ТЭДО на практике: какие документы принимает налоговая и нужна ли ЭТрН при экспорте
Много вопросов поступило от участников вебинара «ЭДО с иностранными партнерами: как избежать ошибок с подписями». В статье найдете ответы на самые волнующие. Про работу с контрагентами из ЕАЭС и других государств часто спрашивают: а какие документы принимает налоговая, как подтверждать полномочия подписантов, что можно передавать в электронном виде, а что пока придется оформлять на бумаге.
С какими странами можно обмениваться документами
Разбираемся, в какие страны можно отправлять документы, в том числе формализованные.
Можно ли по ЭДО отправить документы в Республику Беларусь? В Казахстан?
Да, трансграничный электронный документооборот (ТЭДО) между Россией, Республикой Беларусь, Казахстаном и Узбекистаном уже настроен. Пилотные проекты завершены, а операторы ЭДО (EDI‑провайдеры) в этих странах поддерживают технологию ТЭДО. Взаимное признание электронных подписей сохраняет юридическую значимость документов.
Механизмы признания подписей различаются в зависимости от страны.
С Республикой Беларусь взаимодействие выстроено сразу на двух уровнях: на межгосударственном через межправительственные соглашения и на уровне участников обмена — операторов ЭДО и служб доверенной третьей стороны (ДТС).
С Казахстаном и Узбекистаном взаимодействие построено на соглашении между операторами ЭДО и службами ДТС.
Можно обмениваться формализованными и неформализованными документами: от первичных учетных документов до договорных и сопроводительных материалов.
Киргизия присоединится к ТЭДО?
С Кыргызстаном сейчас тестируют взаимное признание электронных подписей. Пилот идет в рамках проекта электронной международной транспортной накладной (e‑CMR). Действующего проекта ТЭДО пока нет.
Можно ли работать по ЭДО с Китаем? Что запросить у контрагента и как подключиться?
Обмен с Китаем в России возможен в рамках технологии МЭДО (международного ЭДО), а не ТЭДО. Взаимного признания электронных подписей пока нет.
В чем разница?
ТЭДО: доверенные третьи стороны (ДТС) проверяют подписи и выдают квитанции о проверке. Квитанция подтверждает действительность подписи на момент подписания и целостность документа — эту квитанцию принимают госорганы.
МЭДО: юридическая сила обеспечивается трехсторонним соглашением между участниками и оператором ЭДО. Для китайского контрагента российский оператор выпускает неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Обмениваться можно только неформализованными документами, то есть документами, для которых нет обязательных форматов от ФНС. Например, договорами, счетами или допсоглашениями.
К МЭДО можно подключить любого контрагента из любой страны:
запросите реквизиты организации и данные подписанта для выпуска НЭП — ФИО, должность, e‑mail, телефон;
оставьте заявку у оператора ЭДО;
с помощью оператора ЭДО внесите данные контрагента в Saby, выпустите НЭП и протестируйте обмен.
Подключить ТЭДО и МЭДО в Saby
Какие документы можно отправлять иностранным партнерам
ЭДО позволяет обмениваться документами с иностранными партнерами электронно и юридически значимо. Разберемся, что можно отправлять, в каких форматах и как быть с подписями, если партнер из Казахстана, Беларуси или Китая.
Можно ли отправлять документы по ТЭДО в PDF и будут ли они действительны?
По ТЭДО можно обмениваться и формализованными, и неформализованными документами.
В формате PDF чаще обмениваются неформализованными документами: договорами, актами, спецификациями, письмами, сертификатами.
Для формализованных документов PDF не подойдет — так же, как и внутри страны. Например, в России ФНС утвердила обязательные XML‑форматы УПД, счетов‑фактур и документов по прослеживаемости. Даже если вы подпишите и проведете такой документ в PDF, его нельзя использовать для передачи в госсистемы, для налогового учета и получения вычетов.
Работаем по МЭДО с партнером из Казахстана. С нашей стороны подпись квалифицированная, а со стороны партнера — неквалифицированная. Это легитимно?
В МЭДО обмен легитимен при наличии трехстороннего соглашения между участниками и оператором ЭДО. Российский оператор выпускает для иностранного партнера неквалифицированную подпись, а соглашение придает подписанным ею документам юридическую силу. Так можно отправлять накладные, спецификации, договоры.
Но с Казахстаном уже реализовано ТЭДО, что намного удобнее, чем МЭДО. Потому что налажено взаимное признание электронных подписей, стороны работают через своих операторов ЭДО и подписывают документы подписями, выпущенными в своих странах. Выпускать российскую КЭП для иностранных контрагентов не требуется. К тому же, законодательство нашей страны не предусматривает возможность выпустить КЭП на иностранную компанию. Юридическую значимость такого обмена обеспечивают доверенные третьи стороны: они проверяют иностранную подпись и подтверждают ее действительность. Поэтому обмен полностью законный.
Компания из Республики Беларусь направляет товарную накладную в Россию. Равноценна ли она российскому счету‑фактуре или УПД?
Да, белорусская товарная накладная (ТН) равноценна российскому счету‑фактуре или УПД. Это первичный учетный документ — его можно принимать к учету в том же порядке, что и российские аналоги, без дополнительных преобразований.
Можно ли получать из Республики Беларусь корректировочные документы?
Обмениваться корректировочными документами с компаниями из Республики Беларусь можно через оператора СТТ. Если ваша организация работает с другими белорусскими EDI‑провайдерами, вам придется подождать — сейчас разрабатывается функционал по отправке и получению корректировочных документов. Пока для корректировки придется использовать бумагу или согласовывать с контрагентом альтернативные способы обмена. Например, когда нужно отразить изменение количества или цены после отгрузки.
Можно ли принять от покупателя из Республики Беларусь заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов через ТЭДО?
Да, можно, но только в неформализованном виде, например, в PDF или JPG. Формат формализованного документа для этого заявления пока не поддерживается.
Как ТЭДО помогает участвовать в электронных торгах в странах зарубежья?
Когда вы договорились с иностранными партнерами, через ТЭДО можно обмениваться юридически значимыми первичными документами, как при любой другой сделке: договорами, счетами, накладными и актами. Это ускоряет процессы по сравнению с традиционной бумажной перепиской или курьерской доставкой.
Saby найдет закупки из стран ЕАЭС, поможет отфильтровать подходящие, пришлет уведомления о новых.
Особенности закупок по странам:
Нужно ли переходить на ЭТрН при работе со странами ЕАЭС (экспорте и импорте) или достаточно бумажной CMR?
ЭТрН для экспорта‑импорта не нужна — она обязательна только для внутрироссийских перевозок с 1 сентября 2026.
Для трансграничных маршрутов в Республику Беларусь, Казахстан и Киргизию оформляется бумажная международная накладная CMR, как и раньше.
Электронный аналог бумажной международной накладной — e‑CMR. Он тестируется на территории ЕАЭС и в Азербайджане. Первые успешные сценарии отработаны с Азербайджаном и Республикой Беларусь, но до использования в перевозках пока далеко. Минтранс еще не выделил бюджет на доработку ГИС ЭПД и отсутствует нормативная база.
Массовое внедрение планируется не ранее 2027 года. До этого момента все по‑прежнему: нужно оформлять бумажную CMR независимо от того, кто везет груз — российский или иностранный перевозчик.
Налоговая отчетность и трансграничный ЭДО
Документы, переданные по ТЭДО, подходят для целей бухгалтерского и налогового учета. Налоговые органы стран, которые участвуют в трансграничном документообороте, принимают эти документы. Но нужно всё составлять правильно.
Компания сдает отчет в ФНС по косвенным налогам и оригиналы с отметкой таможенных органов. Нужно ли дополнительно сдавать ТН из ЭДО?
Если по закону страны‑экспортера нужно оформлять транспортную накладную, тогда ее нужно предоставлять в ФНС. Полный список документов, которые подают вместе с декларацией, такой:
заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов;
документы, которые подтверждают уплату налогов;
транспортные (товаросопроводительные) документы, которые подтверждают перевозку товаров из страны ЕАЭС в Россию;
договор между контрагентами.
Но если законодательство государства — члена ЕАЭС не предусматривает оформление таких документов, представлять их не нужно.
В каком виде представлять документы из ТЭДО в налоговую службу Республики Беларусь для расчета ввозного НДС?
Для уплаты ввозного НДС в Республике Беларусь нужно предоставлять УПД и спецификации из ТЭДО в электронном виде с электронной цифровой подписью (ЭЦП). Допускается и формат PDF, если он содержит необходимые реквизиты.
Как настроить ТЭДО
Собрали ответы на технические вопросы, которые возникают при подключении трансграничного ЭДО: от проверки роуминга до тарифов и работы с МЧД.
Как проверить роуминг с оператором другой стороны и что делать, если оператор не подключен?
Чтобы проверить наличие роуминга, оставьте заявку своему оператору ЭДО и сообщите, каким оператором пользуется контрагент. Оператор сориентирует, включен ли роуминг и поможет настроить обмен документами.
Если роуминг не подключен, оператор начнет настраивать его с новым для себя оператором.
Нужно запрашивать регламенты каждой страны?
Достаточно убедиться, что оператор ЭДО предоставляет услуги ТЭДО с той страной, где находятся ваши партнеры. Если услуга предоставляется, значит оператор уже провел необходимые технические и юридические настройки, соблюдаются местные требования к форматам, протоколам передачи и признанию электронной подписи. Все регламенты протестированы на уровне обеих стран.
Если у оператора нет готового решения для нужной страны, самостоятельный запрос регламентов не поможет — вы не сможете отправить документ без участия оператора.
Технология проверки МЧД еще не реализована. Значит ли это, что все документы, отправляемые по ТЭДО, пока должны подписывать лично руководители?
На уровне российских систем ДТС можно проверять машиночитаемые доверенности (МЧД) в ТЭДО. Сейчас ждем эту технологию на стороне иностранных операторов и их ДТС.
Пока взаимодействовать проще с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) юрлица, потому что полномочия руководителя не нужно подтверждать дополнительными документами.
Если важно, чтобы документы подписывали другие сотрудники, можно прикладывать МЧД в неформализованном виде.
Какая номенклатура попадает в документ, который отправляется по ТЭДО: в версии отправителя или контрагента? В каком виде возвращается подписанный документ?
Через ТЭДО к контрагенту уходят документы с теми наименованиями номенклатуры, которые указывает отправитель при формировании документа, например, в УПД или счете‑фактуре. Подписанный документ возвращается в том же виде, в каком был отправлен. Система ЭДО не переводит и не заменяет эти названия.
Если подключен ЭДО, за ТЭДО нужно платить дополнительно?
Да, ТЭДО — расширение к базовому сервису ЭДО, которое нужно оплачивать дополнительно. Чтобы получить точную информацию о стоимости, обратитесь к вашему менеджеру в Saby или оставьте заявку на сайте. Вам предоставят коммерческое предложение с учетом вашего текущего тарифного плана и стран, с которыми планируете обмениваться документами.
Тарифы и возможности ТЭДО