Отказное письмо для маркетплейсов: когда нужно и как получить
Отказное письмо — это документ, который подтверждает, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию. Селлеры должны предоставлять его по запросу маркетплейсов или покупателей, а если этого не сделать, карточку заблокируют. В статье расскажем, для каких товаров оформляют отказное письмо, как его получить и что будет, если этого не сделать.
Что такое отказное письмо для маркетплейса
Чтобы торговать на Ozon, Wildberries и других российских маркетплейсах, на определенные товары следует оформлять сертификат или декларацию соответствия. Так селлер подтверждает, что продукт прошел оценку безопасности и качества. Для товаров, которые под это требование не подпадают, оформляют отказное письмо — оно доказывает право продавца торговать без разрешительной документации.
Отказное письмо на товар могут запросить:
- При ввозе груза из‑за границы — если сотрудники таможни хотят убедиться, что товар можно ввозить без разрешительных документов. Например, так бывает при поставке образцов: сам товар подлежит сертификации, однако на его тестовую партию это правило не распространяется, так как она предназначена не для продажи. Тогда достаточно показать отказное письмо.
- При продаже на маркетплейсах — если у покупателя или площадки возникнут вопросы по качеству товара. Отказное письмо лучше добавлять при публикации артикула, чтобы обезопасить карточку от претензий.
Чем отказное письмо отличается от сертификата и декларации
Декларация и сертификат соответствия подтверждают качество товаров. Без них нельзя торговать продукцией, которая потенциально опасна для покупателей и экологии. А отказное письмо носит информационный характер и только удостоверяет, что товар не подлежит обязательной проверке. Основные различия собрали в таблице:
| Отказное письмо | Декларация | Сертификат | |
| Степень потенциальной угрозы товара для потребителя | Низкая | Средняя — например, бытовая химия, антисептики, пищевые продукты | Высокая — например, электроника и детские товары |
| Ответственные лица | Нет | Заявитель | Заявитель и центр сертификации |
| Формат бланка | Свободная форма, есть обязательные реквизиты | Утвержденная форма | Специальный защищенный бланк |
| Необходимость тестировать товары | ❌ | ✅ | ✅ |
На какие товары достаточно отказного письма
Отказное письмо можно оформить на товары, которые не попали в следующие нормативные документы:
- Единые перечни продукции, подлежащей сертификации или декларированию, утвержденные ПП РФ № 2425.
- Технические регламенты ЕАЭС.
Если не нашли свой продукт в списках, но сомневаетесь в том, что документы соответствия не нужны, проконсультируйтесь в аккредитованном центре сертификации. Для этого направьте код ТН ВЭД или ОКПД 2 товара и уточните, хватит ли отказного письма.
Для некоторых позиций бывает сложно самостоятельно определить, нужно ли проходить оценку безопасности. Например, товары из категории «Аксессуары для волос» не входят в нормативные документы, а значит, для них достаточно оформить отказное письмо. Но если это резинка для волос для девочки, потребуется сертификат соответствия, так как всю детскую продукцию следует сертифицировать. Другие примеры таких неоднозначных товаров:
| Товар | Документ | Причина |
| Детская кукла | Сертификат | Согласно техрегламенту 008/2011 игрушки для детей до 14 лет нельзя продавать без сертификата |
| Интерьерная кукла | Можно оформить отказное письмо | Это предмет интерьера и для детей не предназначен |
| Кошачий корм | Декларация | Корма и лакомства для домашних питомцев подлежат декларированию по ПП РФ № 2425 |
| Наполнитель для кошачьих туалетов | Можно оформить отказное письмо | Не входит в перечни подконтрольных товаров |
| Бытовые и моющие средства | Декларация | Чистящие средства подлежат декларированию по ПП РФ № 2425 |
| Тряпка для уборки | Можно оформить отказное письмо | Не входит в перечни подконтрольных товаров |
| Электромангал | Сертификат | Согласно техрегламенту 020/2011 электроприборы для готовки нельзя продавать без сертификата |
| Мангал | Можно оформить отказное письмо | Не входит в перечни подконтрольных товаров |
Как получить отказное письмо: инструкция
Отказное письмо выдают аккредитованные органы сертификации. Чтобы его получить, нужно подать соответствующее заявление. Сделать это могут только самозанятые, ИП и юрлица, зарегистрированные в России. Заявителем может быть импортер или производитель товара.
Так, если вы импортируете продукцию для продажи на маркетплейсах, отказное письмо на нее можно получить через производителя или самостоятельно. Если поставщик — иностранная компания или ИП, заявку может подать его уполномоченный представитель в РФ.
Как получить отказное письмо за три шага:
1. Подготовьте документы. Для оформления письма понадобятся:
- Заявка. В ней разрешено указывать сразу несколько товаров, количество позиций не ограничено.
- Реквизиты заявителя.
- Данные о продукции — наименование товарной группы и конкретного товара, его характеристики, область применения, фото, состав.
- Техническое описание товара.
- Коды ТН ВЭД, ОКПД 2.
2. Отправьте документы в выбранный сертификационный центр. Сделать это можно по электронной почте или через сайт центра.
Обратите внимание: образцы товаров прикладывать не нужно. Они необходимы для получения декларации или сертификата, отказное письмо же присваивают только на основе характеристик продукции.
3. Получите отказное письмо. Оригинал передают заказным письмом по почте, курьером или лично в центре сертификации, а электронную копию — по электронной почте.
После того как получите скан, его нужно добавить в карточку товара на маркетплейсе.
Готовьте карточки товаров в Saby
- Каталоги на Ozon, WB, Авито и Яндекс Маркете в одном окне
- Управление ценой, заполнение характеристик и загрузка контента
- Складской учет и обновление остатков на всех площадках
Сколько стоит отказное письмо
Средняя стоимость оформления письма — 3 000 ₽ независимо от числа позиций в заявке, точную сумму уточняйте в выбранном органе сертификации.
Документ изготавливают за 1–3 рабочих дня, конечный срок зависит от количества товаров, на которые вы получаете документ. Отказное письмо не имеет срока действия и теряет силу только в том случае, если происходят изменения в законодательстве и товар обязывают проходить оценку соответствия. Поэтому следует периодически проверять, не обновились ли перечни продукции, подлежащей сертификации или декларированию.
Что будет, если продавать на маркетплейсах без отказного письма
По правилам площадок селлеры обязаны гарантировать качество товара и подтверждать его соответствующими документами. Если в карточке таких документов нет, площадка направит запрос. А если селлер не предоставит сертификат, декларацию или отказное письмо, товар снимут с продажи.
С 1 октября 2026 вступает в силу закон о платформенной экономике, согласно которому маркетплейсы обязаны строже следить за качеством продукции. Если сейчас селлеры могут прикладывать разрешительные документы только после запроса от маркетплейса, по новым правилам делать это нужно будет сразу при создании карточки. Соответственно, отказные письма также придется загружать заранее, иначе маркетплейсы не будут показывать товар покупателям. Подробнее читайте в нашем обзоре.
Как выглядит отказное письмо: образец
У отказного письма нет специального утвержденного формата. Как правило, его формируют сертификационные центры по своим регламентам и на своих разработанных бланках. Текст составляют в свободной форме, но есть обязательные реквизиты:
- название и реквизиты центра сертификации, который выдал документ;
- название и реквизиты заявителя;
- номер и дата выдачи документа;
- перечень товаров, на которые оформлено отказное письмо, и их коды ТН ВЭД/ОКПД 2;
- ссылки на нормативные документы, которые подтверждают, что товар не требует сертификации или декларирования;
- печать сертификационного органа и подпись его руководителя.
