Заселение в гостиницу через «МАКС»: как работает цифровой ID для отелей
С 1 сентября 2026 года гостиницы и все другие форматы размещения с номерным фондом более 50 номеров обязаны заселять желающих по Цифровому ID в мессенджере «МАКС».
Для всех остальных заселение по Цифровому ID станет обязательным с 1 сентября 2028 года. Основание — постановление Правительства РФ от 02.06.2026 № 674. Оно изменило правила предоставления гостиничных услуг и правила оказания услуг.
В статье — пошаговая инструкция, как гостинице организовать заселение через «МАКС», и что делать, если сервис недоступен.
Кратко: цифровой ID заменяет бумажный паспорт при заселении: он создается на основе учетной записи «Госуслуг» и регулярно обновляется. Гостиницы могут регистрировать гостей через Цифровой ID в приложении «МАКС». Гость открывает Цифровой ID, предъявляет QR-код, сотрудник сканирует его через «Госкан» — данные автоматически попадают в учетную систему отеля.
Как гостинице организовать заселение гостей через «МАКС»
Работа идет по трем направлениям: настроить доступы, подготовить рабочее место и обучить персонал.
Шаг 1. Настройте доступ от имени отеля. Заселение через «МАКС» администратор проводит не от себя, а от имени гостиницы. Для этого:
- оформите личный кабинет юрлица на «Госуслугах» — от него открывается доступ к «Госкану»;
- добавьте администратора в личный кабинет и оформите на него машиночитаемую доверенность — без нее сотрудник не сможет действовать от имени организации;
выдайте сотруднику права в «Госкане» — это делает руководитель или ответственный сотрудник.
Шаг 2. Подготовьте устройство для считывания. QR-код считывают одним из двух способов:
- смартфоном с «Госуслугами» и доступом к «Госкану», если PMS нет или она не интегрирована;
- сканером QR-кодов, если он подключен к системе.
До запуска проверьте, что код считывается, а данные корректно попадают в карточку гостя.
Шаг 3. Решите, как данные попадут в систему:
- С PMS — данные из Цифрового ID переносятся в карточку автоматически. Меньше ошибок, информация сразу связана с бронью и отчетностью. Например, Saby Hotel распознает QR-код, определяет тип документа и заполняет карточку гостя.
- Без PMS — администратор вносит данные вручную в журнал или таблицу. Это допустимо, но медленнее и повышает риск ошибок.
Шаг 4. Обучите администраторов. Сотрудник должен уметь:
- объяснить гостю, как открыть Цифровой ID и предъявить QR-код;
- считать код через «Госкан» или PMS;
- проверить данные гостя;
- перейти на обычный порядок оформления, если цифровой способ недоступен.
Шаг 5. Проверьте процесс на практике. Создайте пробную бронь и пройдите весь путь: от QR-кода гостя до заполненной карточки. Убедитесь, что поля заполняются верно и данные связаны с бронью.
Чек-лист: как внедрить цифровое заселение
Скачайте PDF-чек-лист, чтобы пошагово настроить заселение через «МАКС» и ничего не упустить
Как работает заселение через «МАКС»
Шаг 1. Попросите гостя показать QR-код. Для этого гостю нужно открыть паспорт в Цифровом ID, нажать «Предъявить» и показать QR-код. Этот код передает данные из Цифрового ID.
Шаг 2. Считайте код через «Госкан». Дальше данные либо попадают в PMS автоматически, либо вносятся вручную — зависит от интеграции.
Шаг 3. Попросите гостя подтвердить передачу данных. Гость нажимает «Подтвердить». На экране появится новый QR-код.
Шаг 4. Считайте второй QR-код. Он подтверждает согласие гостя на передачу сведений.
Шаг 5. Продолжите оформление заселения в обычном порядке.
💡Коды временные и регулярно обновляются. Сохранить один из них и предъявить повторно не получится.
Как «МАКС» интегрируется с гостиничной системой: пример Saby Hotel
Цифровое заселение удобнее, когда оно встроено в учетную систему отеля.
Как это работает в Saby Hotel:
- Гость показывает QR-код из Цифрового ID. Администратор считывает его сканером или через мобильное приложение.
- Система формирует согласие на обработку персональных данных (152-ФЗ) и автоматически заполняет карточку: ФИО, серия и номер паспорта, дата рождения. Вручную заполняется только прописка.
- Администратор проверяет данные и переводит бронь в статус «Заселен». Гость получает ключ.
- Анкета для МВД формируется автоматически.
В итоге карточка гостя связана с бронью, оплатой и аналитикой — все в одном контуре. Данные из Цифрового ID сразу попадают в нужные разделы: расчеты привязаны к брони, отчетность формируется на основе актуальных сведений, а руководитель видит загрузку и оплаты в одном месте. Цифровое заселение становится не отдельной функцией, а частью общего процесса работы с гостем.
Хотите посмотреть, как работает Saby Hotel, прямо сейчас? Откройте демоверсию. Или оставьте заявку — проведем для вас персональную бесплатную консультацию и покажем, как Saby Hotel закроет задачи именно вашего отеля.
Кого можно заселить через «МАКС», а кому нужен обычный документ
| Кто заселяется | Гость хочет заселиться через «МАКС» | Гость хочет заселиться по документу |
| Взрослый гость, гражданин РФ | Заселяем через «МАКС» | Оформляем по паспорту РФ в обычном порядке |
| Несколько гостей в номере | Заселяем через «МАКС». Каждый подтверждает личность отдельно | Тех, у кого нет ID, оформляем по документам |
| Ребенок младше 14 лет | Свидетельство о рождении передается через «МАКС» родителя или законного представителя + согласие | Оформляем по свидетельству о рождении + согласие |
| Подросток 14–17 лет | Предъявляет собственный Цифровой ID. Без родителей — нужно их согласие | Оформляем по паспорту, без родителей — нужно согласие |
| Иностранный гость | Не применяется | Предъявляет документ, признанный в России удостоверением личности |
| Гость без «МАКСа» | Не применяется | Оформляем по любому подходящему документу |
Администратор должен знать оба способа оформления: через «МАКС» и по обычным документам: паспорту РФ, загранпаспорту, временному удостоверению личности, свидетельству о рождении (до 14 лет), водительскому удостоверению, биометрии или приложению «Госуслуги».
Мгновенно предоставим сведения в МВД о гостях вашего отеля
Saby распознает сканы паспортов и свидетельств, заполнит форму прибытия и напомнит об отправке. Количество отправок не ограничено.
Что делать, если заселение через «МАКС» не работает
Даже при настроенной интеграции цифровое оформление может не сработать. Типичные ситуации, которые могут произойти:
- QR-код не считывается;
- сведения не появились в PMS;
- сервис временно недоступен.
Во всех этих случаях порядок один: оформите заселение в обычном порядке по подходящему документу, а о проблеме сообщите управляющему. Если код не считывается, сначала попросите гостя открыть Цифровой ID заново — иногда помогает повторное сканирование.
Порядок действий закрепите во внутренней инструкции для сотрудников и отработайте на практике.
Гостиница «Чайка» ускорила заселение в два раза через «МАКС» с Saby Hotel
До внедрения Saby Hotel мы всё оформляли на бумаге: заполняли журнал регистрации, карточку гостя, выписывали чек. Теперь брони сразу видны на шахматке — удобно следить, когда гости заезжают и выезжают, когда нужно убрать и подготовить номер. Система распознаёт данные паспорта по скану и сама заполняет карточку гостя. А через MAX заселение проходит в два раза быстрее, чем по паспорту. Мы даже получили благодарность от министерства туризма за то, что первыми в Мурманской области предоставили гостям такую возможность.
Наталья Кравцова, бухгалтер гостиницы «Чайка», город Полярный, Мурманская область
FAQ
С какого года заселение через «МАКС» обязательно для отелей?
Заселение гражданина через «МАКС» обязательно для гостиниц с фондом более 50 номеров с 1 сентября 2026 года, для остальных — с 1 сентября 2028 года. Основание — постановление Правительства РФ от 02.06.2026 № 674.
Обязательна ли PMS для заселения через «МАКС»?
Нет, но с ней удобнее. Без PMS администратор вносит данные вручную, с PMS они попадают в карточку автоматически.
Что такое «Госкан» и как в нем работать от имени отеля?
Это сканер QR-кодов в приложении «Госуслуги». Для работы нужны личный кабинет юрлица, машиночитаемая доверенность на сотрудника и права в «Госкане».
Какие документы можно предъявить для заселения, если нет «МАКСа»?
Паспорт РФ, загранпаспорт, временное удостоверение личности, свидетельство о рождении (до 14 лет), водительское удостоверение, биометрия или приложение «Госуслуги».
Нужно ли гостю показывать паспорт при заселении через «МАКС»?
Цифровой ID — полноценное подтверждение личности, но бумажный паспорт может понадобиться для уточнения данных при расхождениях или сбоях. «Можно использовать Цифровой ID» не равно «паспорт больше не нужен». Администратор вправе провести дополнительную проверку по регламенту.
Могут ли иностранцы заселиться через «МАКС»?
Нет. Цифровой ID доступен только гражданам РФ, иностранцы заселяются по документу, признанному в России.
Что делать, если QR-код не считывается или данные не появились в PMS?
Попросите гостя обновить код. Если не помогло — заселите в обычном порядке по документу и сообщите управляющему.
Все инструменты для отеля в одной системе