Расчет себестоимости и фудкоста блюд в ресторане и кафе: на что обратить внимание
Прибыль кафе или ресторана напрямую зависит от контроля себестоимости блюд и продуктов. Без него заведение работает вслепую, а ошибки в техкартах и закупках превращаются в реальные убытки. Расскажу, как навести порядок на складе и кухне и перестать терять деньги.
Как управлять себестоимостью
Выбрать подходящий метод расчета
Рестораны и кафе используют разные способы расчета себестоимости блюд и продуктов.
Себестоимость по последнему приходу. Суть метода в том, что при подсчетах опираются на цены из самой свежей поставки. Используют его редко, потому что многие учетные программы на нем спотыкаются: блокируют документы или выдают ошибки в реализациях. Подход подсвечивает резкие скачки цен — например, если поставщик вдруг сильно завысил или занизил стоимость — и позволяет взаимозаменять продукты. Но из‑за постоянных колебаний себестоимости работать с ним не всегда удобно.
Средневзвешенная себестоимость. Иногда ее называют среднескользящей. В ней учитываются и фактические остатки, и последние закупки. Например, розовые помидоры стоили летом 130 ₽ за килограмм, на остатках числится 4 кг. В конце августа приходит партия уже по 200 ₽. Программа складывает старую и новую стоимость и делит на общее количество. Этот метод выбирают большинство заведений, и я считаю его более правильным, потому что себестоимость не скачет, а плавно меняется.
Себестоимость по акту выпуска/приготовления. Здесь мы объединяем все ингредиенты в одну позицию, чтобы получить себестоимость готового блюда или полуфабриката, которые будут числиться на остатках как товар. Выделяю это как отдельный метод. Без него не обойтись пекарням и другим производствам, которым важно видеть реальную выработку и остатки хлеба, заготовок для пиццы, пельменей, а не просто муки или мяса.
Логика простая: мы берем все ингредиенты и сваливаем в «мешочек». Чтобы «мешочек» появился на остатках, нужен акт выпуска. Без акта «мешочек» не будет стоить ничего: программа не поймет, что это вообще такое и откуда взялось. Акт выпуска собирает ингредиенты и их себестоимость воедино и фиксирует приход готового блюда на склад.
Saby Presto автоматически считает себестоимость
Saby Presto умеет без ошибок работать не только со средневзвешенной себестоимостью, но и с более актуальной в текущих реалиях партионной (FIFO). А себестоимость в составах может считать как по последнему приходу, так и по остаткам или даже плановую. Достаточно один раз выбрать подходящий метода расчета в настройках
Специфика FIFO (first‑in, first‑out, первым пришел — первым ушел) в том, что учитываются цены из разных поставок, но себестоимость определяется ценой самой ранней партии, которая есть на складе. А когда она заканчивается, списывается следующая по дате поступления. В итоге метод дает более точную себестоимость в разрезе дней по конкретным блюдам и продуктам.
Рассмотрим разницу на примере. Представим, что кофейня закупила три партии кофе: 10 кг за 500 ₽, 15 кг за 550 ₽ и 20 кг за 600 ₽. За месяц израсходовали 30 кг — рассчитаем себестоимость по двум методам:
| Параметр | Средневзвешенная себестоимость | FIFO |
|---|---|---|
| Стоимость партии № 1 | 10 кг × 500 ₽ = 5 000 ₽ | 10 кг × 500 ₽ = 5 000 ₽ |
| Стоимость партии № 2 | 15 кг × 550 ₽ = 8 250 ₽ | 15 кг × 550 ₽ = 8 250 ₽ |
| Стоимость партии № 3 | 20 кг × 600 ₽ = 12 000 ₽ | 5 кг × 600 ₽ = 3 000 ₽ |
| Средняя стоимость за кг | (5 000 + 8 250 + 12 000 ₽) / 45 кг = 561 ₽/кг | Не считаем |
| Себестоимость | 561 ₽/кг × 30 кг = 16 830 ₽ | 5 000 + 8 250 + 3 000 = 16 250 ₽ |
Разница между методами составляет почти 600 ₽. По FIFO себестоимость ниже и ближе к реальности, потому что сначала кофейня расходует товар из первых поставок.
Контролировать фудкост
Фудкост — это процентное отношение себестоимости к продажной цене. Посчитать фудкост можно по несложной формуле:
Продажную цену заведение формирует само, корректируя ее в зависимости от себестоимости и получая нужное соотношение. Раньше считалось нормой держать фудкост в ресторане на уровне 30–33%. Сегодня таких жестких рамок нет: каждое заведение само устанавливает приемлемый для него процент.
Пример идеального фудкоста — обычный чай, одна из самых маржинальных и продаваемых позиций. У него низкая себестоимость, продажная цена выглядит доступной для гостя, а фудкост — всего 12–13%.
На фудкост влияет буквально всё: от количества гостей до стабильности поставок. Например, если в заведении проседает посадка, приходится ронять цены — себестоимость растет. Чтобы снижать ее, нужно добиваться полного зала. Или в любой момент может подвести поставщик. У нас недавно в одном из ресторанов сорвалась закупка осьминогов: задержался трансфер. А бизнес страдает и теряет деньги, потому что вынужден ставить ходовые блюда с осьминогами на стоп или закупаться по другим ценам.
Saby Presto мониторит себестоимость и фудкост
В отчете о продажах сразу видно, если нарушают порционирование, закупают продукты дороже или есть потери, хищения. Например, если у салатов фудкост 45%, а у остальной кухни — 30%, значит, выросла цена ингредиентов, нарушилась техкарта, появились списания или пересортица.
Ресторанные сети могут сравнить фудкост между заведениями и найти, где сырье расходуют неэффективно. А еще увидеть слабые позиции в меню и вовремя исправить ситуацию, пока маржа не просела окончательно.
В отчете уже есть нужные показатели: фудкост, себестоимость и сумма продаж
Планировать закупки, а не замораживать деньги
Закупки сырья — это база себестоимости. Управлять ими нужно стратегически, а не по привычке. Задача — найти баланс, чтобы остатки не пылились на складе, а продажи не страдали из‑за стоп‑листов.
Минимальная цена не всегда равно экономия. Многие повара рассуждают так: «Куплю говядину по 700 ₽, она же дешевле, чем за 1 500 ₽». Но если правильно сформировать ТТК и посчитать процент потерь на все прожилки и остатки косточек, то может оказаться, что полуфабрикат из говядины за 700 ₽ выходит гораздо дороже, чем из качественной вырезки за 1 500 ₽. В дешевом продукте слишком много обрези, которая идет в отход.
Чтобы не переплачивать, нужно работать с поставщиками. Если этого не делать, они иногда начинают перегибать палку. Например, дают на какой‑то период привлекательную цену, а потом молча ее поднимают или поставляют продукты не того качества, о котором договаривались.
Замораживать продукты = замораживать деньги. Например, если поставщик предлагает очень хороший ценник на кальмара, есть соблазн взять его запасом. И даже не вспомнить, что у нас еще предыдущая партия лежит и продается не так уж активно. Как итог — продукт придется заморозить. А это то же самое, что замораживать деньги. И здесь очень тонкая грань. Во‑первых, у каждого продукта есть срок годности. А во‑вторых, когда мы отправляем кальмара в морозилку, мы автоматически теряем деньги на дефростации.
Лучше закупаться чаще, а не затаривать склад про запас. Часто повара и владельцы закупают продукты по схеме «А вдруг закончится?» или оформляют повторные заказы, потому что случайно списали или просто не увидели на полке. В результате склад захламляется, а товар, опять же, портится. Чтобы минимизировать потери, важно автоматизировать списания и делать закупки по мере реальной необходимости. В идеале — принимать поставки с любой частотой. Например, заказывать овощи и фрукты на ежедневной основе, а рыбу — на еженедельной. Но если видим, что на остатках 10 кг лосося и за неделю ушло всего 3 кг, то сейчас новая поставка точно не нужна.
Нельзя забывать про сезонность. Найти зимой хорошие помидоры, огурцы, баклажаны — само по себе квест. Даже если это удается, то цена на них баснословная — привет, высокий фудкост. Мы же не можем позволить себе дикие скачки цен в меню в зависимости от сезона — это отпугнет гостей. Поэтому приходится принять, что зимой мы с овощными салатами просаживаемся по фудкосту, зато летом на них выигрываем.
Важно рассчитывать потребности, чтобы не терять деньги из‑за стоп‑листов. Когда учета запасов на складе нет, проще оформить заказ не глядя, «по привычке», чем пересчитывать всё вручную. Так можно получить не только перезатаренный склад, но и другую крайность — нехватку продуктов. И выясняется это обычно в момент, когда посетитель уже заказал закончившееся блюдо. В итоге заведение получает негатив, а что еще хуже — недопродает и недозарабатывает. Поэтому нужно постоянно контролировать как фактические остатки на складе, так и заготовки по сложным блюдам, особенно если это хиты продаж.
Saby Presto сам рассчитывает потребность в продуктах и мониторит цены у разных поставщиков
Частый сценарий: ресторан получил 30 кг картофеля, хотя на складе уже было 50 кг, а черешня для летнего меню, наоборот, закончилась. Всё из‑за ошибки закупщика, который рассчитывает потребности вручную.
С Saby Presto такие проблемы исключены. Система проанализирует продажи за месяц, учтет остатки и предложит оптимальный объем закупок. Останется только оформить заказ поставщику прямо из отчета:
Еще Saby Presto сам мониторит изменение цен у поставщиков и формирует наглядный отчет. В нем сразу видно, как соотносятся себестоимость, наценка и фудкост. Если наценка увеличилась, программа подсветит позицию зеленым, если уменьшилась — красным. Отчет можно строить по последнему поступлению или на готовые блюда.
Внедрить систему контроля и работать с командой
Чтобы не терять деньги, важно контролировать себестоимость и фудкост системно. Для этого нужно обучать бухгалтеров‑калькуляторов всем основам, чтобы они не просто вносили данные, а видели связь между цифрами в учетной программе и фактическими остатками.
Следующий шаг — учить сотрудников работать в команде. Бухгалтер‑калькулятор не должен существовать в вакууме, ему надо работать в связке с поварами и постоянно запрашивать у них информацию. Если он на аутсорсе, контроль должен быть еще активнее: «Так, пришли фото склада, покажи остатки, сделай проработку под видео или фотоотчет». От этого нельзя закрываться или убегать — только так производство будет работать как единый механизм.
А если говорить об отдельном сезонном меню или спецпредложениях, то важно не просто вводить выгодные позиции, но и обучать официантов быть продажниками — предлагать гостям именно те блюда, с которых заведение больше всего зарабатывает.
Ведите точный складской учет в Saby Presto
Всегда актуальные данные об остатках
Авторасчет потребностей
Заказы у поставщиков по самым выгодным ценам
Приемка и инвентаризация в 2 раза быстрее, чем на бумаге
Эта статья — конспект выступления Надежды Махно на форуме «Формула прибыли для HoReCa». 10 топовых экспертов рассказали, на чем заведения теряют деньги, какие финансовые отчеты показывают реальное состояние бизнеса и как превратить списания в управление затратами. Записи всех выступлений — в плейлисте. Организатор форума — команда Saby Presto.
Видеоматериалы по теме
