бюрократии к цифровой скорости HR‑процессов

Внедрить

Внедрить

Почему решили перейти на КЭДО:

Сотрудники работают на фермах, заводах и в магазинах в разных регионах. Это дополнительные логистические затраты на передачу документов из рук в руки.

Предыдущая платформа ушла с рынка ИТ‑услуг. Компании требовалась срочная альтернатива для работы с кадровыми процессами.

Бумажные согласования затягивались до 2 недель. Сотрудники каждый раз тратили пару часов на визит в отдел кадров, а поиск документа затягивался до нескольких суток.

✅ «Агропромкомплектация» приняла решение внедрить Saby.

Гибкая настройка маршрутов без ИТ‑специалистов

В компании сложная управленческая структура: сотрудник и его руководитель могут работать в разных юридических лицах. Из‑за этого стандартные маршруты согласования кадровых документов не подходили — процессы требовали гибкой настройки под структуру холдинга.

Для этого в Saby использовали графический редактор маршрутов. С его помощью специалисты кадровой службы самостоятельно настраивают цепочки согласования и подписания документов без участия разработчиков.

Графический редактор для настройки процессов в Saby HRM

Если в процесс нужно добавить новый этап, подразделение или согласующего, изменения можно заранее протестировать на реальных данных в специальном аккаунте‑клоне.

Подписать документ в поле? Легко в пару кликов

Большая часть сотрудников работает на производстве, в полях, лабораториях. Удаленность производственных площадок и разница в графиках работы превращали каждый визит в отдел кадров в потерю рабочего дня или смены.

Чтобы сотрудники могли работать с документами дистанционно, в компании подключили мобильную версию Saby. Через приложение сотрудники оформляют заявления, отпуска, отгулы, переносят смены и подписывают кадровые документы без визита в офис.

Личный кабинет всегда доступен со смартфона, поэтому связаться с кадровой службой или подписать документы можно с любого рабочего места — даже в поле.

Решение оказалось доступным для сотрудников с разным уровнем цифровых навыков.

Вместо бумажного авансового отчета — фото чека

Раньше оформление командировок и авансовых отчетов требовало большого объема бумажных документов и ручной обработки данных. С Saby это работает без бумажных стопок. В системе сотрудник оформляет командировку, указывает статьи расходов: суточные, транспортные, оплату услуг подрядчиков.

Далее документ переходит в отдел бухгалтерии. Здесь Saby помогает ответственному специалисту быстро сформировать платежное поручение: данные автоматически подгружаются из учетной системы и направляются сотруднику на подписание.

Когда приходит время отчитаться по командировке, в системе уже готов авансовый отчет. Сотруднику остается лишь сфотографировать чеки. Saby распознаёт данные, считает расходы, собирает подписи и направляет в бухгалтерию. В итоге документы обрабатываются быстро и без ошибок.

Авансовый отчет в Saby

Ежегодный и социальный отпуск — без визита в кадры

Saby предупреждает сотрудника о ежегодном отпуске за две недели. Его можно посмотреть в мобильном приложении и подписать, а если потребуется — перенести. Руководителю видно, подходят ли новые даты, нет ли пересечения с коллегами.

Дополнительно «Агропромкомплектация» предоставляет сотрудникам социальные отпуска по разным основаниям:

• ЧАЭС;
• санаторно-курортное лечение;
• учебный;
• дни донора;
• выполнение гособязанностей;
• свадьба;
• 1 сентября и др.

Специалисты внедрения Saby поддержали этот функционал: сотрудник выбирает в системе подходящий вид отпуска, подписывает, а бухгалтер сразу видит документ в своей учетной системе.

Экзит-интервью для удержания персонала

Для компании важно мнение сотрудников, которые планируют сменить место работы. HR‑специалисты предлагают пройти интервью, чтобы выяснить причины и выявить системные проблемы, которые могли повлиять на решение.

Для этого в Saby настроили механизм скрытия отдельных полей документа: комментарий сотрудника доступен только HR‑специалистам и не отображается руководителю.

Зачем это нужно:

• сотрудники дают более честную обратную связь;
• компания получает пул данных об истинных причинах увольнений;
• HR-специалист может предложить ценному сотруднику другое место работы в рамках компании.

Какие процессы перевели на КЭДО

Что говорят в «Агропромкомплектации»

Вероника Кибирева, исполнительный директор

Вероника Кибирева, исполнительный директор

Нам требовалось найти замену прошлому оператору. Выбирали тщательно. Выбор пал в пользу Saby. Что привлекло в продукте? Это быстрая миграция процессов, безопасность системы, подтвержденная ФСБ, и мощная функциональность. В итоге мы получили функции, которых не было у предыдущего оператора.