Уведомление о невозможности удержать НДФЛ
Никто не застрахован от ситуации, когда к концу года в учете компании (ИП) значится начисленный, но неудержанный НДФЛ. В одних случаях надо доудержать налог из последующих выплат, а в других — уведомить ИФНС и само физлицо о невозможности удержания. Подробнее об этих случаях, а также о порядке уведомления читайте в статье.
В каких ситуациях надо уведомлять о неудержании НДФЛ
Сообщать ИФНС и физлицу о неудержании НДФЛ за прошлый год надо, если нет возможности удержать этот НДФЛ с любых выплат в срок до 31 января следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Вот несколько примеров таких ситуаций:
- Выдача подарков несотрудникам. Физлицо — получатель подарка не работает в организации и не получает от нее денежных выплат.
- Выплаты по суду. Суд присудил взыскать с организации определенную сумму, но в судебном решении сумма взыскания указана без выделения НДФЛ. При таком оформлении организация не вправе удерживать налог, так как выплата должна быть произведена в полном объеме.
- Работник стал налоговым нерезидентом РФ. В конце года работодатель пересчитал налог с его доходов по повышенной ставке 30% и не смог удержать доначисленный НДФЛ до 31 января следующего года по той простой причине, что выплат работника на это не хватило.
- Доход в виде материальной выгоды. Директор без зарплаты получил от организации заем на льготных условиях. Возникает НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах, но не хватает средств, чтобы удержать весь налог.
- Зачет взаимных требований. Организация арендует у физлица земельный участок и оплачивает аренду сельхозпродукцией. Денежных выплат «физику» от компании нет.
В октябре 2026 года компания и физлицо провели взаимозачет. Обязательства организации по аренде перекрыли задолженностью гражданина за продукцию.
Денежных выплат до конца 2026 года и в январе 2027 не будет, поэтому удержать НДФЛ с натуральной выплаты не получится.
В феврале 2027 компания как налоговый агент уведомит ФНС и физлицо об отсутствии возможности удержать налог по итогам 2026 года.
Расчет НДФЛ в онлайн‑бухгалтерии Saby Bu
Программа удержит налог при выплате доходов физлицам
Отразит в расчете 6‑НДФЛ
Проверит по контрольным соотношениям и отправит отчет в ИФНС
НДФЛ не удержан по ошибке: исправляйте, а не уведомляйте
Если налоговый агент — организация (ИП) мог удержать НДФЛ, но не сделал этого, уведомлять ИФНС не нужно. Например, не удержали налог из-за технической или арифметической ошибки, неправомерно предоставили вычет на ребенка, ошибочно применили ставку 13 вместо 30%.
Правило о невозможности удержания в таких случаях не работает. Надо исправлять учет: доудержать налог при выплате текущих денежных доходов, а после этого подать уточненный расчет 6-НДФЛ за тот период, в котором ошибочно не удержали налог (письмо ФНС от 24.04.2019 № БС-3-11/4119@).
Организация оплатила работнику путевку на отдых в 2026 году, но ошибочно не удержала с нее НДФЛ.
Бухгалтер обнаружила ошибку в марте 2027. В ближайшей ведомости на выплату зарплаты (за март 2027) она доудержит недостающий налог. Подаст уточненный расчет 6-НДФЛ за 2026 год и оплатит пени.
В уточненке этот налог уйдет из строки 170 раздела 2, ведь он уже не считается неудержанным.
В справке из приложения 1 к расчету 6-НДФЛ за 2026 год бухгалтер укажет сведения о доходах и сумму исчисленного и удержанного с них НДФЛ по состоянию на момент представления уточненного расчета. Подготовит пояснения по ситуации.
За ошибочно неудержанный НДФЛ налоговый инспектор может начислить штраф — 20% от суммы налога (ст. 123 НК РФ). Чтобы его избежать, оплатите недоимку и пени до подачи уточненного расчета 6-НДФЛ и до того, как ИФНС заметит ошибку.
Если налоговая уже составила акт о нарушении — подайте ходатайство об уменьшении суммы штрафа. С сентября 2026 при наличии смягчающих обстоятельств штраф можно уменьшить не менее чем в 2 раза, но не более чем в 10 раз (п. 3 ст. 114 НК РФ). В качестве аргументов укажите, например, незначительный период просрочки, добросовестное поведение в прошлом или тяжелое финансовое положение организации (приказ ФНС от 24.07.2026 № ЕД-1-7/514@).
Авторасчет НДФЛ
От ошибок в учете обезопасит онлайн-бухгалтерия Saby Bu. Сервис автоматически удерживает НДФЛ при денежных выплатах. А если выплат нет — включает неудержанный налог в нужные строки расчета 6-НДФЛ.
Как уведомить налоговую о невозможности удержать НДФЛ
Нет отдельной формы для уведомления о невозможности удержать НДФЛ. В налоговую сообщают об этом в составе расчета 6-НДФЛ за год. Срок сдачи — не позднее 25 февраля.
Если этот день выходной или нерабочий, срок переносится на следующий за ним рабочий день.
Суммы налога, которые не смогли удержать, отражаются в расчете 6-НДФЛ:
- в разделе 2 по строке 170;
- справке о доходах и суммах налога физлица (приложение 1 к форме 6-НДФЛ).
Если налог за прошлый год удержали в январе текущего года, не отражайте его в 6-НДФЛ. Такой налог считается удержанным (п. 5 ст. 226 НК РФ).
В январе 2027 организация доудержала НДФЛ за 2026 год. По этой причине не стала отражать его в строке 170 расчета 6-НДФЛ за 2026 год и в разделе 4 справки о доходах и суммах налога физлица.
После того как уведомили ИФНС о невозможности удержать налог, не доудерживайте НДФЛ. Даже если позже у работника появился доход, с которого можно было бы списать задолженность. Физлицо получит от ФНС уведомление о необходимости уплаты налога и самостоятельно оплатит его до 1 декабря.
Удобный расчет НДФЛ
Онлайн‑бухгалтерия Saby заполнит 6‑НДФЛ по данным бухучета, проверит по алгоритмам налоговой, подсветит нестыковки и поможет их исправить.
Бесплатный тестовый период — 14 дней
Сообщаем работнику о неудержанном НДФЛ
О невозможности удержать НДФЛ сообщите физлицу не позднее 25 февраля года, следующего за выплатой дохода (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Отдельной формы для такого сообщения нет.
Удобно использовать справку из приложения 4 к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (бывшая справка 2-НДФЛ для работника). Но в этом случае есть вероятность вопросов от работника о том, почему ему нужно оплатить налог.
Поэтому лучше составить письменное обращение в произвольной форме. Передайте его физлицу таким способом, чтобы потом можно было подтвердить факт и дату отправки. Например, лично с отметкой о получении или заказным письмом с описью вложения.
Частые вопросы
В течение года не удалось удержать НДФЛ. Можно доудержать в январе следующего года?
Да, можно (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Надо уведомлять работника и ИФНС, если налог удалось удержать до 31 января?
Нет. Такой налог считается удержанным.
Можно удержать налог после уведомления ИФНС о неудержанном налоге?
Нет, после направления 6-НДФЛ за год обязанность налогового агента по этому конкретному долгу прекращается, даже если позже появится возможность удержать сумму из новых выплат.
Уведомляют ИФНС только по правомерно неудержанному налогу. После получения сведений налоговая выпишет физлицу уведомление. По нему физлицо самостоятельно оплатит налог.
Если удержать НДФЛ после уведомления ИФНС о невозможности удержания, это приведет к задвоению уплаты.
Нужно исправлять 6-НДФЛ, если налог впоследствии удержали?
Да, если после 31 января удержали НДФЛ, который ошибочно не удержали ранее.
Сообщать в ИФНС о неудержанном НДФЛ, если работник уволился и больше не работает?
Да, если нет возможности удержать НДФЛ до 31 января следующего года.
Уведомлять ИФНС о невозможности удержать НДФЛ, если работник умер?
Да. Если доходы выплачены физлицу до его смерти, но НДФЛ с них не удержан, нужно уведомить ИФНС о невозможности удержать налог.
Обязанность по уплате НДФЛ прекращается со смертью физлица (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ), поэтому налоговая не будет требовать уплаты налога с родственников умершего.
Какая ответственность, если не сообщить о невозможности удержать НДФЛ?
За недостоверные сведения в расчете 6-НДФЛ налоговики выпишут штраф 500 ₽ по ст. 126.1 НК РФ. За непредставление сведений в ИФНС — административный штраф по ст. 15.6 КоАП РФ в сумме от 300 до 500 ₽ на должностное лицо организации (директора или бухгалтера).