Как внедрить мобильный ЭДО безопасно для компании
Всё чаще документы подписывают не за рабочим столом — ЭДО переезжает в мобильные приложения. Бухгалтер подписывает акт сверки в отпуске, кладовщик подтверждает накладную на погрузке, а руководитель согласовывает договор в командировке.
Но прежде чем перевести документооборот в телефон, нужно нивелировать риски для корпоративной безопасности. Например, опасность утечки персональных данных или подписание документов посторонними.
Разобрали с экспертами компании «Тензор» по информационной безопасности:
- какие документы можно подписывать с телефона;
- где надежнее работать — на личном или корпоративном устройстве;
- какие правила безопасности нужно внедрять в приложении.
Что такое мобильный доступ к ЭДО
Мобильный доступ к ЭДО — это возможность работать с юридически значимыми электронными документами со смартфона или планшета через приложение. В приложении можно делать практически то же самое, что и на компьютере:
- загружать файлы;
- отправлять и получать документы;
- согласовывать и подписывать их;
- оформлять складские документы;
- работать с маркировкой;
- подтверждать приемку и выдачу груза и многое другое.
В мобильном приложении Saby можно подписывать документы разными способами: КЭП, НЭП, удаленно и через Госключ. О каждом способе, как получить и использовать подписи, рассказали в другой статье.
Личные vs корпоративные устройства: что безопаснее
Возникает вопрос: что безопаснее — разрешить использовать личные устройства или выстроить работу на корпоративных гаджетах.
Принципиальной разницы нет, если соблюдать условия безопасности. Рассмотрим подробнее.
Почему корпоративные устройства — не гарантия защиты. Бизнесу кажется, что надежнее использовать корпоративные устройства. На деле они безопаснее личных при условиях:
- на них распространяется политика безопасности компании;
- организация контролирует гаджет с помощью системы предотвращения утечек данных (DLP) и управления мобильными данными (MDM);
- на телефоне сотруднику доступно только то, что необходимо и достаточно для работы.
Даже при правильной настройке риски не исчезают. Например, когда сотрудник фотографирует экран с открытым документом, открывает вредоносную ссылку, устройство оказывается в чужих руках или выявляются новые бреши в системе, для которых еще нет исправлений.
Когда можно выбирать личные устройства для работы. На личном смартфоне стоят мессенджеры, соцсети, игры, настроены удобные способы обмена файлами. Всё это формирует уязвимости. Например, через приложения распространяются вредоносные программы или собираются личные данные. А организация не может запретить установку приложений или отслеживать, куда уходят файлы.
Чтобы личный телефон не был уязвимым звеном, обязателен набор технических и организационных мер:
- мониторинг утечек и блокировка передачи чувствительной информации;
- вход в рабочие приложения с помощью ПИН-кода или по биометрии;
- дополнительное подтверждение личности;
- проверка системы устройства;
- предотвращение работы приложений в эмуляторах, то есть в программах, которые имитируют мобильное приложение на компьютере.
Правила безопасности: что должно быть в мобильном приложении и инфраструктуре
Дилемма «корпоративное или личное устройство» теряет остроту, если приложение и окружающая инфраструктура грамотно спроектированы. Нужен комплекс мер — расскажем каких.
Объекты защиты при мобильном доступе
В первую очередь защищайте приватную часть ключа, которая используется для формирования подписи. Если злоумышленник получит доступ к ключу, он сможет подписать любой файл от имени работника. Юридически доказать взлом крайне сложно.
Также нужно защищать:
- документы — в них часто содержатся персональные данные, коммерческая тайна и финансовая информация;
- корпоративную инфраструктуру, чтобы злоумышленник не вошел в системы организации;
- канал доставки, чтобы документы было нельзя перехватить, подменить или скопировать.
Проверки безопасности на стороне приложения
Чтобы улучшить защиту устройства, настраивают такие проверки:
- Проверка на root или джейлбрейк (root/jb) — расширенные права пользователя на устройстве, когда человек может менять скрытые настройки системы. С такими правами проще загрузить вредоносное ПО.
- Проверка среды запуска — не работает ли приложение в эмуляторе. Это программа, которая имитирует мобильное приложение на компьютере. Через такие программы злоумышленники могут тестировать взлом.
- Контроль overlay‑слоев, когда уведомления или виджеты из одного приложения всплывают поверх других приложений. Так вредоносная программа может накладывать фальшивое окно с полем для ввода пароля и перехватить данные.
Дополнительные меры защиты для крупных компаний
- Внедрить MDM‑решения (управление мобильными устройствами) — систему, через которую компания удаленно настраивает телефоны. Устанавливает нужные и запрещает лишние приложения, блокирует доступ к корпоративным данным.
- Постоянно обучать сотрудников. Например, как распознать фишинговое письмо или что делать с подозрительными сообщениями. Технические средства не помогут, если человек откроет вредоносную ссылку или передаст пароль мошенникам.
Защита доступа
Важно предусмотреть:
- вход в приложение по ПИН-коду, Face ID, Touch ID с автоблокировкой по тайм-ауту. Когда доступ к приложению закрывается, например, через 15 минут бездействия. Чтобы продолжить работу, требуется ввести ПИН-код или использовать биометрию;
- многофакторную аутентификацию (MFA) при каждом входе и подписании документов. Когда человек вводит, например, пароль и одноразовый ПИН-код;
- подписание файлов в приложении, чтобы документы не приходилось скачивать;
- защищенное хранение ключа подписи. Доступ к приложению получают по биометрии или ПИН-коду.
Не изобретайте велосипед — выберите готовое надежное решение
Saby — это система цифровых сервисов для автоматизации бизнес‑процессов. Она объединяет электронный документооборот, бухгалтерский и кадровый учет, управление персоналом, проверку контрагентов и еще 30+ решений для бизнеса.
Данные, созданные в одном приложении, сразу доступны во всех остальных. Без интеграций и переносов.
В мобильном приложении Saby работа с документами безопасна.
Доступ к приложению. Сотрудник может зайти в приложение после того, как администратор зарегистрирует его в системе:
- Администратор привязывает номер телефона сотрудника, указывает ФИО.
- Сотрудник получает ссылку на установку приложения и скачивает его.
- Регистрируется и авторизуется в мобильном приложении.
Вход в приложение. Доступ только у авторизованных пользователей — по ПИН‑коду, Face ID, Touch ID или коду из push‑уведомления. Администратор может настроить двухфакторную авторизацию. Приватные ключи хранятся в Keychain — системе на API, которая позволяет безопасно работать с учетными данными и сертификатами закрытых ключей.
Доступ к информации. Администратор определяет, какие приложения сотрудник может использовать. Например, Saby My пользуются практически все, а Saby Business с отчетами по продажам и выручке — для узкого круга лиц. Доступ к разделам приложения тоже разграничивается на основе ролей. Администратор решает, что пользователь может делать в приложении.
Ограничение доступа при потере телефона и увольнении
При утере телефона сотрудник или администратор должны удаленно заблокировать приложение или стереть информацию. А когда человек увольняется, нужно деактивировать учетку, чтобы у бывшего работника не было доступа к документам.
Как решаются эти задачи на примере Saby
Потеря телефона. Можно ограничить доступ к приложению:
- настроен Face или Touch ID — никто не сможет попасть в личный кабинет;
- забыли установить усиленную защиту — можно удаленно через личный кабинет с сайта отозвать токен. Учетная запись отключится, а все данные автоматически удалятся с устройства.
Смена сим-карты. Номер телефона получится сменить через администратора. Только тогда человек получит доступ к аккаунту.
Увольнение. Когда сотрудник уходит из компании, токены авторизации отзываются со всех устройств. Человек не сможет зайти ни на сайт, ни в мобильное приложение.
Шифрование информации
При передаче данных (in transit). Злоумышленники не перехватят информацию по пути от телефона к серверу, если используется защищенная передача.
| Средства шифрования | Для чего нужны |
| HTTPS — защищенный протокол | Не дает «подсмотреть» информацию, которой обмениваются устройство и сервер |
| TLS (Transport Layer Security) версии 1.2 и выше — технология, которая делает HTTPS безопасным | Шифрует трафик и проверяет, что вы общаетесь с нужным сервером |
| ГОСТ‑шифрование — российские криптографические алгоритмы | Приводит передачу данных в соответствии с требованиями регуляторов. Например, чтобы работать с госсистемами |
| SSL‑pinning — жесткая привязка сертификата | Приложение «запоминает» сертификат сервера и не будет работать в другом |
При хранении данных (at rest). Важно, чтобы никто не мог прочитать информацию без ключа доступа.
Корпоративные устройства лучше шифровать полностью. Тогда вся информация на телефоне хранится в зашифрованном виде. Без ключа доступа ничего не прочитать.
В остальных случаях применяют шифрование приложения. Это снижает риски утечки корпоративных сведений, даже если телефон попадет в чужие руки.
В мобильном приложении Saby документы хранятся не на телефоне, а в песочнице. Доступ к ней только у приложения. Другие программы не могут прочитать файлы. В папках телефона найти эти документы тоже невозможно. Документы хранятся не на телефоне, а в песочнице. Доступ к ней только у приложения. Другие программы не могут прочитать файлы. В папках телефона найти эти документы тоже невозможно.
Ограничение экспорта данных
Это набор мер, чтобы сотрудник случайно или намеренно не мог вынести конфиденциальные данные из приложения. Например, скопировать, сфотографировать или переслать документ. Что используют, чтобы снизить риски утечки информации:
- изолируют буфер обмена. Скопированный в приложении текст нельзя вставить в мессенджер, почту или заметки;
- запрещают делать скриншоты и видеозаписи экрана, а также пересылать файлы;
- запрещают сохранять документы в памяти устройства и выводить документы на печать.
Ограничение загрузки документов в сторонние ИИ‑сервисы
Сотрудники часто загружают рабочие документы в сторонние ИИ‑сервисы, например, просят ИИ сделать выжимку из текста договора. Документ может содержать коммерческую тайну, персональные данные или условия сделок. Информация уходит на серверы третьих сторон, где сохраняется и используется третьими лицами. Работники редко об этом задумываются.
Как с этим бороться:
| Мера безопасности | Что дает |
| Заключить соглашение о неразглашении (NDA) | Закрепляет ответственность сотрудника за утечку, но не останавливает ее |
| Установить на сервер систему предотвращения утечек (DLP) | Анализирует, что и куда отправляет сотрудник, и блокирует передачу чувствительных данных во внешние сервисы, включая ИИ-платформы |
| Подключить систему управления мобильными устройствами (MDM) | Можно запретить установку и использование отдельных приложений на корпоративных устройствах, в том числе ИИ-сервисов |
Надежный доступ к документам на мобильном устройстве
- Безопасный доступ к документам в любом месте
- Простота использования
- Передовые технологии шифрования для максимальной защиты данных
Какие документы можно и нельзя подписывать со смартфона
Некоторые документы запрещено переводить в электронный вид (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, письмо Минтруда от 12.01.2023 № 14‑6/ООГ‑97). На бумаге оформляют:
- приказы об увольнении;
- акты о несчастном случае на производстве;
- документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Стоит донести до сотрудников, чтобы они не работали на гаджетах с многостраничными документами. Тем более с теми, которые возлагают на человека материальную ответственность. Чаще их лучше дополнительно прочитать с десктопа.
Любые другие документы можно визировать через приложение:
