ГосЭДО: что это такое и как подключиться к сервису
Многие компании направляют письма и запросы в госорганы. Для этого приходится регистрировать личный кабинет на сайте ведомства, а в некоторых случаях документ можно подать только на бумаге. Чтобы ускорить документооборот, Минцифры разработало ГосЭДО. Рассказываем, что это такое и как пользоваться новым сервисом в Saby.
Что такое ГосЭДО и кто может к нему подключиться
ГосЭДО — это государственная платформа для обмена электронными документами между организациями и ведомствами. Оператором выступает Минцифры России. Система работает на базе МЭДО — межведомственного электронного документооборота, который раньше использовали только госорганы между собой. Теперь ГосЭДО расширили на бизнес.
Подключиться к ГосЭДО могут только компании (юридические лица) через операторов электронного документооборота.
Кто не может подключиться к ГосЭДО:
- ИП;
- самозанятые;
- филиалы и обособленные подразделения, а также иностранные представительства, так как у них нет отдельного ОГРН (планируют разрешить подключение в ближайшее время).
Преимущества ГосЭДО
Через ГосЭДО компании могут направлять электронные запросы и письма в госорганы, например:
- по регистрации и размещению иностранцев — в МВД;
- по строительству — в департамент или орган местного самоуправления;
- по исполнительным документам и списаниям — в ФССП;
- по льготам — в правительство региона.
Всех участников ГосЭДО можно посмотреть в глобальном адресном справочнике — их более 30 000 на момент публикации статьи: от муниципальных учреждений до федеральных ведомств.
Другие преимущества ГосЭДО:
- Работа в одном окне. Компании могут отправлять запросы в любые подключенные к ГосЭДО учреждения из одной системы. Не надо переключаться между вкладками и разными личными кабинетами.
- Электронный формат взаимодействия. Больше не надо составлять запросы, распечатывать их и отправлять по почте. В ГосЭДО документ сразу формируется в электронном виде как письмо и подписывается электронной подписью. Направляемый документ имеет юридическую силу.
- Быстрая доставка. Документ, направленный по ГосЭДО, поступает в госорган моментально. Ответ также поступит по ГосЭДО. Вы не пропустите его.
Отправляйте и получайте документы в привычном интерфейсе Saby. Без бумажной переписки и отдельных личных кабинетов.
Какие документы можно направлять по ГосЭДО
Через ГосЭДО компании могут отправить в госорганы любые неформализованные документы:
| Тип документа | Пример |
| Заявки и запросы в госорганы | Запрос информации, заявление о предоставлении услуг |
| Обращения в суд | Исковые заявления, ходатайства |
| Письма в прокуратуру, ФССП | Жалобы, заявления, уведомления |
| Документы для Росреестра | Заявки на регистрацию недвижимости, договоры аренды, передачи прав |
ГосЭДО работает только с файлами в формате PDF/1A. В Saby есть встроенный редактор. Составьте обращение в свободной форме прямо в Saby — система автоматически преобразует документ в нужный формат. При необходимости к обращению можно приложить любой другой файл — его редактор тоже сконвертирует в правильный формат.
Чем ГосЭДО отличается от Госпочты
ГосЭДО — это система для обмена с госорганами документами, которые имеют юридическую силу. Она нужна для официальной служебной переписки между компаниями и ведомствами.
Госпочта — это ящик на портале госуслуг. Он нужен для получения электронных писем уведомительного характера. Например, на Госпочту:
- ГИБДД может прислать постановление об административном правонарушении, сумме штрафа и сроке оплаты.
- Суд может направить извещение о вызове на заседание.
- Налоговая может прислать извещение о сумме налога к уплате.
То есть обмен по Госпочте носит односторонний характер: от госоргана в компанию. Полученные письма имеют юридическую силу, как и бумажные документы, направленные по почте.
Главное отличие ГосЭДО от Госпочты в том, что при отправке документов по каналу ГосЭДО госорган ждет конкретного ответа. Госпочта же используется исключительно для рассылки.
Как работать с ГосЭДО в Saby
ГосЭДО доступен всем пользователям тарифов «Базовый» или «Корпоративный» сервисов «Отчетность через интернет» и «Обмен с контрагентами», а также УПБ (уполномоченная бухгалтерия).
Чтобы зарегистрироваться в ГосЭДО через Saby, надо:
- Определить ответственного представителя организации. Его ФИО, должность, контактный телефон и email будут указаны в общем справочнике участников.
Подать заявку на регистрацию. Для этого предоставьте Saby следующие данные:
- ИНН, ОГРН и название организации;
- полное ФИО ответственного сотрудника, его телефон и email. Адрес электронной почты необходимо указать строго тот, к которому имеет указанный сотрудник доступ. Это важно, чтобы не пропустить уведомление о завершении регистрации.
- Всё остальное сделают специалисты Saby. После того как сотрудник будет зарегистрирован в ГосЭДО, вам придет письмо о подключении из заявки. Проверить статус подключения можно и самостоятельно в глобальном адресном справочнике, введя ОГРН организации.
После регистрации в ГосЭДО можно приступать к электронному документообороту с госорганами.
При необходимости сотруднику можно настроить права доступа, чтобы он мог работать только с ГосЭДО, но у него не было возможности отправлять отчетность и документы контрагентам.
Для того чтобы отправить документ в госорган, перейдите в раздел «ГосЭДО» и создайте новый исходящий документ. В открывшемся окне выберите ведомство или госорган, куда направляете запрос или письмо, заполните тему и напишите текст. При необходимости приложите вложения. Подпишите документ электронной подписью и отправьте.
Ответ госоргана поступит на вкладку «Входящие». Его надо будет зарегистрировать в системе, указав номер регистрации.
С госорганами, в которые вы сдаете отчетность, — ФНС, СФР, Росстатом — обмен идет в соответствующих разделах, если вы работаете в Saby Report.
Saby — это ЭДО и отчетность в одном окне. Обменивайтесь документами с госорганами и контрагентами, работайте с декларациями в единой системе. Решение подходит для бизнеса любых размеров.
Частые вопросы
Как другие организации смогут найти вас в ГосЭДО?
Передавать контрагентам какой-либо специальный идентификационный номер не нужно. Организация уже есть в справочнике. Ее можно найти по основному реквизиту — ОГРН.
Может ли за ГосЭДО отвечать сотрудник, у которого нет своей КЭП?
Сотрудник может работать с ГосЭДО и без собственной КЭП: готовить письма и документы. Но подписывать и отправлять их будет сотрудник, у которого уже есть КЭП и соответствующие полномочия — например, директор или бухгалтер.
Другой вариант — настроить дистанционное подписание. Для этого пользователю надо предоставить доступ к подписи.
Можно ли через ГосЭДО в Saby отправлять документы для служебного пользования?
Через ГосЭДО в Saby можно направлять только неформализованные документы: письма, запросы и прочее. Коммерческие операторы ГосЭДО не могут передавать документы с грифом ДСП в формате МЭДО 2.7.1 «Информация ограниченного распространения» (значение по справочнику DC00000001). В будущем планируется разрешить отправку документов для служебного пользования в формате МЭДО 3.0. Переход ожидается в 2027 году, Saby уже готов к этому.