Как сэкономить 1 млн ₽ на документообороте, внедрив Saby EDI

Единая система организации поставок в международной сети

У «Суши-Маркета» 45 франчайзи и 500 франчайзинговых точек. Компании работают в учетных системах iiko и 1С. Команда внедрения Saby разработала проект под ключевую цель заказчика: чтобы сотрудники сети могли закрывать все рабочие задачи в одной системе.

Saby EDI помог выстроить прозрачную работу с сотнями поставщиков и перевести все торговые точки на единую схему заказов.

• Руководитель отдела снабжения «Суши‑Маркета» не тратит время на долгие переписки, удаленно регулирует закупочные цены по всем точкам продаж. Стоимость продуктов согласовывается с поставщиками в Saby, и затем система сама контролирует, что контрагенты поставляют продукцию по утвержденному прайсу.
• Исключены проблемы с сопоставлением номенклатур поставщиков и торговых точек. Сервис автоматически переводит единицы измерения и названия номенклатур поставщика в единицы и названия, которые указаны в учетной системе «Суши‑Маркета».
• Торговым точкам не надо беспокоиться о передаче данных в «Честный знак» и «Меркурий». Отчитываются о получении и списании продукции тоже через Saby EDI — вся работа происходит в одном окне.
• Дополнительно по запросу «Суши-Маркета» специалисты внедрения интегрировали Saby EDI с учетной системой iiko. Сотрудники торговой точки в пару кликов выгружают первичную документацию в привычную учетную программу.

Комплексная автоматизация закупок позволила франчайзинговой сети увеличить масштабы, так как позволяет легко подключаться новым партнерам.

Ольга Павленко, руководитель отдела снабжения

Ольга Павленко, руководитель отдела снабжения

Благодаря Saby EDI я вижу все перемещения. Если есть нестыковки, я могу легко это отследить: кто и что заказал, кто и когда отгрузил, кто и когда подтвердил поставку. Это очень удобно.

Шеф-повар заказывает продукты за 5 минут

Каждый день в точках сети готовят полмиллиона роллов. Чтобы поддерживать такой объем производства, необходимы бесперебойные поставки продуктов. Рыба, рис, сыр, нори и десятки других ингредиентов должны быть на кухне в нужном количестве и вовремя поступать от поставщиков. За это отвечают шеф‑повара точек.

Оформление заказа в Saby EDI занимает около 5 минут. Вместо звонков и переписки с поставщиками повар видит в системе все позиции номенклатуры и доступные объемы. Заказывать продукты стало так же легко, как товары на маркетплейсах.

Найти нужный продукт можно через строку поиска или в отфильтрованном списке наименований по алфавиту. После этого остается выбрать позиции, указать количество и отправить заявку поставщику в один клик.

Команда внедрения Saby провела внутренние опросы среди шеф‑поваров точек сети. Индекс удовлетворенности работой с EDI‑системой составил 4,5 балла по 5‑балльной шкале. Большинство сотрудников отметили, что процесс заказа стал намного быстрее и проще. Основные плюсы:

• Больше не нужно звонить или писать в мессенджер поставщикам для уточнения деталей заказов.
• Полная автоматизация документооборота позволяет избежать ошибок как в заказах, так и в документах.

Денис Прокутин, шеф‑повар

Денис Прокутин, шеф‑повар

Мне, как шеф-повару, очень удобно с Saby EDI. Я легко контролирую заказы других поваров на всех торговых точках. Если идет перетарка, я смогу вовремя сориентироваться и проконтролировать это, принять какие‑то меры.

Как настроен процесс заказа продуктов

Все заказы из Saby EDI автоматически передаются в учетную систему поставщика. Он получает уведомление о новой заявке (на почту или смартфон) и может сразу приступить к обработке.

После подтверждения заказа поставщик отправляет продукцию вместе с документами: счетом‑фактурой, универсальным передаточным документом (УПД) или товарной накладной.

Если продукта нет в наличии, поставщик указывает «нулевой остаток» и может предложить альтернативу. Шеф‑повар увидит эти изменения и сможет оперативно решить: заказать товар у другого продавца или договориться о текущей поставке на других условиях.

Когда заказ доставлен на точку «Суши‑Маркет», сотрудник открывает Saby EDI и сравнивает перечень товаров в документе с отгруженными продуктами. Здесь в работу включается маршрутизация документов.

• Повара подтверждают УПД, если товар пришел в нужном количестве. Если, например, лосось поступил на килограмм меньше, УПД отклонен. Поставщик направляет вторую редакцию. И в том и в другом случае документооборот завершается в короткие сроки.
• Далее УПД переходит на подпись бухгалтеру и автоматически выгружается в учетную систему 1С с помощью модуля внешней обработки.

Почему ресторанный бизнес переходит на комплексную автоматизацию

Сейчас наметился устойчивый тренд, что ресторанный бизнес вслед за ритейлом переводит документооборот в цифру. Предприниматели и их команды устали тонуть в рутине бесконечных согласований заказов по телефону, почте или в мессенджерах. Компании начинают переходить на электронный документооборот и EDI.

Но при переходе на электронный формат проблемы продолжаются: неверное сопоставление номенклатуры ресторана и поставщика, неправильные реквизиты, расхождения в суммах. Снова каждый сбой в работе приводит к потере денег.

Причина в том, что подключают разные сервисы для EDI, работы с госсистемами, которые еще надо интегрировать со своей учетной программой. С разрозненными сервисами работать сложнее. Сотрудники переключаются между программами, чаще ошибаются, дольше обучаются. Параллельно растут расходы на ИТ: оплата сервисов и их технической поддержки. Даже небольшое заведение тратит на такие решения от 300 тысяч ₽/год. А для сети из пяти точек затраты составят порядка 1,5 млн.

В итоге у ресторанного бизнеса формируется запрос на комплексные и доступные решения. Бизнесу важно в одном сервисе закрывать сразу несколько задач.

С этим же требованием столкнулись в «Суши‑Маркете». Для масштабной сети было важно автоматизировать весь цикл поставок — без бумаги и лишних финансовых затрат. И эту задачу компания реализовала с Saby EDI.