6-НДФЛ: типичные ошибки и как их избежать
Сдать 6-НДФЛ без уточненок и объяснений с налоговой — мечта бухгалтера. Цифры в отчете должны биться по всем контрольным соотношениям, сходиться с учетными данными, а в годовом отчете еще и со справками о доходах по каждому сотруднику. Более того, 6-НДФЛ — единственный отчет, по которому налоговая контролирует сроки уплаты налога: ошибетесь — будут пени. Но добиться идеального 6-НДФЛ все-таки можно, если комплексно подойти к его проверке. Как это сделать и на что обратить внимание, расскажем в статье.
Правила сдачи 6-НДФЛ
Кто должен сдавать. Расчет 6-НДФЛ сдают налоговые агенты — компании и ИП, которые в течение года начисляли или выплачивали доходы физлицам: работникам, учредителям, исполнителям — физлицам по договорам ГПХ. Исключение: налоговые агенты на АУСН.
Если выплачивался доход по договорам ГПХ самозанятым или ИП, данные по ним не надо указывать в 6-НДФЛ. Также в расчет не включаются суммы материальной помощи и подарков на сумму менее 4 000 ₽.
Сроки сдачи. Представить расчет в ФНС надо не позднее:
- 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом, — за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев;
- 25 февраля следующего года — за год.
Если последний день срока выпадает на выходной, то срок сдвигается на ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Если опоздали со сдачей более чем на 20 рабочих дней, налоговая заблокирует расчетные счета.
Форма отчета. Расчет 6-НДФЛ сдается по форме из приказа ФНС от 19.09.2023 № ЕД‑7‑11/649@ в редакции от 09.01.2024.
Куда сдавать. Расчет надо сдавать по месту жительства ИП или месту регистрации компании. Исключения сделаны для ИП на патенте и обособленных подразделений:
| Категория налогового агента | Куда сдавать |
| ИП на патенте | ИФНС, которая выдала патент |
| Обособленные подразделения | В ИФНС по своему местонахождению или по месту нахождения ответственного подразделения. Если «голова» и обособки находятся в одном муниципальном образовании, ответственным подразделением компания может выбрать головную организацию или одно из ОП |
Способы сдачи. Как сдавать расчет, зависит от количества физлиц, которым выплачивался доход:
- 9 и менее — на бумаге или в электронном виде;
- 10 и более — только в электронном виде.
Частые ошибки в расчете: краткий перечень
При заполнении 6-НДФЛ ошибки могут быть нескольких видов:
| Где ошибка | Примеры |
| В реквизитах | Неверный КПП или ОКТМО |
| В суммовых показателях | Занижение и завышение базы, несоответствие исчисленного и удержанного НДФЛ, опечатки в сумме при ручном заполнении |
| В периодах и сроках | Отражение декабрьской зарплаты, выплаченной в январе, в отчете за год, а также НДФЛ с нее, заполнение расчета не нарастающим итогом, а данными только за квартал |
| В численности сотрудников и справках | Неверное отражение количества физлиц, которым выплачивался доход, ошибки в справке о доходах, представление ошибочной справки |
Разберем каждый вид ошибок подробнее и расскажем, как их исправить.
Ошибки в реквизитах
При заполнении титульного листа налоговый агент может неправильно указать наименование/ФИО или ИНН. В этом случае налоговая примет отчет, но не сможет определить, кто его сдал. Это будет означать, что налоговый агент вообще не представил 6-НДФЛ.
Чтобы исправить ошибку, надо составить новый расчет с правильными реквизитами и данными без номера корректировки. Расчет 6-НДФЛ с верным наименованием/ФИО или ИНН сдается как первичный отчет.
Если допустили ошибку в КПП или ОКТМО, исправлять ее надо через корректировку. Для этого заполните и сдайте 2 расчета:
- В первом укажите номер корректировки «0--» и верные КПП или ОКТМО. Остальные строки перенесите из первичного расчета.
- Во втором укажите номер корректировки «1--» и ошибочные КПП или ОКТМО. Во всех числовых показателях в разделах 1 и 2 укажите нули.
Ошибки в суммовых показателях
При заполнении 6-НДФЛ налоговый агент может неправильно указать сумму дохода, исчисленного или удержанного НДФЛ. При любой ошибке в суммовых показателях надо представить уточненный расчет и доплатить недостающую сумму НДФЛ при необходимости.
Частые суммовые ошибки:
- Включили в 6-НДФЛ стоимость подарков или материальной помощи до 4 000 ₽, из-за чего была завышена налогооблагаемая база.
- Не учли в доходах разовую премию сотрудникам к празднику, из-за чего занизили налогооблагаемую базу.
- Случайно перепутали цифры при ручном заполнении 6-НДФЛ или неправильно рассчитали показатель строки. Например, при расчете налоговой базы из суммы дохода не вычли сумму вычетов. По правилу строка 131 раздела 2 равна разнице между строками 130 и 120.
Чтобы исправить ошибку, надо составить новый расчет с правильными числовыми данными и указать номер корректировки «1--». В уточненном расчете ошибочные данные замените на правильные, остальные графы заполните верными показателями из первоначального расчета.
Перед подачей уточненного 6-НДФЛ проверьте, чтобы связанные между собой суммовые показатели соответствовали друг другу. Например, если исправляете сумму дохода, нужно проверить исчисленный и удержанный НДФЛ. Если ошибка связана с налогом, проверьте показатели по периодам удержания и срокам перечисления.
Правильно заполнить исправленный 6-НДФЛ поможет Saby. При увеличении суммы НДФЛ к уплате система напомнит об уплате налога и предложит провести сверку ЕНС. В режиме реального времени вы увидите, сколько начислено и уплачено по каждому налогу, как ФНС распределила деньги с ЕНС и сколько еще надо заплатить в счет предстоящих платежей.
Ошибки в периодах и сроках
Налоговая контролирует не только правильность исчисления налога, но и его своевременную уплату. Поэтому важно четко понимать, к какому периоду относится та или иная выплата.
Частые ошибки:
- В годовом расчете указаны декабрьская зарплата, выплаченная в январе следующего года, и НДФЛ с нее. Правильно: зарплата за вторую половину декабря и НДФЛ с нее отражаются в 6-НДФЛ за 1 квартал следующего года, так как датой получения дохода признается день фактической выплаты зарплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). В это же время должен быть и удержан НДФЛ.
- Заполнили отчет не нарастающим итогом. То есть строка 020 раздела 1 равна только сумме строк 021–026 текущего отчета. Должно быть: сумма строк 021–026 текущего отчета и прошлых за этот год. Например, в 6-НДФЛ за 9 месяцев строка 020 должна быть равна сумме строк 021–026 расчетов за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев. Аналогично со строкой 030 — сумма строк 031–036.
Такие ошибки корректируются так же, как и в суммовых показателях, — через подачу уточненного 6-НДФЛ с номером корректировки «1--» с указанием верных данных во всем расчете.
Ошибки в численности сотрудников и справках
Одна из главных ошибок — неверно посчитать количество физлиц, которым выплачивался доход. Например:
- Указать самозанятых в расчете.
- Посчитать уволенного и принятого в том же году сотрудника за двух физлиц.
- Определять количество физлиц — исполнителей по ГПД по количеству договоров. Например, если исполнителю перечислялось вознаграждение по трем договорам ГПХ, в 6-НДФЛ он отражается как одно физлицо, а не три.
Ошибки в численности корректируются так же, как суммовые: с подачей уточненного расчета с номером корректировки «1--» и всеми правильными данными.
Второй блок ошибок — в справках о доходах и суммах налога, которые включаются в состав годового 6-НДФЛ. Правила исправления зависят от самой ошибки:
| Вид ошибки в справке | Пример | Правила корректировки |
| Любая ошибка в справке по физлицу, которому выплачивался доход | Неверные ФИО, ИНН, сумма дохода или предоставленных вычетов и другие | Составьте уточненную справку. В ней укажите:
|
| Подача справки по «лишнему» физлицу | Справка подана на самозанятого или сотрудника, который не получал доход в течение года, например был в декрете | Сдайте аннулирующую справку. В ней укажите:
Разделы 2–4 и приложение к справке не заполняйте |
Не допустить ошибок при заполнении 6-НДФЛ поможет ведение учета и сдача отчетности в одной программе. Saby автоматически заполняет расчет по данным учета и проверяет его по контрольным соотношениям (приказ ФНС от 29.02.2024 № ЕД-7-3/164@, письма ФНС от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@, от 28.02.2024 № БС-4-11/2234@, от 05.04.2024 № БС-4-11/4009@).
Как накажут за ошибки в 6-НДФЛ
Штраф за ошибки в 6-НДФЛ — 500 ₽ для налогового агента (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Должностное лицо могут оштрафовать на сумму 300–500 ₽ (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Если налоговый агент сдаст 6-НДФЛ на бумаге, когда обязан представлять только в электронном виде, штраф составит 200 ₽ (ст. 119.1 НК РФ).
Как сдать 6-НДФЛ без ошибок
Самый простой способ сдать 6-НДФЛ без уточненок и штрафов — тщательно проверить его перед отправкой. Вручную это сделать сложно, так как в расчете много показателей. Оптимальный вариант — сдача отчетности в электронном виде через Saby. В системе есть всё необходимое для правильного заполнения и проверки 6-НДФЛ:
- Подробный проверочный отчет: выявит ошибки в суммах удержанного налога и начисленного дохода, подробно расшифровав их по ведомостям. Бонусом покажет ведомости, по которым НДФЛ не перечислен в бюджет.
- Автоматическая проверка перед отправкой: выдаст список ошибок по контрольным соотношениям. Исправьте их — и налоговая примет отчет с первого раза.
Если у вас есть обособленные подразделения, Saby сформирует 6-НДФЛ в разрезе подразделений на основе начислений и выплат сотрудникам каждого ОП. Заполните данные по ОП в настройках программы — нужные коды автоматически встанут на титульном листе отчета.
Saby умеет детально проверять не только 6-НДФЛ, но и данные в РСВ, перссведения и ЕФС-1: покажет, все ли застрахованные лица попали в отчеты, с помощью сервиса «Сверка сотрудников», а также сопоставит данные в этих отчетах.
